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# DDS Eingehend

> Due Diligence Statements für eingehende Bestellungen erstellen und verwalten

## Übersicht

Für eingehende Waren (Import in die EU) müssen gegebenenfalls **Sorgfaltspflichterklärungen (Due Diligence Statements / DDS)** erstellt und über EU TRACES eingereicht werden. Polygon One unterstützt sowohl die manuelle als auch die automatische Erstellung, Verknüpfung und Zuweisung.

Die Seite **Sorgfaltspflichterklärungen → Eingehend** zeigt zwei Bereiche:

1. **Bestellungen ohne DDS-Referenz** — Einkaufsbestellungen, die noch keiner DDS zugewiesen sind
2. **Import-Sorgfaltspflichterklärungen** — Übersicht aller erstellten oder verknüpften DDS

<Frame caption="DDS Eingehend — Übersicht mit Bestellungen und DDS-Liste">
  <img src="https://mintcdn.com/polygonone/VazRuZ31e1wzfa62/images/helpcenter/dds-bestellungen/dds-eingehend-uebersicht.png?fit=max&auto=format&n=VazRuZ31e1wzfa62&q=85&s=4cacafc9b7917e0c07bd8cd65b7aa788" width="1627" height="1006" data-path="images/helpcenter/dds-bestellungen/dds-eingehend-uebersicht.png" />
</Frame>

## DDS erstellen

<Steps>
  <Step title="DDS erstellen starten">
    Klicken Sie auf **"DDS erstellen"** — es öffnet sich ein mehrstufiger Assistent.
  </Step>

  <Step title="Schritt 1: Allgemein">
    Wählen Sie die **Aktivität**. Für diese Seite ist in der Regel **Import** relevant. Ihre Firmendaten werden automatisch vorausgefüllt.

    <Frame caption="DDS-Assistent Schritt 1 — Aktivitätstyp und Marktteilnehmer">
      <img src="https://mintcdn.com/polygonone/VazRuZ31e1wzfa62/images/helpcenter/dds-bestellungen/dds-erstellen-schritt1.png?fit=max&auto=format&n=VazRuZ31e1wzfa62&q=85&s=125259e79c80c5ed7598839bf854f294" width="773" height="549" data-path="images/helpcenter/dds-bestellungen/dds-erstellen-schritt1.png" />
    </Frame>
  </Step>

  <Step title="Schritt 2: Lieferant & Artikel">
    Wählen Sie den **Lieferanten** und die spezifischen **Artikel** aus. Geben Sie für jeden Artikel die **Menge in kg** an. Die Menge beschreibt in diesem Kontext das Volumen, das über diese DDS abgesichert werden soll. Bei **Import-** und **Export-DDS** kann für bestimmte Artikel zusätzlich eine **ergänzende Maßeinheit** erforderlich sein (siehe unten).

    <Frame caption="DDS-Assistent Schritt 2 — Lieferant und Artikel mit Mengen">
      <img src="https://mintcdn.com/polygonone/VazRuZ31e1wzfa62/images/helpcenter/dds-bestellungen/dds-erstellen-schritt2.png?fit=max&auto=format&n=VazRuZ31e1wzfa62&q=85&s=b1ff8f3b4114d2d9e8ee7c42f4d2f7a0" width="775" height="823" data-path="images/helpcenter/dds-bestellungen/dds-erstellen-schritt2.png" />
    </Frame>
  </Step>

  <Step title="Schritt 3: Bestätigung">
    Überprüfen Sie die Zusammenfassung, bestätigen Sie die Sorgfaltspflicht gemäß **Verordnung (EU) 2023/1115** und geben Sie Ihren **vollständigen Namen** als Unterschrift ein.

    <Frame caption="DDS-Assistent Schritt 3 — Bestätigung und Unterschrift">
      <img src="https://mintcdn.com/polygonone/P0kHQTouD3qsnW6r/images/helpcenter/dds-bestellungen/dds-erstellen-schritt3.png?fit=max&auto=format&n=P0kHQTouD3qsnW6r&q=85&s=65b8a69daa821e3e70fa2601411dfcc3" width="830" height="526" data-path="images/helpcenter/dds-bestellungen/dds-erstellen-schritt3.png" />
    </Frame>
  </Step>

  <Step title="Einreichen oder als Entwurf speichern">
    Wählen Sie **"Erstellen & Einreichen"** für die direkte Übermittlung an TRACES, oder **"Entwurf erstellen"**, um die DDS später einzureichen.
  </Step>
</Steps>

## Ergänzende Maßeinheit (Anhang I)

Für bestimmte Waren verlangt TRACES neben dem Gewicht in kg eine **ergänzende Maßeinheit** (z.B. Kubikmeter bei Holz). Diese Pflicht betrifft Artikel mit einem **Anhang-I-HS-Code** in **Import-** und **Export-DDS**.

* Die **Einheit** (z.B. m³, l) wird automatisch aus dem HS-Code abgeleitet und ist nicht änderbar.
* Den **Wert** geben Sie im Feld **"Erg. Einheit"** je Artikel ein.
* Artikel ohne ergänzende Einheit zeigen stattdessen ein „—".

<Frame caption="Ergänzende Maßeinheit je Artikel im DDS-Assistenten">
  <img src="https://mintlify.s3.us-west-1.amazonaws.com/polygonone/images/helpcenter/dds-bestellungen/dds-ergaenzende-einheit.png" />
</Frame>

<Warning>
  Ein **Entwurf** lässt sich auch ohne ergänzende Maßeinheit speichern (das Feld wird dann gelb hervorgehoben). Für die **Einreichung an TRACES** ist der Wert jedoch zwingend — fehlt er, ist **"Erstellen & Einreichen"** gesperrt. Sie können den Wert vor dem erneuten Einreichen in der DDS-Detailansicht nachtragen.
</Warning>

<Info>
  Ergänzende Maßeinheiten lassen sich auch per **CSV-/Batch-Import** der Bestelldaten übernehmen (z.B. Volumen in m³). Siehe [Import & Erstellung](/de/eudr/dds-bestellungen/import-erstellung).
</Info>

## Externe DDS verknüpfen

Wenn Sie bereits eine DDS von einem vorgelagerten Lieferanten erhalten haben, können Sie diese über **"Externe DDS verknüpfen"** einbinden:

1. Geben Sie die **Referenznummer** und optional die **Verifizierungsnummer** ein.
2. Wählen Sie Lieferant und Artikel mit Mengen aus.
3. Die externe DDS wird in Ihre Übersicht integriert.

## DDS-Zuweisung zu Bestellungen

Sobald eine DDS den Status **Entwurf**, **Validiert** oder **Eingereicht** hat, können Sie passende Einkaufsbestellungen zuweisen:

1. Klicken Sie bei einer Bestellung ohne DDS auf **"DDS zuweisen"**.
2. Das System zeigt nur passende DDS an (gleicher Lieferant, passende Artikel, genügend Restvolumen).
3. Wählen Sie die DDS aus und bestätigen Sie die Zuweisung.

<Frame caption="DDS einer Bestellung zuweisen — passende Kandidaten">
  <img src="https://mintcdn.com/polygonone/VazRuZ31e1wzfa62/images/helpcenter/dds-bestellungen/dds-zuweisen.png?fit=max&auto=format&n=VazRuZ31e1wzfa62&q=85&s=d587c75de626f6e073e6c5212f11afb4" width="1304" height="724" data-path="images/helpcenter/dds-bestellungen/dds-zuweisen.png" />
</Frame>

## DDS-Status

| Status                    | Beschreibung                                                                           |
| ------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Entwurf**               | DDS wurde erstellt, aber noch nicht eingereicht                                        |
| **Wird verarbeitet**      | DDS wurde versendet und wird aktuell verarbeitet                                       |
| **Eingereicht**           | DDS wurde erfolgreich übermittelt und wartet auf weitere Prüfung                       |
| **Validiert**             | DDS wurde bestätigt und kann als gültige Erklärung verwendet werden                    |
| **Abgelehnt**             | DDS wurde von TRACES oder einem nachgelagerten Prüfschritt zurückgewiesen              |
| **Fehlgeschlagen**        | Technischer Fehler bei der Einreichung                                                 |
| **Extern**                | DDS eines vorgelagerten Lieferanten                                                    |
| **Wird geprüft**          | DDS befindet sich in einer behördlichen Kontrollprüfung                                |
| **Korrektur angefordert** | Aktualisieren Sie die Erklärung und reichen Sie die fehlenden Informationen erneut ein |
| **Zurückgezogen**         | DDS wurde aus dem Einreichungsprozess zurückgezogen                                    |

## Automatisierung

Unter **Einstellungen → Automatisierungen** können Sie DDS-Prozesse automatisieren:

* **Automatische DDS-Zuweisung** — Neue Bestellungen werden automatisch passenden offenen DDS zugewiesen
* **Automatische DDS-Erstellung** — Bei fehlender passender DDS wird automatisch eine neue erstellt
* **Standard-DDS-Volumen** — Standardvolumen für automatisch erstellte DDS

<Frame caption="DDS Automatisierungen">
  <img src="https://mintcdn.com/polygonone/P0kHQTouD3qsnW6r/images/helpcenter/dds-bestellungen/dds-einstellungen.png?fit=max&auto=format&n=P0kHQTouD3qsnW6r&q=85&s=199c7a83a3d06de7bfafa8f68143d04f" width="924" height="574" data-path="images/helpcenter/dds-bestellungen/dds-einstellungen.png" />
</Frame>

<Warning>
  Verkaufsaufträge können nie automatisch DDS zugeordnet werden, da das System ihre interne Chargenrückverfolgung nicht kennt. Die Zuordnung muss immer manuell erfolgen.
</Warning>

## Volumen-Tracking

Polygon One verfolgt automatisch das **zugewiesene Volumen** im Vergleich zum **Gesamtvolumen der DDS**.

<Warning>
  Das System verhindert die Zuweisung einer Bestellung, wenn diese die verbleibende Kapazität der DDS überschreiten würde. In diesem Fall können Sie über die **Überlauf-DDS**-Funktion automatisch eine neue DDS mit derselben Konfiguration erstellen.
</Warning>

<Note>
  Stellen Sie sicher, dass Ihre **EU TRACES Zugangsdaten** (Benutzername + Web Service Access Token) in den Einstellungen hinterlegt sind. Siehe [TRACES-Registrierung](/de/eudr/onboarding/traces).
  Sonst ist es nicht möglich DDS an Traces zu übermitteln.
</Note>