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# Eigene Versanddomain

> Lieferanten-E-Mails über Ihre eigene Domain versenden — für bessere Zustellbarkeit und höhere Rücklaufquoten

## Warum eine eigene Versanddomain?

Standardmäßig versendet Polygon One alle E-Mails über die Domain `contact.polygon-one.com`. Diese Domain ist vollständig authentifiziert (SPF, DKIM, DMARC) — trotzdem behandeln viele Firmen-E-Mail-Gateways (z.B. Microsoft 365 Defender, Mimecast) E-Mails von **unbekannten externen Absendern** beim Erstkontakt vorsichtig: Sie landen in der Quarantäne oder im Spam-Ordner, und Ihre Lieferanten sehen die Einladung nie.

Mit einer eigenen Versanddomain gehen Lieferanten-E-Mails stattdessen von **Ihrer Domain** aus — z.B. `eudr.ihrefirma.de`. Ihre Lieferanten kennen Ihren Firmennamen: Die E-Mails kommen deutlich zuverlässiger an und werden eher geöffnet.

<Info>
  Die Versanddomain gilt für alle Lieferanten-E-Mails Ihres Unternehmens — Einladungen, Erinnerungen und Datenanfragen, im **EUDR**- wie im **PPWR**-Modul.
</Info>

## Voraussetzungen

* Die Funktion wird von Polygon One **je Unternehmen freigeschaltet**. Wenn Sie sie nutzen möchten, schreiben Sie uns an [help@polygon-one.eu](mailto:help@polygon-one.eu).
* Sie benötigen eine **Administrator-Rolle** in Polygon One.
* Sie (oder Ihre IT) benötigen Zugriff auf die **DNS-Verwaltung** Ihrer Domain.

## Einrichtung

<Steps>
  <Step title="Einstellungen öffnen">
    Öffnen Sie **Einstellungen → Eigene Versanddomain**.
  </Step>

  <Step title="Domain verbinden">
    Tragen Sie die gewünschte Domain ein und klicken Sie auf **„Domain verbinden"**.

    Empfohlen wird eine **Subdomain** wie `eudr.ihrefirma.de` — so bleibt die Absender-Reputation von Ihrer Haupt-E-Mail getrennt. Eine Hauptdomain funktioniert ebenfalls; öffentliche E-Mail-Anbieter (wie `gmail.com`) können nicht verwendet werden.
  </Step>

  <Step title="DNS-Einträge anlegen">
    Die Plattform zeigt Ihnen eine Tabelle mit den benötigten **DNS-Einträgen** (TXT- und MX-Einträge mit Name, Wert, Priorität und TTL — jeweils mit Kopieren-Button). Legen Sie diese Einträge bei Ihrem DNS-Anbieter an bzw. leiten Sie die Tabelle an Ihre IT weiter.
  </Step>

  <Step title="Status prüfen">
    Klicken Sie anschließend auf **„Status prüfen"**. DNS-Änderungen brauchen manchmal etwas Zeit — von wenigen Minuten bis zu 48 Stunden. Die Plattform prüft zusätzlich **stündlich automatisch** nach, Sie müssen die Seite also nicht offen halten.
  </Step>
</Steps>

## Die Status im Überblick

| Status                  | Bedeutung                                                                                                                                                                                              |
| ----------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ |
| **DNS ausstehend**      | Die DNS-Einträge wurden noch nicht gefunden. Prüfen Sie, ob alle Einträge korrekt angelegt sind.                                                                                                       |
| **Verifizierung läuft** | Die Einträge wurden gefunden und werden gerade verifiziert.                                                                                                                                            |
| **Verifiziert**         | Fertig — E-Mails an Ihre Lieferanten werden jetzt über Ihre Domain versendet.                                                                                                                          |
| **Fehlgeschlagen**      | Die Verifizierung ist fehlgeschlagen — meist wegen eines fehlenden oder fehlerhaften Eintrags. Korrigieren Sie die DNS-Einträge; die automatische stündliche Prüfung erkennt die Korrektur von selbst. |

## Gut zu wissen

* **Nichts geht verloren:** Bis die Domain verifiziert ist — und falls Sie sie später entfernen — versendet Polygon One automatisch weiter über die Standard-Domain `contact.polygon-one.com`.
* **Eine Domain pro Unternehmen:** Möchten Sie die Domain wechseln, entfernen Sie zunächst die bestehende und verbinden dann die neue.
* **DMARC:** Behalten Sie Ihren bestehenden DMARC-Eintrag bei. Der Versand läuft über eine delegierte Subdomain, sodass die DKIM-Authentifizierung Ihrer Haupt-Domain unberührt bleibt.
* **Antworten kommen weiter an:** Antworten Ihrer Lieferanten landen unverändert im Kontaktcenter — daran ändert die Versanddomain nichts.

<Tip>
  Auch ohne eigene Versanddomain können Sie die Zustellbarkeit verbessern: Bitten Sie Ihre Lieferanten, die Hinweise auf der Seite [IT-Whitelist & Firewall](/de/eudr/onboarding/it-whitelist) an ihre IT weiterzugeben.
</Tip>

## Kontakt

<Card title="Freischaltung anfragen" icon="envelope" href="mailto:help@polygon-one.eu">
  Schreiben Sie uns — wir schalten die eigene Versanddomain für Ihr Unternehmen frei.
</Card>