1
Vérifier ce qui est demandé
Lisez le message du client, l’échéance et le statut de la demande. Ouvrez les éléments demandés et vérifiez s’il s’agit d’unités d’emballage ou de composants individuels. L’échéance indique quand le client attend une réponse ; elle ne confirme pas que les données sont prêtes.
2
Préparer la réponse
Saisissez des données, importez un tableau ou utilisez des documents. Travaillez sur les éléments demandés. Vérifiez les unités, le matériau, la masse et le fondement de chaque affirmation. Une valeur inconnue n’est pas zéro.
3
Vérifier et envoyer
Vérifiez le récapitulatif, les documents et les éléments manquants. Suivez les étapes de vérification et d’envoi, y compris le code de sécurité s’il est demandé. Attendez la confirmation indiquant ce qui a réellement été envoyé.
Je dois m’arrêter et reprendre plus tard
Je dois m’arrêter et reprendre plus tard
Attendez la confirmation d’enregistrement du brouillon avant de fermer. Rouvrez l’invitation d’origine et vérifiez vos saisies. Le guide Enregistrer et reprendre explique quelles modifications sont conservées et lesquelles nécessitent encore une action.
Un fournisseur amont détient les informations
Un fournisseur amont détient les informations
Avant votre premier envoi, utilisez la délégation lorsqu’elle est proposée. Sélectionnez les éléments concernés, saisissez le nom et l’e-mail du fournisseur, puis vérifiez le mode de transmission. Les éléments délégués quittent votre liste ; le fournisseur amont répond directement à votre client, qui peut voir son identité. Si un nouveau lien de fournisseur amont apparaît, envoyez uniquement ce lien au fournisseur prévu. Si vous avez choisi l’envoi par e-mail, vérifiez qu’il a réussi ; le statut « délégué » ne confirme pas à lui seul la livraison. Ne transmettez jamais votre invitation d’origine.
La demande est vide, fermée ou nécessite des corrections
La demande est vide, fermée ou nécessite des corrections
Vérifiez que vous avez ouvert la bonne invitation. Contactez le demandeur si la demande est vide ou fermée. Pour une correction, lisez les champs signalés et le message du client, mettez à jour les valeurs concernées et envoyez la nouvelle réponse. Le guide des statuts et corrections explique la différence avec un simple message.