Lieferantenportal

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Übersicht

Diese Seite erklärt aus Ihrer Sicht, was auf der Lieferantenseite passiert, nachdem Sie eine Datenanfrage versendet haben — damit Sie Rückfragen Ihrer Lieferanten beantworten und den Prozess einschätzen können.

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Zugang: Link genügt, kein Konto nötig

Der Link in der Anfrage-E-Mail führt den Lieferanten direkt in seine Antwortansicht. Der Link selbst ist der Zugang — Ihr Lieferant braucht weder Konto noch Passwort. Damit ist die Hürde minimal: Auch ein Lieferant, der Polygon One noch nie gesehen hat, kann sofort antworten. Ein Link je Lieferantenbeziehung. Ihr Lieferant erhält nicht pro Anfrage einen neuen Link, sondern behält einen Link je Kundenbeziehung — jede weitere Anfrage erscheint unter demselben Link. Ist genau eine Anfrage offen, öffnet der Link diese direkt; sind mehrere offen, landet der Lieferant auf einer Liste mit den Abschnitten Zu erledigen und Abgeschlossen. Der Link ist 30 Tage gültig und wird automatisch verlängert, sobald Sie dem Lieferanten etwas Neues senden. Nach einer Höchstlaufzeit von 90 Tagen stellt die Plattform mit dem nächsten Versand automatisch einen frischen Link aus; die noch offenen Anfragen wandern mit — Sie müssen dafür nichts tun. Zusätzlich kann der Lieferant optional einen dauerhaften Lieferanten-Arbeitsbereich erstellen (Name, E-Mail, Passwort). Damit sieht er unter Verpackungsdatenanfragen alle Anfragen seiner Kunden an einem Ort — mit Absender, Typ, Status, Fälligkeit und Eingangsdatum, unabhängig davon, ob sein Link noch gültig ist. Der ursprüngliche Link funktioniert auch nach der Registrierung unverändert weiter.

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Was der Lieferant sieht

Nach einer kurzen Begrüßung mit Kontext (wer fragt an, warum, wofür die Daten gebraucht werden) und der Möglichkeit, die eigenen Firmendaten zu prüfen, landet der Lieferant in seiner Arbeitsansicht: eine Liste der angefragten Verpackungseinheiten (bzw. Komponenten) mit einer Fortschrittsanzeige „{bereit} von {gesamt} bereit”. Jede Position hat einen Status: Offen → In Bearbeitung → Bereit. Der Status ergibt sich automatisch aus der Vollständigkeit der Angaben — der Lieferant kann nichts „grün abhaken”, was nicht vollständig ist. Für jede Einheit beantwortet der Lieferant die Leitfrage „Wie können Sie diese Daten bereitstellen?” mit einer von drei Optionen:

1. Ich habe ein Dokument — vorhandene Unterlagen hochladen.
2. Ich habe Komponentendaten — die Verpackung Komponente für Komponente erfassen.
3. Ich habe beides nicht – Unterlieferanten einladen — die Anfrage weiterdelegieren.

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Option 1: Dokument hochladen

Der Lieferant lädt je Einheit ein Hauptdokument hoch — je nach seiner Beziehung zur Einheit eine Lieferantenerklärung / technische Unterlagen oder eine Konformitätserklärung (DoC). Ein solches Hauptdokument genügt, um die Einheit auf Bereit zu setzen. Optional ergänzt er weitere Nachweise (Prüfberichte für Schwermetalle oder PFAS, Rezyklat-Nachweis, technische Zeichnung, Datenblätter). Akzeptiert werden PDF, JPG und PNG bis 10 MB; ein Sammel-Upload verteilt mehrere Dateien auf die passenden Einheiten.

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Option 2: Komponentendaten erfassen

Der Lieferant erfasst die Komponenten der Verpackung in einem geführten Formular: Bezeichnung, Material, Masse (g), Rezyklatanteil (%), Schwermetalle (mg/kg, Summe Pb+Cd+Hg+Cr VI), bei Lebensmittelkontakt zusätzlich die PFAS-Angaben. Zwei Regeln sichern die Qualität:

• Belegpflicht für Stoffangaben: Jede deklarierte Art.-5-Substanzangabe (Schwermetalle, PFAS) muss mit einem Prüfbericht oder einer Lieferantenerklärung belegt werden, sonst ist das Absenden blockiert.
• Selbsterklärung: Vor dem Absenden bestätigt der Lieferant per Pflicht-Checkbox: „Hiermit bestätige ich die Richtigkeit und Vollständigkeit meiner Angaben.” Diese Bestätigung wird revisionssicher mitgespeichert.

Für viele Einheiten gibt es Komfortfunktionen: CSV/Excel-Import von Komponenten, Mehrfachauswahl (eine Komponente einmal erfassen und in mehrere Einheiten kopieren) und „Weiter zur nächsten Einheit”.

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Option 3: An Unterlieferanten delegieren

Stammt die Verpackung (oder ein Teil davon) von einem Vorlieferanten, kann Ihr Lieferant die betroffenen Positionen an seinen eigenen Unterlieferanten delegieren: Er wählt die Positionen aus, gibt Name, E-Mail und Land des Unterlieferanten an und verschickt eine eigene Anfrage — per automatischer E-Mail oder als kopierbarer Link. Die Daten des Unterlieferanten fließen in dieselbe Anfrage zurück; im Cockpit sehen Sie die Delegation in der Spalte Delegiert („Delegiert an {Name}”).

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Absenden und danach

Über Prüfen & absenden gelangt der Lieferant in eine Zusammenfassung (bereite Einheiten, Komponenten, Dokumente) und sendet die Antwort mit Antwort senden ab. Danach ist die Anfrage für ihn schreibgeschützt:

• Ihre Anfrage wechselt auf Übermittelt; die Daten liegen sofort an Ihren Einheiten.
• Der Nachrichtenverlauf bleibt für beide Seiten offen — Rückfragen laufen weiter über die Plattform.
• Merkt der Lieferant nachträglich einen Fehler, bittet er per Korrektur anfragen um Wiedereröffnung. Erst wenn Sie die Korrektur freigeben (Korrektur anfordern), kann er seine — vorausgefüllte — Antwort überarbeiten und erneut einreichen.

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Nächste Schritte