Mit einer Datenanfrage bitten Sie einen Lieferanten strukturiert um die Verpackungsdaten seiner Einheiten und Komponenten. Der Lieferant erhält einen sicheren Portal-Link, liefert Komponenten und Dokumente direkt in die Plattform, und Sie verfolgen den Fortschritt im Lieferanten-Cockpit.Es gibt genau einen Anfragetyp — die Datenanfrage. Sie kann ganze Verpackungseinheiten, einzelne Komponenten oder beides umfassen; der Lieferant liefert Komponenten, Werte und Dokumente.
Früher versendete Bereitschaftsprüfungen bleiben nutzbar: Ihre Links öffnen weiterhin und können weiterhin beantwortet werden. Neu erstellt werden sie nicht mehr.
Sie starten eine Anfrage auf der Verpackungseinheit, auf der Komponente oder aus der Zeile des Lieferanten im Cockpit — überall über den Button Daten anfragen, und überall öffnet sich derselbe Dialog Verpackungsdaten anfragen.
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Dialog öffnen
Klicken Sie auf Daten anfragen. Es öffnet sich der Dialog Verpackungsdaten anfragen.
Dialog „Verpackungsdaten anfragen“ mit Umfang, Lieferant und Nachricht
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Lieferant auswählen oder anlegen
Starten Sie von einer Einheit oder Komponente, ist der bereits zugeordnete Lieferant vorausgewählt. Fehlt der Lieferant noch, legen Sie ihn über + Neuen Lieferanten anlegen direkt im Dialog an (Name, E-Mail, Land); beim Senden wird er automatisch zugeordnet. Starten Sie aus der Cockpit-Zeile, steht der Lieferant bereits fest.
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Umfang prüfen
Der Dialog zeigt beide Ebenen: Verpackungseinheiten in dieser Anfrage und Komponenten in dieser Anfrage. Beide Listen sind mit dem vollständigen Umfang dieses Lieferanten vorbelegt — inklusive der Einheit oder Komponente, von der aus Sie gestartet sind. So hält der Lieferant einen Link, der alles abdeckt, statt mehrerer Teilanfragen. Sie können die Auswahl enger setzen.Doppelte Abfragen verhindert die Plattform selbst: Komponenten, die bereits über eine ausgewählte Verpackungseinheit erhoben werden, sind automatisch ausgenommen, und was schon Teil einer offenen Anfrage ist, wird nicht erneut angefragt.
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Frist und Nachricht (optional)
Setzen Sie unter Erbeten bis (optional) eine Frist und ergänzen Sie unter Nachricht an den Lieferanten (optional) Kontext für den Lieferanten (max. 2000 Zeichen).
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Zustellweg wählen und senden
Entscheiden Sie, wie der Lieferant den Zugang erhält:
Link kopieren (Badge Empfohlen, voreingestellt): Der Button Link erstellen erzeugt den Zugang, und unter Einladungslink bereit kopieren Sie ihn — Sie geben ihn selbst weiter, z. B. aus Ihrem eigenen E-Mail-Postfach, das der Lieferant kennt. Es wird keine E-Mail versendet.
E-Mail senden: Der Button Anfrage senden verschickt die E-Mail automatisch über Polygon One. Dafür muss beim Lieferanten eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein — fehlt sie, ist diese Option gesperrt und der Dialog verweist auf die Option „Link kopieren”.
Umfasst Ihre Auswahl beide Ebenen, entsteht je eine Anfrage pro Ebene — eine für die Verpackungseinheiten, eine für die Komponenten. Der Lieferant sieht beide in seiner Anfrageübersicht; beim Zustellweg Link kopieren erhält er dafür trotzdem einen gemeinsamen Link.
Die Zeilenaktion Daten anfragen im Lieferanten-Cockpit öffnet denselben Dialog: Der Lieferant steht fest, und beide Listen sind mit seinem vollständigen Umfang vorbelegt. Es geht also nichts automatisch heraus — Sie können den Umfang vor dem Senden anpassen und ebenso zwischen Link und E-Mail wählen.Anders die Mehrfachauswahl: Daten anfragen ({Anzahl}) versendet asynchron im Hintergrund und ausschließlich per E-Mail — eine Kopier-Link-Option gibt es hier nicht. Ausgewählte Lieferanten ohne E-Mail-Adresse erscheinen im Ergebnis als übersprungen; für sie wird keine Anfrage erstellt. Hinterlegen Sie für diese Lieferanten zuerst eine E-Mail-Adresse — oder fragen Sie sie einzeln über die Zeilenaktion mit kopiertem Link an.
Beim automatischen Versand bekommt der Lieferant eine E-Mail mit dem Betreff „{Ihr Firmenname}: Anfrage zu Verpackungsdaten (PPWR)”. Sie enthält:
wer anfragt und warum (EU-Verpackungsverordnung, PPWR),
wie viele Einheiten bzw. Komponenten betroffen sind,
die Frist („Erbeten bis {Datum}”), falls gesetzt,
den Button Anfrage öffnen mit dem sicheren Portal-Link.
Die E-Mail-Sprache richtet sich nach dem Land des Lieferanten (z. B. Deutsch für DE/AT). Antwortet der Lieferant direkt auf die E-Mail, landet seine Antwort automatisch im Nachrichtenverlauf der Anfrage. Der Portal-Link funktioniert ohne eigenes Konto — was der Lieferant dort sieht, beschreibt die Seite Lieferantenportal.
Jeder Lieferant hat einen dauerhaften Portal-Link: Eine neue Anfrage an denselben Lieferanten verwendet denselben Link weiter, statt einen zweiten auszugeben. Sind mehrere Anfragen offen, landet der Link auf einer Anfrageübersicht, aufgeteilt in Zu erledigen und Abgeschlossen.
Gültigkeit: 30 Tage — bei jeder Wiederverwendung neu gesetzt. Nach einer maximalen Lebensdauer von 90 Tagen stellt die Plattform automatisch einen frischen Link aus und schickt ihn mit der nächsten Anfrage mit.
Ersetzte Teilanfragen: Deckt eine neue, breitere Anfrage frühere Teilanfragen mit ab, werden diese storniert. Der Dialog sagt es Ihnen beim Senden: „… frühere Teilanfrage(n) ersetzt — deren alte Links funktionieren nicht mehr.”
Im Anfrageverlauf eines Lieferanten sehen Sie den Status jeder einzelnen Anfrage:
Status
Bedeutung
Entwurf
Die Anfrage ist angelegt, aber noch nicht zugestellt.
Gesendet
Die Anfrage ist beim Lieferanten; eine Antwort steht aus.
In Bearbeitung
Der Lieferant hat die Anfrage geöffnet und arbeitet daran.
Eingereicht
Der Lieferant hat seine Antwort abgeschickt. Die Daten liegen an Ihren Einheiten/Komponenten.
Korrektur angefordert
Sie haben die Antwort zur Korrektur zurückgegeben; der Lieferant kann erneut einreichen.
Storniert
Die Anfrage wurde zurückgezogen — oder durch eine neue, breitere Anfrage ersetzt. Sie zählt nicht mehr in die Auswertung.
Im Cockpit sehen Sie zusätzlich den daraus abgeleiteten Erfassungsstatus je Lieferant: Nicht angefragt / Antwort ausstehend / Teilweise geliefert / Vollständig / Überfällig — inklusive Fortschritt „{geliefert} von {gesamt}”. Vollständig heißt dabei, dass die Daten vollständig geliefert sind, nicht nur, dass der Lieferant geantwortet hat.
Polygon One fasst automatisch nach, damit Anfragen nicht versanden:
Lieferanten-Erinnerungen: Standardmäßig nach 7 und 14 Tagen ohne Antwort erhält der Lieferant eine Erinnerungs-E-Mail („Erinnerung: {Firma} — Anfrage zu Verpackungsdaten (PPWR)”) mit demselben Portal-Link.
Eskalation an Sie: Bleibt eine Anfrage 21 Tage unbeantwortet, werden Ihre Administratoren benachrichtigt.
Die Spalte Erinnerungen im Cockpit zeigt für die jüngste offene Anfrage „{Anzahl} Erinnerung(en) · zuletzt {Datum}” — oder „—”, wenn noch nicht erinnert wurde.
Die Stufen (7/14 Tage, Eskalation nach 21 Tagen) sind Standardwerte. Unter Einstellungen → PPWR können Sie Stufen ergänzen oder entfernen und das Nachfassen ganz abschalten. Wird eine Anfrage zur Korrektur wieder geöffnet, beginnt die Erinnerungsleiter von vorn — und der Link des Lieferanten wird aufgefrischt.
Anfragen, die Sie über Link erstellen zugestellt haben, lösen keine automatischen Erinnerungs-E-Mails an den Lieferanten aus — die Plattform hat ihn nie angeschrieben, das Nachfassen liegt bei Ihnen. Die Eskalation nach 21 Tagen an Ihre Administratoren greift dennoch.
Zu jeder Anfrage gehört ein Nachrichtenverlauf zwischen Ihnen und dem Lieferanten. Sie öffnen ihn über den Nachrichten-Button in der Cockpit-Zeile („Nachricht an {Name}”); der Lieferant erreicht denselben Verlauf aus dem Portal — auch noch nach dem Absenden seiner Antwort.
Nachrichtenverlauf zwischen Ihnen und dem Lieferanten
Direkte E-Mail-Antworten des Lieferanten auf die Anfrage-Mail werden automatisch in den Verlauf einsortiert — nichts geht in Postfächern verloren.
Sobald der Lieferant übermittelt hat, greifen drei Prüfmechanismen:
Gelieferte Komponentendaten schreibt die Plattform direkt an die Verpackungseinheit — inklusive Selbsterklärung des Lieferanten zur Richtigkeit seiner Angaben. Der Pflichtenkatalog und der Erfassungsfortschritt aktualisieren sich sofort; Sie sehen im Cockpit, was vollständig ist und was fehlt.
Hochgeladene Dokumente analysiert die KI: Aus einer technischen Dokumentation werden erkannte Werte als Vorschläge zur Übernahme in die Komponenten aufbereitet bzw. bei hoher Sicherheit automatisch übernommen; alle anderen Nachweise prüft die KI darauf, ob sie zu ihrem Nachweis-Slot passen. Einzelne Dokumente können Sie freigeben oder ablehnen — bei Ablehnung geht die Anfrage automatisch zurück an den Lieferanten mit dem Hinweis, welche Dokumente zu ersetzen sind. Details: Nachweisdokumente.
Korrektur anfordern: Stimmt inhaltlich etwas nicht, geben Sie die gesamte Antwort über die Zeilenaktion Korrektur anfordern mit optionalem Grund zurück. Die Anfrage wechselt zu Korrektur angefordert, der Lieferant sieht seine bisherigen Angaben vorausgefüllt und reicht korrigiert erneut ein. Auch der Lieferant selbst kann um Wiedereröffnung bitten („Korrektur anfragen” im Portal) — geöffnet wird aber immer nur durch Sie.
Werden die Daten beim Lieferanten automatisch aktualisiert, wenn ich Komponenten nach dem Versand ändere?
Kurz gesagt: Änderungen an bereits angefragten Komponenten werden automatisch übertragen — Ihr Lieferant sieht sie sofort. Neu hinzugefügte Komponenten sieht er nicht.Der Grund: Eine versendete Datenanfrage hat einen festen Umfang. Beim Versand wird festgehalten, welche Verpackungseinheiten bzw. Komponenten sie abdeckt. Die Inhalte selbst holt das Lieferantenportal aber immer frisch aus Ihren Daten — sie sind automatisch mit Ihrem aktuellen Datenbestand synchronisiert, das Portal zeigt keine Kopie vom Zeitpunkt der Einladung.Daraus folgen drei Fälle:
Sie ändern eine Komponente, die bereits Teil der Anfrage ist — die Änderung wird automatisch übernommen; Ihr Lieferant sieht sie sofort, ohne dass Sie etwas tun müssen.
Sie fügen eine neue Komponente hinzu — sie war beim Versand nicht Teil des Umfangs, wird also nicht automatisch übertragen und erscheint in der bestehenden Anfrage nicht. Senden Sie dafür erneut eine Datenanfrage.
Sie haben auf Einheiten-Ebene angefragt und der Lieferant legt selbst Komponenten an — das ist vorgesehen: Bei einer Anfrage auf die Verpackungseinheit baut der Lieferant deren Stückliste im Portal auf.
Für neu hinzugefügte Komponenten senden Sie einfach erneut eine Datenanfrage an denselben Lieferanten. Der Dialog belegt den Umfang mit allem vor, was der Lieferant liefert, lässt aber aus, was bereits über eine ausgewählte Einheit erhoben wird oder schon Teil einer offenen Anfrage ist — Doppelanfragen entstehen also nicht.
Deckt die neue, breitere Anfrage frühere Teilanfragen mit ab, werden diese storniert und ihre alten Links funktionieren nicht mehr. Der Lieferant behält seinen dauerhaften Portal-Link und findet dort die aktuelle Anfrage unter Zu erledigen.
