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Übersicht

Mit einer Datenanfrage bitten Sie einen Lieferanten strukturiert um die Verpackungsdaten seiner Einheiten und Komponenten. Der Lieferant erhält einen sicheren Portal-Link, liefert Komponenten und Dokumente direkt in die Plattform, und Sie verfolgen den Fortschritt im Lieferanten-Cockpit. Es gibt genau einen Anfragetyp — die Datenanfrage. Sie kann ganze Verpackungseinheiten, einzelne Komponenten oder beides umfassen; der Lieferant liefert Komponenten, Werte und Dokumente.
Früher versendete Bereitschaftsprüfungen bleiben nutzbar: Ihre Links öffnen weiterhin und können weiterhin beantwortet werden. Neu erstellt werden sie nicht mehr.

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Anfrage erstellen und senden

Sie starten eine Anfrage auf der Verpackungseinheit, auf der Komponente oder aus der Zeile des Lieferanten im Cockpit — überall über den Button Daten anfragen, und überall öffnet sich derselbe Dialog Verpackungsdaten anfragen.
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Dialog öffnen

Klicken Sie auf Daten anfragen. Es öffnet sich der Dialog Verpackungsdaten anfragen.

Dialog „Verpackungsdaten anfragen“ mit Umfang, Lieferant und Nachricht

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Lieferant auswählen oder anlegen

Starten Sie von einer Einheit oder Komponente, ist der bereits zugeordnete Lieferant vorausgewählt. Fehlt der Lieferant noch, legen Sie ihn über + Neuen Lieferanten anlegen direkt im Dialog an (Name, E-Mail, Land); beim Senden wird er automatisch zugeordnet. Starten Sie aus der Cockpit-Zeile, steht der Lieferant bereits fest.
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Umfang prüfen

Der Dialog zeigt beide Ebenen: Verpackungseinheiten in dieser Anfrage und Komponenten in dieser Anfrage. Beide Listen sind mit dem vollständigen Umfang dieses Lieferanten vorbelegt — inklusive der Einheit oder Komponente, von der aus Sie gestartet sind. So hält der Lieferant einen Link, der alles abdeckt, statt mehrerer Teilanfragen. Sie können die Auswahl enger setzen.Doppelte Abfragen verhindert die Plattform selbst: Komponenten, die bereits über eine ausgewählte Verpackungseinheit erhoben werden, sind automatisch ausgenommen, und was schon Teil einer offenen Anfrage ist, wird nicht erneut angefragt.
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Frist und Nachricht (optional)

Setzen Sie unter Erbeten bis (optional) eine Frist und ergänzen Sie unter Nachricht an den Lieferanten (optional) Kontext für den Lieferanten (max. 2000 Zeichen).
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Zustellweg wählen und senden

Entscheiden Sie, wie der Lieferant den Zugang erhält:
  • Link kopieren (Badge Empfohlen, voreingestellt): Der Button Link erstellen erzeugt den Zugang, und unter Einladungslink bereit kopieren Sie ihn — Sie geben ihn selbst weiter, z. B. aus Ihrem eigenen E-Mail-Postfach, das der Lieferant kennt. Es wird keine E-Mail versendet.
  • E-Mail senden: Der Button Anfrage senden verschickt die E-Mail automatisch über Polygon One. Dafür muss beim Lieferanten eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein — fehlt sie, ist diese Option gesperrt und der Dialog verweist auf die Option „Link kopieren”.
Lässt sich die E-Mail nicht zustellen, geht die Anfrage trotzdem nicht verloren: Es öffnet sich dieselbe Ansicht Einladungslink bereit mit dem Hinweis „Teilen Sie diesen Link mit Ihrem Lieferanten. Er öffnet direkt dessen Datenanfrage – es wurde keine E-Mail gesendet.” Kopieren Sie den Link und geben Sie ihn selbst weiter.
Ist alles Angefragte bereits vollständig, wird nichts gesendet. Dann lehnt Polygon One den Versand ab, bevor irgendetwas entsteht — keine Anfrage, kein Link, keine E-Mail — und meldet: „Alle angefragten Daten sind bereits vollständig – nicht gesendet.”Maßgeblich ist dabei der Vollständigkeitsstand, den Polygon One führt: Er zählt die Schwermetall-Angabe und — bei Lebensmittelkontakt — die PFAS-Angabe. Masse, Rezyklatanteil, Materialien und Polymer gehen nicht in diese Bewertung ein. Stehen Schwermetalle (und ggf. PFAS) für den gesamten gewählten Umfang, lehnt Polygon One den Versand also auch dann ab, wenn andere Felder noch leer sind. Fehlt die Angabe bei einem Ziel, geht die Anfrage normal hinaus. Setzen Sie den Umfang weiter, wenn Sie dennoch nachfragen möchten.Bei der Mehrfachauswahl wird das je Lieferant entschieden: Lieferanten mit vollständigen Daten werden übersprungen, alle übrigen erhalten ihre Anfrage. Das Ergebnis nennt die Zahl der übersprungenen — bei einer Anfrage über beide Ebenen wird derselbe Lieferant dort zweimal gezählt.
Umfasst Ihre Auswahl beide Ebenen, entsteht je eine Anfrage pro Ebene — eine für die Verpackungseinheiten, eine für die Komponenten. Der Lieferant sieht beide in seiner Anfrageübersicht; beim Zustellweg Link kopieren erhält er dafür trotzdem einen gemeinsamen Link.

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Aus dem Cockpit anfragen

Die Zeilenaktion Daten anfragen im Lieferanten-Cockpit öffnet denselben Dialog: Der Lieferant steht fest, und beide Listen sind mit seinem vollständigen Umfang vorbelegt. Es geht also nichts automatisch heraus — Sie können den Umfang vor dem Senden anpassen und ebenso zwischen Link und E-Mail wählen. Anders die Mehrfachauswahl: Daten anfragen ({Anzahl}) versendet asynchron im Hintergrund und ausschließlich per E-Mail — eine Kopier-Link-Option gibt es hier nicht. Ausgewählte Lieferanten ohne E-Mail-Adresse erscheinen im Ergebnis als übersprungen; für sie wird keine Anfrage erstellt. Hinterlegen Sie für diese Lieferanten zuerst eine E-Mail-Adresse — oder fragen Sie sie einzeln über die Zeilenaktion mit kopiertem Link an.

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Was der Lieferant erhält

Beim automatischen Versand bekommt der Lieferant eine E-Mail mit dem Betreff „{Ihr Firmenname}: Anfrage zu Verpackungsdaten (PPWR)”. Sie enthält:
  • wer anfragt und warum (EU-Verpackungsverordnung, PPWR),
  • wie viele Einheiten bzw. Komponenten betroffen sind,
  • die Frist („Erbeten bis {Datum}”), falls gesetzt,
  • den Button Anfrage öffnen mit dem sicheren Portal-Link.
Die E-Mail-Sprache richtet sich nach dem Land des Lieferanten (z. B. Deutsch für DE/AT). Antwortet der Lieferant direkt auf die E-Mail, landet seine Antwort automatisch im Nachrichtenverlauf der Anfrage. Der Portal-Link funktioniert ohne eigenes Konto — was der Lieferant dort sieht, beschreibt die Seite Lieferantenportal. Jeder Lieferant hat einen dauerhaften Portal-Link: Eine neue Anfrage an denselben Lieferanten verwendet denselben Link weiter, statt einen zweiten auszugeben. Sind mehrere Anfragen offen, landet der Link auf einer Anfrageübersicht, aufgeteilt in Zu erledigen und Abgeschlossen.
  • Gültigkeit: 30 Tage — bei jeder Wiederverwendung neu gesetzt. Nach einer maximalen Lebensdauer von 90 Tagen stellt die Plattform automatisch einen frischen Link aus und schickt ihn mit der nächsten Anfrage mit.
  • Ersetzte Teilanfragen: Deckt eine neue, breitere Anfrage frühere Teilanfragen mit ab, werden diese storniert. Der Dialog sagt es Ihnen beim Senden: „… frühere Teilanfrage(n) ersetzt — deren alte Links funktionieren nicht mehr.”

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Status einer Anfrage

Im Anfrageverlauf eines Lieferanten sehen Sie den Status jeder einzelnen Anfrage: Im Cockpit sehen Sie zusätzlich den daraus abgeleiteten Erfassungsstatus je Lieferant: Nicht angefragt / Antwort ausstehend / Antwort erhalten — unvollständig / Vollständig / Überfällig — inklusive Fortschritt „{geliefert} von {gesamt}”. Vollständig heißt dabei, dass die Daten vollständig geliefert sind, nicht nur, dass der Lieferant geantwortet hat; Antwort erhalten — unvollständig unterscheidet den Lieferanten, der geantwortet hat, aber nicht alles geliefert hat, von dem, der noch gar nicht geantwortet hat („Eine Antwort wurde erhalten, aber ein Teil der angefragten Verpackungsdaten steht noch aus.”).

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Erinnerungen und Nachfassen

Polygon One fasst automatisch nach, damit Anfragen nicht versanden:
  • Lieferanten-Erinnerungen: Standardmäßig nach 7 und 14 Tagen ohne Antwort erhält der Lieferant eine Erinnerungs-E-Mail („Erinnerung: {Firma} — Anfrage zu Verpackungsdaten (PPWR)”) mit demselben Portal-Link.
  • Eskalation an Sie: Bleibt eine Anfrage 21 Tage unbeantwortet, werden Ihre Administratoren benachrichtigt.
  • Die Spalte Erinnerungen im Cockpit zeigt für die jüngste offene Anfrage „{Anzahl} Erinnerung(en) · zuletzt {Datum}” — oder „—”, wenn noch nicht erinnert wurde.
Die Stufen (7/14 Tage, Eskalation nach 21 Tagen) sind Standardwerte. Unter Einstellungen → PPWR können Sie Stufen ergänzen oder entfernen und das Nachfassen ganz abschalten. Wird eine Anfrage zur Korrektur wieder geöffnet, beginnt die Erinnerungsleiter von vorn — und der Link des Lieferanten wird aufgefrischt.
Anfragen, die Sie über Link erstellen zugestellt haben, lösen keine automatischen Erinnerungs-E-Mails an den Lieferanten aus — die Plattform hat ihn nie angeschrieben, das Nachfassen liegt bei Ihnen. Die Eskalation nach 21 Tagen an Ihre Administratoren greift dennoch.

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Nachrichtenverlauf

Zu jeder Anfrage gehört ein Nachrichtenverlauf zwischen Ihnen und dem Lieferanten. Sie öffnen ihn über den Nachrichten-Button in der Cockpit-Zeile („Nachricht an {Name}”); der Lieferant erreicht denselben Verlauf aus dem Portal — auch noch nach dem Absenden seiner Antwort.

Nachrichtenverlauf zwischen Ihnen und dem Lieferanten

Direkte E-Mail-Antworten des Lieferanten auf die Anfrage-Mail werden automatisch in den Verlauf einsortiert — nichts geht in Postfächern verloren.

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Antworten prüfen

Sobald der Lieferant übermittelt hat, greifen drei Prüfmechanismen. Der zweite — das automatische Auslesen der hochgeladenen Dokumente — hängt von der KI-Dokumentenanalyse ab.
Die KI-Dokumentenanalyse ist eine Zusatzfunktion. Die hier beschriebenen Schritte stehen zur Verfügung, sobald sie für Ihren Arbeitsbereich freigeschaltet ist. Ohne Freischaltung geben Sie die Werte wie bisher manuell ein.
  1. Gelieferte Komponentendaten schreibt die Plattform direkt an die Verpackungseinheit — inklusive Selbsterklärung des Lieferanten zur Richtigkeit seiner Angaben. Der Pflichtenkatalog und der Erfassungsfortschritt aktualisieren sich sofort; Sie sehen im Cockpit, was vollständig ist und was fehlt.
  2. Hochgeladene Dokumente liest die KI aus und legt die gelesenen Werte mit ihrer Fundstelle zur Entscheidung vor; sichere Werte trägt sie direkt ein. Solange die Anfrage für den Lieferanten noch offen ist, sind die Werte seiner Dokumente auf Ihrer Seite noch nicht entscheidbar — seine Übermittlung löst das auf. Einzelne Dokumente können Sie freigeben oder ablehnen — bei Ablehnung geht die Anfrage automatisch zurück an den Lieferanten mit dem Hinweis, welche Dokumente zu ersetzen sind. Details: Nachweisdokumente.
  3. Korrektur anfordern: Stimmt inhaltlich etwas nicht, geben Sie die gesamte Antwort über die Zeilenaktion Korrektur anfordern mit optionalem Grund zurück. Die Anfrage wechselt zu Korrektur angefordert, der Lieferant sieht seine bisherigen Angaben vorausgefüllt und reicht korrigiert erneut ein. Auch der Lieferant selbst kann um Wiedereröffnung bitten („Korrektur anfragen” im Portal) — geöffnet wird aber immer nur durch Sie.

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Vorschläge der Analyse

Hat der Lieferant geantwortet, bleibt es selten bei einer Runde: Einzelne Angaben fehlen, weichen ab oder lassen sich aus dem hochgeladenen Dokument nicht bestätigen. Aus genau diesen Punkten entwirft das System selbst die nächste Datenanfrage — je Punkt mit dem betroffenen Feld, dem zitierten Dokument und dem Grund.
Diese Entwürfe gehen standardmäßig ohne Freigabe-Klick hinaus — unter Ihrem Namen, sobald die Dokumente der Rückmeldung fertig gelesen sind (meist sofort, bei noch laufender Analyse entsprechend später), und automatisch höchstens einmal je Lieferant in 24 Stunden. Abschalten: Einstellungen → PPWR → Automatische Verpackungsdatenanfragen, Schalter „Erkannte Lücken automatisch anfragen”. Alle Regeln stehen unter Automatische Nachfragen.
Ist die Automatik aus, sammeln sich die Entwürfe im Anfrageverlauf des Lieferanten im Block „Vorgeschlagene Anfragen”. Jeder Vorschlag trägt das Kennzeichen KI-Entwurf, die Zahl der offenen Angaben und den Hinweis, dass er aus der Antwort des Lieferanten abgeleitet wurde: Wurde ein Vorschlag nicht automatisch gesendet, steht der Grund darunter:
  • „Nicht automatisch gesendet: Dieser Lieferant wurde vor Kurzem bereits automatisch angefragt”
  • „Nicht automatisch gesendet: Tageslimit erreicht”
  • „Nicht automatisch gesendet: Die Daten dieses Lieferanten sind bereits vollständig”
Bei Sperrfrist und Tageslimit bleibt der Entwurf freigabefähig und geht auf Ihren Klick hin hinaus — Ihre eigenen Sendungen zählen nicht gegen das Tageslimit. Ist der Grund dagegen bereits vollständig, wird auch Ihre Freigabe abgelehnt („Alle Daten dieses Entwurfs sind bereits vollständig – nicht gesendet.”), solange der Umfang vollständig bleibt.
Die 24-Stunden-Sperre zählt nur automatische Sendungen. Eine Anfrage, die Sie selbst senden, verzögert die Automatik nicht — sie startet die Sperrfrist nicht und verkürzt sie nicht. Maßgeblich ist allein, wann dieser Lieferant zuletzt automatisch angefragt wurde. Die Sperre gilt je Lieferant über beide Module hinweg: Eine automatische EUDR-Anfrage an denselben Lieferanten hält also auch die PPWR-Nachfrage zurück.
Eine automatisch gesendete Anfrage erkennen Sie im Anfrageverlauf am Kennzeichen „Automatisch gesendet”; im Audit-Log steht sie mit dem Akteur System. Zurückziehen können Sie sie dort über „Anfrage stornieren” — der Portal-Link des Lieferanten läuft damit sofort ab, und die 24-Stunden-Sperrfrist beginnt dadurch nicht von vorn.

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Nächste Schritte

Automatische Nachfragen

Wann das System selbst nachfragt — und wie Sie es abschalten.

Lieferantenportal

Was Ihr Lieferant nach dem Klick auf den Link sieht.

Nachweisdokumente

KI-Analyse, Vorschlagsprüfung und Dokumentenbibliothek.

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Werden die Daten beim Lieferanten automatisch aktualisiert, wenn ich Komponenten nach dem Versand ändere?

Kurz gesagt: Änderungen an bereits angefragten Komponenten werden automatisch übertragen — Ihr Lieferant sieht sie sofort. Neu hinzugefügte Komponenten sieht er nicht. Der Grund: Eine versendete Datenanfrage hat einen festen Umfang. Beim Versand wird festgehalten, welche Verpackungseinheiten bzw. Komponenten sie abdeckt. Die Inhalte selbst holt das Lieferantenportal aber immer frisch aus Ihren Daten — sie sind automatisch mit Ihrem aktuellen Datenbestand synchronisiert, das Portal zeigt keine Kopie vom Zeitpunkt der Einladung. Daraus folgen drei Fälle:
  • Sie ändern eine Komponente, die bereits Teil der Anfrage ist — die Änderung wird automatisch übernommen; Ihr Lieferant sieht sie sofort, ohne dass Sie etwas tun müssen.
  • Sie fügen eine neue Komponente hinzu — sie war beim Versand nicht Teil des Umfangs, wird also nicht automatisch übertragen und erscheint in der bestehenden Anfrage nicht. Senden Sie dafür erneut eine Datenanfrage.
  • Sie haben auf Einheiten-Ebene angefragt und der Lieferant legt selbst Komponenten an — das ist vorgesehen: Bei einer Anfrage auf die Verpackungseinheit baut der Lieferant deren Stückliste im Portal auf.
Für neu hinzugefügte Komponenten senden Sie einfach erneut eine Datenanfrage an denselben Lieferanten. Der Dialog belegt den Umfang mit allem vor, was der Lieferant liefert, lässt aber aus, was bereits über eine ausgewählte Einheit erhoben wird oder schon Teil einer offenen Anfrage ist — Doppelanfragen entstehen also nicht.
Deckt die neue, breitere Anfrage frühere Teilanfragen mit ab, werden diese storniert und ihre alten Links funktionieren nicht mehr. Der Lieferant behält seinen dauerhaften Portal-Link und findet dort die aktuelle Anfrage unter Zu erledigen.