EU-Konformitätserklärung (Anhang VIII)

​

Übersicht

Die EU-Konformitätserklärung (Anhang VIII) ist das rechtsverbindliche Dokument, mit dem die Konformität einer Verpackungseinheit mit der Verordnung (EU) 2025/40 (PPWR, Art. 39) erklärt wird. Sie liegt je Verpackungseinheit vor — im Bereich Verpackung → Verpackungseinheiten auf der Detailseite der Einheit, im Abschnitt Konformitätserklärung. Welche Rolle Sie einnehmen, entscheidet über den Weg:

• Erzeuger (und Art.-21-Fälle: Importeur/Vertreiber, der unter eigener Marke in Verkehr bringt oder die Verpackung verändert) — erstellen die Konformitätserklärung selbst und unterschreiben sie.
• Importeur / Bevollmächtigter — sammeln, prüfen und bewahren die vom Erzeuger erstellte Konformitätserklärung auf (Art. 18 Abs. 7 / Art. 17 Abs. 2). Die Aufbewahrungspflicht des Importeurs umfasst nicht nur die Konformitätserklärung, sondern auch die technische Dokumentation nach Anhang VII — 5 Jahre bei Einweg-, 10 Jahre bei Mehrwegverpackungen. Dieselbe Frist trifft den Erzeuger (Art. 15 Abs. 3) wie den Importeur (Art. 18 Abs. 7; Kommissions-FAQ X.10). Es genügt nicht, wenn nur der Lieferant diese Unterlagen vorhält.
• Vertreiber — keine Konformitätserklärungs-Pflicht (Art. 19). Das Einholen ist optional als Sorgfalts-Nachweis möglich; dafür steht dieselbe Upload-Funktion bereit.

​

Für welchen Umfang eine Erklärung gilt

Polygon One führt die Konformitätserklärung je Verpackungseinheit — genau die Granularität, die die Verordnung verlangt:

• Eine Erklärung je Verpackungseinheit als Ganzes. Für eine Einheit aus Flasche, Verschluss und Etikett genügt eine Konformitätsbewertung und eine Konformitätserklärung; diese muss aber die einzelnen Komponenten aufführen (Kommissions-FAQ XV.5). Es wird also nicht je Komponente erklärt.
• Verschiedene Größen dürfen sich eine Erklärung teilen, wenn das verpackte Produkt dasselbe ist und der Größenunterschied die Konformität mit Art. 5–12 nicht berührt (FAQ XV.10).
• Eine Pauschal-Erklärung über das gesamte Sortiment sollte nicht erstellt werden. Unterscheiden sich die verpackten Produkte, sollte der Erzeuger nicht eine einzige Erklärung für alle in Verkehr gebrachten Verpackungen ausstellen (FAQ XV.10).

​

Der Status auf einen Blick

In der Verpackungseinheiten-Übersicht zeigt ein Badge den Zustand der Konformitätserklärung je Einheit:

​

Erstellen (Erzeuger und Art.-21-Fälle)

​

Bereitschaftsprüfung

Bevor Sie ausstellen können, müssen alle folgenden Bedingungen erfüllt sein. Ist eine nicht erfüllt, zeigt die Karte unter „Noch nicht ausstellbar – bitte zuerst beheben:” den konkreten Grund:

​

Wo Sie Name und Anschrift des Erzeugers hinterlegen — und warum

Name und Anschrift des Erzeugers pflegen Sie einmal zentral unter Einstellungen → PPWR („Erzeuger – rechtlicher Name” und „Anschrift des Erzeugers”). Für die Anschrift steht eine Adresssuche mit Vorschlägen zur Verfügung — Sie können die Adresse aber auch frei eintippen. Warum das Pflichtangaben sind:

• Jede EU-Konformitätserklärung muss nach Anhang VIII den Namen und die Anschrift des Erzeugers enthalten — die App übernimmt die hinterlegten Angaben automatisch in den Erzeuger-Block jeder ausgestellten Erklärung. Fehlen sie, bleibt die Ausstellung für alle Einheiten blockiert (siehe Bereitschaftsprüfung oben).
• Dieselben Angaben speisen die Registrierungsdaten (Anhang IX Teil A) des EPR-Registrierungsassistenten — Sie tragen sie also nur an einer Stelle ein.

Die ausgestellte Erklärung erhält den Status Ausgestellt und den Herkunfts-Chip Selbst erstellt. Das PDF wird über „PDF herunterladen” jederzeit aus dem eingefrorenen Datenstand erzeugt.

​

Einholen, prüfen und aufbewahren (Importeur / Bevollmächtigter)

Als Importeur oder Bevollmächtigter erstellen Sie die Erklärung nicht selbst, sondern laden die vom Erzeuger erhaltene Konformitätserklärung hoch und bewahren sie auf. Vertreiber-Einheiten trifft diese Pflicht nicht (Art. 19), sie können dieselbe Upload-Funktion aber optional als Sorgfalts-Nachweis nutzen. Die automatische Prüfung kontrolliert:

• Ist eine Konformitätserklärung — das Dokument ist tatsächlich eine DoC
• Name und Anschrift des Herstellers vorhanden
• Verpackung passt zu dieser Einheit
• Unterschrift vorhanden
• Ausstellungsdatum ist plausibel

Nur wenn alle Prüfpunkte bestehen, gilt das Ergebnis als Verifiziert; andernfalls Prüfung erforderlich. Ist die KI-Prüfung nicht verfügbar, wird das Dokument immer einer Person zur Prüfung vorgelegt — es gibt keine stille Freigabe. Eine von Ihnen erteilte Freigabe (Von Ihnen freigegeben) ist maßgeblich und wird nicht automatisch überschrieben.

​

Versionen und Ersetzen

Jede Ausstellung oder jedes Einholen erzeugt eine neue Version. Die bisherige aktive Erklärung wird automatisch auf Ersetzt gesetzt; ihr eingefrorener Datenstand bleibt unverändert erhalten und weiterhin herunterladbar.

• Neue Version erstellen — als Erzeuger bei bestandener Bereitschaftsprüfung.
• Zurückziehen — setzt die aktive Erklärung auf Zurückgezogen; danach kann eine neue erstellt werden.
• Veraltet — ändern sich die Daten der Einheit nach der Ausstellung, weist die Karte mit „Konformitätserklärung veraltet” darauf hin. Das unterschriebene Dokument bleibt unverändert; stellen Sie eine neue Version aus, damit es die aktuellen Daten abbildet.

​

Massenausstellung (Bulk)

Für viele Verpackungseinheiten gleichzeitig gibt es die Massenausstellung: einmal unterschreiben, für jede berechtigte Einheit ausstellen. Einheiten, die die Bereitschaftsprüfung nicht bestehen oder bereits eine Konformitätserklärung haben, werden mit Begründung übersprungen — z. B. „bereits eine KE”, „keine Hersteller-Einheiten”, „Name/Anschrift des Erzeugers fehlt”, „keine Komponentendaten”, „Schwermetall- bzw. PFAS-Bestätigung fehlt”. Es wird nie eine ungeprüfte Erklärung ausgestellt.