EU-Konformitätserklärung (Anhang VIII)

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Schnellstart

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Übersicht

Die EU-Konformitätserklärung (Anhang VIII) ist das rechtsverbindliche Dokument, mit dem die Konformität einer Verpackungseinheit mit der Verordnung (EU) 2025/40 (PPWR, Art. 39) erklärt wird. Sie liegt je Verpackungseinheit vor — unter Stammdaten → Verpackungseinheiten auf der Detailseite der Einheit, im Abschnitt Konformitätserklärung. Welche Rolle Sie einnehmen, entscheidet über den Weg:

• Erzeuger (und Art.-21-Fälle: Importeur/Vertreiber, der unter eigener Marke in Verkehr bringt oder die Verpackung verändert) — erstellen die Konformitätserklärung selbst und unterschreiben sie.
• Importeur / Bevollmächtigter — sammeln, prüfen und bewahren die vom Erzeuger erstellte Konformitätserklärung auf (Art. 18 Abs. 7 / Art. 17 Abs. 2). Die Aufbewahrungspflicht des Importeurs umfasst nicht nur die Konformitätserklärung, sondern auch die technische Dokumentation nach Anhang VII — 5 Jahre bei Einweg-, 10 Jahre bei Mehrwegverpackungen. Dieselbe Frist trifft den Erzeuger (Art. 15 Abs. 3) wie den Importeur (Art. 18 Abs. 7; Kommissions-FAQ X.10). Es genügt nicht, wenn nur der Lieferant diese Unterlagen vorhält.
• Vertreiber — keine Konformitätserklärungs-Pflicht (Art. 19). Das Einholen ist optional als Sorgfalts-Nachweis möglich; dafür steht dieselbe Upload-Funktion bereit.
• Lieferant — stellt keine eigene Konformitätserklärung aus. Die Karte trägt für diese Einheiten die Überschrift Technische Dokumentation (Anhang VII) und den Hinweis: „Als Lieferant erstellen Sie die technische Dokumentation (Anhang VII) für Ihre Abnehmer. Eine eigene Konformitätserklärung stellen Sie nicht aus.”
• Fulfilment-Dienstleister — keine Dokumentationspflicht. Die Karte zeigt „Für die Rolle dieser Verpackungseinheit besteht keine Dokumentationspflicht.” und bietet keine Aktion an; ein bereits selbst hochgeladenes Dokument bleibt herunterladbar.

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Für welchen Umfang eine Erklärung gilt

Polygon One führt die Konformitätserklärung je Verpackungseinheit — genau die Granularität, die die Verordnung verlangt:

• Eine Erklärung je Verpackungseinheit als Ganzes. Für eine Einheit aus Flasche, Verschluss und Etikett genügt eine Konformitätsbewertung und eine Konformitätserklärung; diese muss aber die einzelnen Komponenten aufführen (Kommissions-FAQ XV.5). Es wird also nicht je Komponente erklärt.
• Verschiedene Größen dürfen sich eine Erklärung teilen, wenn das verpackte Produkt dasselbe ist und der Größenunterschied die Konformität mit Art. 5–12 nicht berührt (FAQ XV.10). Dafür gibt es die Familien-Konformitätserklärung (siehe unten).
• Eine Pauschal-Erklärung über das gesamte Sortiment sollte nicht erstellt werden. Unterscheiden sich die verpackten Produkte, sollte der Erzeuger nicht eine einzige Erklärung für alle in Verkehr gebrachten Verpackungen ausstellen (FAQ XV.10).

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Der Status auf einen Blick

In der Verpackungseinheiten-Übersicht zeigt ein Badge den Zustand der Konformitätserklärung je Einheit:

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Erstellen (Erzeuger und Art.-21-Fälle)

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Bereitschaftsprüfung

Bevor Sie ausstellen können, müssen alle folgenden Bedingungen erfüllt sein. Ist eine nicht erfüllt, zeigt die Karte unter „Noch nicht ausstellbar – bitte zuerst beheben:” den konkreten Grund:

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Wo Sie Name und Anschrift des Erzeugers hinterlegen — und warum

Name und Anschrift des Erzeugers pflegen Sie einmal zentral unter Einstellungen → PPWR („Erzeuger – rechtlicher Name” und „Anschrift des Erzeugers”); für die Anschrift steht eine Adresssuche mit Vorschlägen zur Verfügung. Jede EU-Konformitätserklärung muss nach Anhang VIII Namen und Anschrift des Erzeugers enthalten — die App übernimmt die hinterlegten Angaben in den Erzeuger-Block jeder ausgestellten Erklärung, und ohne sie bleibt die Ausstellung für alle Einheiten blockiert. Dieselben Angaben speisen die Registrierungsdaten (Anhang IX Teil A) des EPR-Registrierungsassistenten. Die ausgestellte Erklärung erhält den Status Ausgestellt und den Herkunfts-Chip Selbst erstellt. Das PDF wird über „PDF herunterladen” jederzeit aus dem eingefrorenen Datenstand erzeugt und enthält die acht nummerierten Punkte des Musters nach Anhang VIII (u. a. Kennung der Verpackung, Name und Anschrift des Erzeugers, Verantwortungserklärung, Gegenstand, Übereinstimmung mit dem Unionsrecht, angewandte Normen, benannte Stelle sowie die Unterschrift).

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Sprachen der Konformitätserklärung

Die Sprache ist Pflicht, nicht Kür. Nach Art. 39 Abs. 2 PPWR muss die EU-Konformitätserklärung in der oder den Sprache(n) abgefasst oder in diese übersetzt werden, die der jeweilige Mitgliedstaat des Inverkehrbringens bzw. der Bereitstellung verlangt — damit die dortige Marktüberwachungsbehörde sie auf Verlangen prüfen kann (Kommissions-FAQ XV.14). Polygon One erzeugt die Konformitätserklärung in 22 EU-Amtssprachen: Deutsch, English, Français, Español, Italiano, Nederlands, Български, Čeština, Dansk, Ελληνικά, Eesti, Suomi, Hrvatski, Magyar, Lietuvių, Latviešu, Polski, Português, Română, Slovenčina, Slovenščina und Svenska. Damit ist jeder EU-27-Markt abgedeckt — Irland und Malta über Englisch, das dort ebenfalls Amtssprache ist. Welche Sprachen eine Einheit braucht, leitet Polygon One aus ihren Zielmärkten ab — dem Feld Mitgliedstaaten (Markt) der Verpackungseinheit („Wählen Sie die EU-Mitgliedstaaten aus, in denen diese Verpackung in Verkehr gebracht wird.”). Aus jedem gewählten Mitgliedstaat folgen dessen Amtssprachen; für Belgien sind das Niederländisch und Französisch, für Finnland Finnisch und Schwedisch, für Luxemburg Französisch und Deutsch. Ist kein Markt hinterlegt, bleibt es bei Deutsch.

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Herunterladen

Die Schaltfläche „PDF herunterladen” ist ein geteilter Knopf:

• Der linke Teil lädt direkt das herunter, was die Einheit braucht. Bei genau einer erforderlichen Sprache steht die Sprache im Knopf, z. B. „PDF herunterladen (Français)”. Bei mehreren erforderlichen Sprachen lautet er „Herunterladen (3 Sprachen, ZIP)” und liefert alle geforderten Sprachen in einem ZIP-Archiv.
• Der rechte Teil (Pfeil, „Dokumentsprache wählen”) öffnet die vollständige Liste aller 22 Sprachen. Die für diese Einheit nach Art. 39 Abs. 2 geforderten Sprachen sind mit erforderlich markiert. Sind es mehrere, steht am Ende der Liste zusätzlich „Alle erforderlichen Sprachen (ZIP)”.

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Einholen, prüfen und aufbewahren (Importeur / Bevollmächtigter)

Als Importeur oder Bevollmächtigter erstellen Sie die Erklärung nicht selbst, sondern laden die vom Erzeuger erhaltene Konformitätserklärung hoch und bewahren sie auf. Vertreiber-Einheiten trifft diese Pflicht nicht (Art. 19), sie können dieselbe Upload-Funktion aber optional als Sorgfalts-Nachweis nutzen. Über „Eingeholte Konformitätserklärung hochladen” wählen Sie die Datei (PDF, PNG oder JPEG, max. 10 MB) und erfassen optional Referenznummer, Ausstellungsdatum und Aufbewahrungsgrundlage. Polygon One prüft das Dokument anschließend automatisch anhand einer Anhang-VIII-Checkliste; danach geben Sie es frei, damit es als Konformitätserklärung der Einheit gilt. Die automatische Prüfung kontrolliert:

• Ist eine Konformitätserklärung — das Dokument ist tatsächlich eine Konformitätserklärung
• Name und Anschrift des Erzeugers vorhanden
• Verpackung passt zu dieser Einheit
• Unterschrift vorhanden
• Ausstellungsdatum ist plausibel
• Bestandteile der Einheit sind aufgeführt — die Erklärung nennt die Komponenten der Einheit (Kommissions-FAQ XV.5); gefundene Bezeichnungen werden mit „Im Dokument genannt: …” angezeigt

Nur wenn alle Prüfpunkte bestehen, gilt das Ergebnis als Verifiziert; andernfalls Prüfung erforderlich. Ist die KI-Prüfung nicht verfügbar, wird das Dokument immer einer Person zur Prüfung vorgelegt — es gibt keine stille Freigabe. Eine von Ihnen erteilte Freigabe (Von Ihnen freigegeben) ist maßgeblich und wird nicht automatisch überschrieben.

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Wenn der Erzeuger nicht liefert: Ersatz-Konformitätserklärung (hilfsweise)

Bekommen Sie als Importeur die Konformitätserklärung des Erzeugers trotz Anforderung nicht, können Sie hilfsweise selbst eine Ersatz-Konformitätserklärung erstellen, um sie den Behörden als Nachweis Ihrer Sorgfaltspflichten vorzulegen. Unter der Schaltfläche „Eingeholte Konformitätserklärung hochladen” erscheint dann der Hinweis „Für diese Einheit liegt keine Konformitätserklärung des Erzeugers vor. Sie können hilfsweise selbst eine Ersatz-Konformitätserklärung erstellen, um sie den Behörden vorzulegen.” mit der Schaltfläche „Hilfsweise selbst erstellen”. Die Option erscheint nur, wenn alle vier Bedingungen erfüllt sind: Die Rolle der Einheit ist Importeur (Bevollmächtigte und Vertreiber haben diesen Weg nicht); es liegt überhaupt keine aktive Konformitätserklärung vor (auch eine vom Lieferanten hochgeladene, noch In Prüfung stehende Erklärung verhindert den Ersatz); alle stofflichen Prüfungen sind erfüllt (Komponenten, Schwermetalle, PFAS, Name und Anschrift des Erzeugers — es entfällt allein die Bedingung „nur ein Erzeuger kann erstellen”); und es läuft kein Einholversuch mehr, der noch eine Chance verdient (eine eingereichte, noch ungeprüfte Antwort oder eine offene Datenanfrage mit noch laufender Frist blockiert den Ersatz — eine offene Anfrage ohne Frist nicht). „Hilfsweise selbst erstellen” öffnet zunächst eine Bestätigung („Ich bestätige, dass die Konformitätserklärung des Erzeugers nicht erlangt werden konnte. … rechtlich verantwortlicher Aussteller der Konformitätserklärung nach Art. 39 bleibt der Erzeuger.”); anschließend füllen Sie denselben Unterschriftsdialog aus wie beim Erstellen, überschrieben mit „Ersatz-Konformitätserklärung erstellen (hilfsweise)”. Die ausgestellte Ersatz-Erklärung ist dauerhaft als solche gekennzeichnet:

• In der Übersicht trägt die Einheit statt Ausgestellt das Badge Ersatz mit dem Hinweis „Hilfsweise erstellte Ersatz-Konformitätserklärung — kein Dokument des Erzeugers. Rechtlich verantwortlich für die Konformitätserklärung nach Art. 39 bleibt der Erzeuger.”
• Auf der Karte steht der Chip Ersatz (hilfsweise) und der Hinweis „Hilfsweise erstellte Ersatz-Konformitätserklärung”.

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Familien-Konformitätserklärung: eine Erklärung für mehrere Einheiten

Dieselbe Verpackung in mehreren Größen braucht eine Konformitätsbewertung und eine Erklärung (Anhang VII Nr. 4; Kommissions-FAQ XV.10). Dafür gibt es die Familien-Konformitätserklärung: ein einziges unterschriebenes Dokument, das alle ausgewählten Einheiten abdeckt und sie im Dokument namentlich aufführt. Markieren Sie unter Stammdaten → Verpackungseinheiten die gewünschten Einheiten und klicken Sie „Familien-KE ausstellen”. Es müssen mindestens zwei Einheiten sein („Wählen Sie mindestens zwei Einheiten aus. Für eine einzelne Einheit stellen Sie die KE auf deren Detailseite aus.”); die Obergrenze nennt der Dialog, und die Auswahl „alle passenden Zeilen” ist hier nicht möglich. Polygon One prüft dann, ob die Einheiten eine gemeinsame Konformitätsbewertung teilen — andernfalls erscheint „Diese Einheiten teilen keine gemeinsame Konformitätsbewertung” mit der Angabe, welche Angabe bei welcher Einheit abweicht. Zuletzt erfassen Sie Ort, Name und Funktion des Unterzeichners sowie die Unterschrift; sie gelten für die ganze Familie, und die Aufbewahrungsgrundlage wird auch hier aus den Einheiten abgeleitet. Diese Angaben müssen bei allen Mitgliedern identisch sein: Rolle · Unter eigener Marke in Verkehr gebracht · Verändert die Konformität · Ausnahme für Kleinstunternehmen (Art. 21) · Verpackungsart · Zielmärkte · Hersteller im Sinne der EPR · Recyclingfähigkeitsklasse · Quelle der Recyclingfähigkeitsklasse · Mehrweg (Art. 3 Abs. 6) · Mehrwegsystem (Art. 26) · Stückliste (Bauteile und Mengen). Unterschiedlich sein dürfen — und sollen — Name, interne Referenz, GTIN und Maße. Genau das macht die Familie aus. Zusätzlich muss jede Einheit die Bereitschaftsprüfung bestehen; andernfalls erscheint „Mindestens eine ausgewählte Einheit erfüllt die Voraussetzungen für eine Konformitätserklärung noch nicht. Öffnen Sie die betroffene Einheit, um die offenen Punkte zu sehen.”

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Versionen und Ersetzen

Jede Ausstellung oder jedes Einholen erzeugt eine neue Version. Die bisherige aktive Erklärung wird automatisch auf Ersetzt gesetzt; ihr eingefrorener Datenstand bleibt unverändert erhalten und weiterhin herunterladbar.

• Neue Version erstellen — als Erzeuger bei bestandener Bereitschaftsprüfung.
• Zurückziehen — setzt die aktive Erklärung auf Zurückgezogen; danach kann eine neue erstellt werden.
• Veraltet — ändern sich die Daten der Einheit nach der Ausstellung, weist die Karte mit „Konformitätserklärung veraltet” darauf hin. Das unterschriebene Dokument bleibt unverändert; stellen Sie eine neue Version aus, damit es die aktuellen Daten abbildet.

Bei einer Familien-Erklärung nennt die Karte zusätzlich die Ursache, denn sie kann bei einer anderen Einheit liegen:

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Wenn eine Komponentenänderung Erklärungen veraltet

Eine Komponente steckt oft in mehreren Einheiten — eine Änderung an ihr kann deshalb mehrere Konformitätserklärungen auf einmal veralten lassen. Polygon One sagt das vor und nach dem Speichern:

• Vorher steht im Komponentenformular direkt über Speichern der Hinweis: „… Einheiten haben eine ausgestellte Konformitätserklärung. Änderungen an konformitätsrelevanten Feldern machen sie veraltet.” Gezählt werden dabei nur Einheiten mit einer selbst ausgestellten, aktiven Erklärung — eine eingeholte zählt nicht mit.
• Nachher nennt die Erfolgsmeldung den Stand: „… Verpackungseinheiten haben jetzt eine veraltete Konformitätserklärung.” Das ist eine Bestandszahl: Gezählt werden alle Einheiten dieser Komponente, die derzeit eine veraltete Erklärung führen — auch die, die es schon vorher waren.
• Die Schaltfläche Veraltete anzeigen daneben öffnet die Liste aller veralteten Einheiten Ihres Unternehmens, nicht nur der Einheiten dieser Komponente.

Dieselbe Liste erreichen Sie jederzeit über den Eintrag Konformitätserklärungen veraltet auf der Startseite des PPWR-Moduls.

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Was sich seit der Ausstellung geändert hat

Stellen Sie eine veraltete Erklärung neu aus, zeigt der Dialog vorher die Karte „Das hat sich seit der Ausstellung geändert”. Sie stellt den eingefrorenen Stand des unterschriebenen Dokuments dem heutigen gegenüber, mit den Spalten Komponente, Feld, Bisher und Jetzt:

• Komponenten, die seitdem aus der Stückliste Entfernt oder Neu hinzugefügt wurden.
• Geänderte Felder der Anhang-VII-Angaben: Materialzusammensetzung (Name, Materialien, Polymer, Masse, Lieferant), Schwermetalle, PFAS und Rezyklatanteil.

Die Karte zeigt nur Komponenten-Änderungen. Auch Änderungen an der Einheit selbst machen die Erklärung veraltet — Name, interne Referenz, GTIN, Verpackungstyp, Verpackungsform, Beschreibung, Recyclingfähigkeitsklasse, Mehrwegsystem und, ab der zweiten Größe, die Größenliste —, erscheinen hier aber nicht als Zeile. Die Erzeugerangaben machen eine Erklärung nie veraltet. Die Maße nur, solange die Einheit eine einzige Größe führt — ab der zweiten Größe gehört die gesamte Größenliste (Referenz, Bezeichnung, GTIN und Maße) zur Grundlage der Erklärung. Bleibt die Tabelle leer, sagt die Karte das ausdrücklich — entweder „Auf dieser Einheit hat sich nichts geändert; die Erklärung ist wegen … veraltet.” (die Ursache liegt bei einer anderen Einheit der Familie) oder „Auf dieser Einheit hat sich nichts geändert — die Erklärung ist aus einem anderen Grund veraltet.”

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Massenausstellung (Bulk)

Für viele Verpackungseinheiten gleichzeitig gibt es die Massenausstellung: einmal unterschreiben, für jede berechtigte Einheit eine eigene Erklärung ausstellen. (Ein gemeinsames Dokument für mehrere Einheiten ist die Familien-KE weiter oben.) Wählen Sie in der Verpackungseinheiten-Tabelle die Einheiten aus und klicken Sie „KE ausstellen”. Der Knopf sagt vorab, wie viele davon überhaupt in Frage kommen — „KE ausstellen (3 von 8 berechtigt)”; kommt keine in Frage, ist er deaktiviert. Im Dialog erfassen Sie Ort, Zusätzliche Angaben (optional), Name und Funktion des Unterzeichners sowie die Unterschrift für den gesamten Stapel (die Aufbewahrungsgrundlage wird je Einheit abgeleitet) und starten erneut mit „KE ausstellen”. Die Ausstellung läuft im Hintergrund, der Fortschritt wird laufend angezeigt („3 von 8 ausgestellt, 5 übersprungen”). Einheiten, die die Bereitschaftsprüfung nicht bestehen oder bereits eine Konformitätserklärung haben, werden mit Begründung übersprungen — z. B. „hatten bereits eine KE”, „sind keine Hersteller-Einheiten (KE wird eingeholt, nicht ausgestellt)”, „fehlt der rechtliche Name oder die Anschrift des Erzeugers”, „haben noch keine Komponentendaten”, „fehlt die Schwermetall-Bestätigung”, „fehlt die PFAS-Bestätigung”.

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Veraltete Erklärungen im Stapel erneuern

Sind unter den ausgewählten Einheiten veraltete Konformitätserklärungen, erscheint neben der Schaltfläche KE ausstellen (die ihrerseits „… von … berechtigt” nennt) eine zweite: „KE erneuern (3 von 8 veraltet)”. Sie stellt in einem Durchgang für jede veraltete Einheit eine neue Version aus — wieder mit einer Unterschrift für den ganzen Stapel:

Einmal unterschreiben und für jede ausgewählte Einheit mit veralteter KE eine neue Version ausstellen. Einheiten mit aktueller KE, Einheiten, die die Prüfungen nicht bestehen, und Einheiten aus einer Sammel-KE werden übersprungen.

Eine Einheit, die zu einer Familien-Konformitätserklärung gehört, wird dabei übersprungen — ihre Erklärung deckt mehrere Einheiten ab und wird an der Erklärung selbst erneuert, nicht je Einheit.