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Übersicht

Für eingehende Waren (Import in die EU) müssen gegebenenfalls Sorgfaltspflichterklärungen (Due Diligence Statements / DDS) erstellt und über EU TRACES eingereicht werden. Polygon One unterstützt sowohl die manuelle als auch die automatische Erstellung, Verknüpfung und Zuweisung. Die Seite Sorgfaltspflichterklärungen → Eingehend zeigt zwei Bereiche:
  1. Bestellungen ohne DDS-Referenz — Einkaufsbestellungen, die noch keiner DDS zugewiesen sind
  2. Import-Sorgfaltspflichterklärungen — Übersicht aller erstellten oder verknüpften DDS

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DDS erstellen

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DDS erstellen starten

Klicken Sie auf “DDS erstellen” — es öffnet sich ein mehrstufiger Assistent.
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Schritt 1: Allgemein

Wählen Sie die Aktivität. Für diese Seite ist in der Regel Import relevant. Ihre Firmendaten werden automatisch vorausgefüllt.
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Schritt 2: Lieferant & Artikel

Wählen Sie den Lieferanten und die spezifischen Artikel aus. Geben Sie für jeden Artikel die Menge in kg an. Die Menge beschreibt in diesem Kontext das Volumen, das über diese DDS abgesichert werden soll. Bei Import- und Export-DDS kann für bestimmte Artikel zusätzlich eine ergänzende Maßeinheit erforderlich sein (siehe unten).
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Schritt 3: Bestätigung

Überprüfen Sie die Zusammenfassung, bestätigen Sie die Sorgfaltspflicht gemäß Verordnung (EU) 2023/1115 und geben Sie Ihren vollständigen Namen als Unterschrift ein.
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Einreichen oder als Entwurf speichern

Wählen Sie “Erstellen & Einreichen” für die direkte Übermittlung an TRACES, oder “Entwurf erstellen”, um die DDS später einzureichen.

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Ergänzende Maßeinheit (Anhang I)

Für bestimmte Waren verlangt TRACES neben dem Gewicht in kg eine ergänzende Maßeinheit (z.B. Kubikmeter bei Holz). Diese Pflicht betrifft Artikel mit einem Anhang-I-HS-Code in Import- und Export-DDS.
  • Die Einheit (z.B. m³, l) wird automatisch aus dem HS-Code abgeleitet und ist nicht änderbar.
  • Den Wert geben Sie im Feld “Erg. Einheit” je Artikel ein.
  • Artikel ohne ergänzende Einheit zeigen stattdessen ein „—”.
Ein Entwurf lässt sich auch ohne ergänzende Maßeinheit speichern (das Feld wird dann gelb hervorgehoben). Für die Einreichung an TRACES ist der Wert jedoch zwingend — fehlt er, ist “Erstellen & Einreichen” gesperrt. Sie können den Wert vor dem erneuten Einreichen in der DDS-Detailansicht nachtragen.
Ergänzende Maßeinheiten lassen sich auch per CSV-/Batch-Import der Bestelldaten übernehmen (z.B. Volumen in m³). Siehe Import & Erstellung.

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Externe DDS verknüpfen

Wenn Sie bereits eine DDS von einem vorgelagerten Lieferanten erhalten haben, können Sie diese über “Externe DDS verknüpfen” einbinden:
  1. Geben Sie die Referenznummer und optional die Verifizierungsnummer ein.
  2. Wählen Sie Lieferant und Artikel mit Mengen aus.
  3. Die externe DDS wird in Ihre Übersicht integriert.

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DDS-Zuweisung zu Bestellungen

Sobald eine DDS den Status Entwurf, Validiert oder Eingereicht hat, können Sie passende Einkaufsbestellungen zuweisen:
  1. Klicken Sie bei einer Bestellung ohne DDS auf “DDS zuweisen”.
  2. Das System zeigt nur passende DDS an (gleicher Lieferant, passende Artikel, genügend Restvolumen).
  3. Wählen Sie die DDS aus und bestätigen Sie die Zuweisung.

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DDS-Status

StatusBeschreibung
EntwurfDDS wurde erstellt, aber noch nicht eingereicht
Wird verarbeitetDDS wurde versendet und wird aktuell verarbeitet
EingereichtDDS wurde erfolgreich übermittelt und wartet auf weitere Prüfung
ValidiertDDS wurde bestätigt und kann als gültige Erklärung verwendet werden
AbgelehntDDS wurde von TRACES oder einem nachgelagerten Prüfschritt zurückgewiesen
FehlgeschlagenTechnischer Fehler bei der Einreichung
ExternDDS eines vorgelagerten Lieferanten
Wird geprüftDDS befindet sich in einer behördlichen Kontrollprüfung
Korrektur angefordertAktualisieren Sie die Erklärung und reichen Sie die fehlenden Informationen erneut ein
ZurückgezogenDDS wurde aus dem Einreichungsprozess zurückgezogen

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Automatisierung

Unter Einstellungen → Automatisierungen können Sie DDS-Prozesse automatisieren:
  • Automatische DDS-Zuweisung — Neue Bestellungen werden automatisch passenden offenen DDS zugewiesen
  • Automatische DDS-Erstellung — Bei fehlender passender DDS wird automatisch eine neue erstellt
  • Standard-DDS-Volumen — Standardvolumen für automatisch erstellte DDS
Verkaufsaufträge können nie automatisch DDS zugeordnet werden, da das System ihre interne Chargenrückverfolgung nicht kennt. Die Zuordnung muss immer manuell erfolgen.

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Volumen-Tracking

Polygon One verfolgt automatisch das zugewiesene Volumen im Vergleich zum Gesamtvolumen der DDS.
Das System verhindert die Zuweisung einer Bestellung, wenn diese die verbleibende Kapazität der DDS überschreiten würde. In diesem Fall können Sie über die Überlauf-DDS-Funktion automatisch eine neue DDS mit derselben Konfiguration erstellen.
Stellen Sie sicher, dass Ihre EU TRACES Zugangsdaten (Benutzername + Web Service Access Token) in den Einstellungen hinterlegt sind. Siehe TRACES-Registrierung. Sonst ist es nicht möglich DDS an Traces zu übermitteln.