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Was ist EU TRACES?

EU TRACES NT (Trade Control and Expert System) ist das offizielle System der Europäischen Union für die Einreichung von Due Diligence Statements (DDS). Um DDS über Polygon One einreichen zu können, benötigen Sie einen aktiven EU TRACES Account mit einem Web Service Access Authentication Key.

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Wann brauche ich TRACES?

Sie benötigen EU TRACES Zugangsdaten, sobald Sie Due Diligence Statements erstellen und an die EU übermitteln möchten. Für die vorgelagerten Schritte (Datenhaltung, Analyse, Datensammlung) ist TRACES nicht erforderlich. Außerdem haben sie auch die Möglichkeit DDS Vorlagen zu erstellen und nicht direkt an Traces zu übermitteln.

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Vereinfacht erklärt

Bevor Polygon One DDS an die EU übermitteln kann, müssen Sie Ihr Unternehmen im offiziellen EU-System (TRACES NT) registrieren und einen Web Service Authentication Key erhalten. Der Prozess umfasst:
  1. EU Login Account erstellen
  2. Ihr Unternehmen als Operator registrieren
  3. Sich dem Operator als Benutzer zuweisen
  4. Den Web Service Authentication Key per E-Mail beantragen
  5. Den Key in Polygon One hinterlegen

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Schritt 1: Offizielle Dokumentation lesen (optional)

Lesen Sie die offizielle EUDR API-Dokumentation, um die technischen Anforderungen zu verstehen.
Die offizielle EUDR-Dokumentation ist sehr technisch. Wenn Sie zum ersten Mal mit dem EUDR-System arbeiten, können Sie diesen Schritt überspringen und später darauf zurückkommen. Polygon One bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche für die meisten Vorgänge.

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Schritt 2: EU Login Account erstellen

Registrieren Sie sich für einen EU Login Account auf dem offiziellen EUDR TRACES Portal. EU Login ist der zentrale Authentifizierungsdienst der Europäischen Kommission.

EU Login erstellen — Offizielle Anleitung

Folgen Sie der offiziellen Anleitung zur Erstellung Ihres EU Login Accounts.

EUDR Acceptance Portal (Testumgebung)

Nutzen Sie die Acceptance-Umgebung zum Testen.

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Schritt 3: Operator-Entity in TRACES NT erstellen

Im EUDR Portal müssen Sie Ihr Unternehmen als Operator mit spezifischen Aktivitäten und vollständigen Firmendaten registrieren. Dieser Schritt bestimmt Ihre Rolle in der Lieferkette.
  • Die Operator-Entity muss von einem Administrator validiert werden, bevor Benutzer zugewiesen werden können
  • Alle Angaben müssen mit Ihren offiziellen Handelsregisterdaten übereinstimmen
  • Doppelte Operator-Einträge werden nicht validiert

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Schritt 4: Benutzerrolle dem Operator zuweisen

Nach dem Erstellen der Operator-Entity müssen Sie Ihren Benutzeraccount dem Operator zuweisen:
1

Profil bearbeiten

Navigieren Sie zu “Edit your profile” im EUDR Portal.
2

Neue Rolle anfordern

Wählen Sie “Request new role” und dann “Operator”.
3

Operator suchen

Suchen Sie Ihre Operator-Entity nach Land und EUDR-Sektion.
4

Autorisierung senden

Senden Sie die Autorisierungsanfrage, um Benutzer des Operators zu werden.
Die Operator-Entity muss durch einen Administrator validiert sein, bevor Sie den nächsten Schritt (Web Service Authentication Key beantragen) durchführen können. Die Validierung kann 1–3 Werktage dauern.

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Schritt 5: Web Service Authentication Key beantragen

Nachdem alle vorherigen Schritte abgeschlossen sind, werden Sie feststellen, dass das Feld Web Service Client Authentication Key in Ihrem EUDR Portal leer ist. Das ist normal — dieser Key wird nicht automatisch generiert, sondern muss per E-Mail beantragt werden. Senden Sie eine E-Mail an SANTE-TRACES@ec.europa.eu mit folgender Vorlage:

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E-Mail-Vorlage

An: SANTE-TRACES@ec.europa.eu
Betreff: Request for Web Services Authentication Key - [Ihr Firmenname]

Dear EUDR Support Team,

I am writing to request Web Services Authentication Key for the EUDR
Information System (TRACES NT) to enable API integration with your system.

Company Information:
- Company Name: [Ihr Firmenname]
- VAT ID: [Ihre Umsatzsteuer-ID]
- EUDR Portal Username: [Ihr EUDR Benutzername]

I need Web Services Authentication Key for the following environment:
- Acceptance Environment (for testing and development)

Please provide the Web Service Access Authentication Key that will allow
our system to integrate with the EUDR API.

Thank you for your assistance.

Best regards,
[Ihr Name]
[Ihre Kontaktinformationen]
Bearbeitungszeit: 1–2 Werktage. Sie erhalten den Key per E-Mail nach Genehmigung.

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Schritt 6: Konfiguration überprüfen

Sobald Sie Ihren Web Service Authentication Key erhalten haben, prüfen Sie im EUDR Portal, ob Ihr Unternehmen korrekt konfiguriert ist. Das Feld Web Service Access sollte nun befüllt sein.

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Schritt 7: Zugangsdaten in Polygon One hinterlegen

Hinterlegen Sie Ihre EUDR-Zugangsdaten in Polygon One unter Einstellungen → Profil:
FeldBeschreibung
EORI NummerIhre EORI Nummer. Diese wird fest benötigt um DDS einzureichen
TRACES BenutzernameIhr registrierter EU TRACES Benutzername (Format: n00ixxx)
Traces Web Service Access TokenKey für die EUDR Umgebung (TEST oder PRODUKTIV)
Klicken Sie auf “Speichern”, um die Konfiguration abzuschließen.
Sicherheitshinweise:
  • Bewahren Sie Ihre EUDR-Zugangsdaten sicher auf und teilen Sie diese nicht öffentlich
  • Verwenden Sie Acceptance-Zugangsdaten nur für Tests und Entwicklung
  • Produktions-Zugangsdaten sollten nur für den Echtbetrieb verwendet werden

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Hilfe & Kontakt

ThemaKontakt
Probleme mit dem EUDR PortalSANTE-TRACES@ec.europa.eu
Technischer Support (Polygon One)Unser Support-Team hilft Ihnen gerne weiter
Die TRACES-Registrierung kann insgesamt einige Tage in Anspruch nehmen, da sowohl die Operator-Validierung als auch die Key-Beantragung Bearbeitungszeit benötigen. Planen Sie dies entsprechend ein.