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Übersicht

Im EUDR-Bereich Artikel (/articles) verwalten Sie Ihre Produkte und Rohstoffe. Jeder Artikel hat einen Artikeltyp: Einkauf oder Verkauf. Artikeldaten werden in Bestellungen, der EUDR-Prüfung und der DDS-Erstellung weiterverwendet. Ein gespeicherter Artikel ist noch kein geprüfter oder konformer Artikel. EUDR-Relevanz, manuelle Einstufung und Compliance-Ergebnis sind unterschiedliche Angaben; siehe Status-Glossar.

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Suchen und gelöschte Artikel

Das Suchfeld über der Tabelle ist mit Artikel nach Nummer oder Name suchen beschriftet. Gesucht wird in drei Feldern: dem Namen, der internen Artikelnummer und der Artikelnummer aus Ihrem System — jeweils als Teiltreffer.
Mehrere Artikelnummern trennen Sie mit Komma. 1001,1002,1003 zeigt alle drei Artikel auf einmal — praktisch, um eine Liste aus dem ERP in einem Zug nachzuschlagen. Leerzeichen um die Kommas stören nicht. Jeder Teil wird gegen alle drei Felder geprüft; ein Komma innerhalb einer Bezeichnung wird deshalb als Trennzeichen gelesen.
Mit dem Schalter Gelöschte anzeigen nehmen Sie gelöschte Artikel in die Liste auf. Über der Tabelle erscheinen dann zwei Schaltflächen, die jeweils die Zahl der ausgewählten Artikel tragen: eine zum Wiederherstellen und eine zum endgültigen Löschen. Das ist der Weg, den diese Import-Meldung meint:
Artikel ‘ART-1001’ wurde gelöscht. Stellen Sie ihn auf der Seite „Artikel“ wieder her, indem Sie den Filter „Gelöschte anzeigen“ aktivieren.
An der Stelle von ART-1001 steht dabei Ihre interne Artikelnummer. Ein erneuter Import legt den Artikel nicht neu an, weil dessen Historie sonst von seinen Bestellungen und Nachweisen abgeschnitten würde; stellen Sie ihn hier wieder her und importieren Sie danach erneut (siehe Importfehler (EUDR)). Gelöschte Artikel bleiben fünf Jahre wiederherstellbar — die EUDR-Aufbewahrungsfrist; danach werden sie endgültig entfernt.

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Artikel importieren (Excel oder CSV)

Die Vorlage laden Sie direkt an der Schaltfläche herunter: Öffnen Sie Artikel, klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts neben Importieren und wählen Sie Excel-Vorlage herunterladen (empfohlen) oder CSV-Vorlage herunterladen. Dort — nicht in den Einstellungen — liegt die Vorlage.
Einstellungen → CSV-Importe ist etwas anderes: Dort hinterlegen Sie einmalig die Spaltenzuordnung, wenn Ihre ERP-Datei andere Spaltenüberschriften trägt als die Vorlage. Sie brauchen das nur, wenn Sie Ihre eigene Datei importieren statt der Vorlage.
Die Excel-Vorlage (.xlsx) ist die empfohlene Vorlage. Sie enthält ein zweites Blatt „Anleitung” mit Pflichtstatus, Beschreibung und zulässigen Werten je Spalte. Die CSV-Vorlage ist die einfache Alternative ohne dieses Blatt. In codierten Spalten funktioniert immer der Code (z. B. purchase) — zusätzlich akzeptiert der Import die Bezeichnung, so wie Polygon One sie in Ihrer Anmeldesprache anzeigt (Einkauf).

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Felder der Vorlage

Die Spalten in der Reihenfolge der Vorlage:
Lassen Sie den HS-Code nicht leer, wenn Sie das EUDR-Modul nutzen. Für Nutzer mit EUDR-Modul ist er beim Anlegen ein Pflichtfeld — über die Oberfläche, die API und den CSV-Import: Legt eine Zeile einen neuen Artikel an, wird sie ohne HS-Code mit einem Fehler abgewiesen. Nutzer, die ausschließlich das PPWR-Modul verwenden, können den HS-Code leer lassen. Zeilen, die einen bereits vorhandenen Artikel aktualisieren, dürfen die Spalte immer leer lassen — der bisherige HS-Code bleibt erhalten. Ein ohne HS-Code angelegter Artikel wird zur manuellen EUDR-Prüfung markiert — er wird nie stillschweigend als „nicht EUDR-relevant” geführt. Einkaufsartikel ohne Lieferant werden beim Import mit einem Zeilenfehler abgewiesen.
Die frühere Spalte Externe Artikelnummer ist nicht mehr Teil der Vorlage. Bestehende Dateien und gespeicherte Spaltenzuordnungen funktionieren weiterhin: Die Spalte wird beim Import weiterhin akzeptiert und in die Kundenartikelnummer (alt) geschrieben. Für neue Dateien wird sie nicht mehr benötigt.

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Import durchführen

1

Datei vorbereiten

Füllen Sie die Excel- oder CSV-Vorlage aus. Bei Excel werden die Daten aus dem ersten Tabellenblatt gelesen; lassen Sie die Anleitung auf dem zweiten Blatt. Artikelnummern, HS-Codes und GTIN/EAN behandeln Sie als Text, damit führende Nullen erhalten bleiben.
2

Spalten zuordnen

Bei eigenen Spaltenüberschriften prüfen Sie Einstellungen → CSV-Importe → Artikel. Mit der passenden Vorlage ist keine eigene Zuordnung nötig.
3

Datei auswählen

Klicken Sie unter Artikel auf Importieren, wählen Sie Ihre .xlsx-, .xls- oder .csv-Datei und bestätigen Sie mit Öffnen. Gibt es keine bestätigungspflichtigen Überschreibungen, startet der Import nach der Dateiprüfung direkt.
4

Überschreibungen bei Bedarf bestätigen

Nur wenn gespeicherte Werte überschrieben würden, öffnet sich eine Vorschau. Prüfen Sie die Änderungen, wählen Sie die gewünschten Datensätze aus und bestätigen Sie die Überschreibungen bewusst. Die Vorschau selbst speichert noch nichts.
5

Ergebnis prüfen

Ein vollständig erfolgreicher Import neuer Artikel zeigt eine kurze Bestätigung. Bei Aktualisierungen, übersprungenen oder fehlgeschlagenen Zeilen öffnet sich eine detaillierte Ergebnisansicht. Korrigieren Sie fehlgeschlagene Zeilen und importieren Sie diese erneut. Bei einem ungeeigneten Dateiaufbau kann die Fehlermeldung eine KI-gestützte Zuordnung anbieten; prüfen und bestätigen Sie deren Ergebnis vor dem Speichern. Siehe Importfehler.
Lieferanten können beim Artikelimport automatisch mit angelegt werden, wenn sie noch nicht existieren. Das System erkennt Lieferanten anhand des Namens oder der externen ID.

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Bestehende Artikel und doppelte Zeilen

Die interne Artikelnummer entscheidet, ob der Import einen Artikel anlegt oder aktualisiert. Identische Daten werden als unverändert übersprungen. Leere optionale Importfelder — etwa Gewicht, EAN oder Beschreibung — löschen bestehende Werte nicht; zum Leeren nutzen Sie den Bearbeiten-Dialog. Mehrere Zeilen derselben Artikelnummer dürfen verschiedene Lieferanten ergänzen. Ihre übrigen Artikeldaten müssen zusammenpassen. Widersprechen sich ausgefüllte Werte, etwa Name, HS-Code oder Gewicht, wird die betroffene Artikelgruppe abgewiesen. Der Import ergänzt Lieferantenverknüpfungen; er entfernt keine bestehenden Verknüpfungen.

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Artikel manuell erstellen

1

Neuen Artikel anlegen

Klicken Sie im Bereich Artikel auf Erstellen.
2

Daten eingeben

Füllen Sie folgende Felder aus:
  • Name (Pflicht)
  • Interne Artikelnummer (Pflicht)
  • HS-Code (Pflicht für Nutzer mit EUDR-Modul)
  • Artikeltyp — Einkauf oder Verkauf
  • Lieferant (Pflicht bei Einkaufsartikeln) — aus bestehenden Lieferanten auswählen
  • Gewicht pro Stück (kg) (optional) — ermöglicht Bestellungen mit Stückzahlen statt Kilogramm
  • Herkunft je Bestellung (optional) — jede Bestellung erhält eine eigene Kopie des Artikels mit eigener Herkunft
  • EAN, Kurzbeschreibung (optional)
3

Speichern

Klicken Sie auf Erstellen, um den Artikel anzulegen.

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Artikel bearbeiten: der Lieferanten-Block

Öffnen Sie Bearbeiten im Aktionsmenü der Artikelzeile. Neben den Stammdaten können Sie hier die Herkunftseinstellung, EUDR-Einstufung und Materialzusammensetzung prüfen. Der Bearbeiten-Dialog („Artikel bearbeiten”) enthält bei Einkaufsartikeln das Feld „Lieferanten” als Mehrfachauswahl. Es ist mit allen aktiven Lieferantenverknüpfungen des Artikels vorbelegt.
Was im Feld steht, ist der vollständige Lieferantensatz. Der Dialog schreibt genau diese Liste — jede Verknüpfung, die dort nicht steht, wird beim Speichern entfernt. Das Entfernen eines Eintrags ist damit der vorgesehene Weg, eine Lieferantenverknüpfung zu lösen. Prüfen Sie den Block deshalb vor dem Speichern.
Weitere Regeln:
  • Ein Einkaufsartikel braucht mindestens einen Lieferanten: „Einkaufsartikel benötigen mindestens einen Lieferanten.”
  • Eine Sammelauswahl („Alle auswählen”) gibt es hier nicht.
  • Wandeln Sie einen Einkaufs- in einen Verkaufsartikel um, werden alle Lieferantenverknüpfungen gelöst.
  • Öffnen Sie einen Verkaufsartikel, bleiben bestehende Verknüpfungen unberührt.
  • Der Anlegen-Dialog arbeitet mit einem Lieferanten; weitere ergänzen Sie danach über das Bearbeiten.

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Mehreren Artikeln denselben Lieferanten zuordnen

Haken Sie in der Artikelliste mehrere Artikel an, erscheint über der Tabelle die Schaltfläche Lieferant zuordnen. Der Dialog Lieferant zuordnen sucht einen bestehenden Lieferanten und verknüpft ihn mit allen ausgewählten Artikeln.
Diese Massenaktion ergänzt, sie ersetzt nicht. Anders als der Bearbeiten-Dialog oben — der genau den Satz schreibt, der im Feld steht — bleiben bereits verknüpfte Lieferanten erhalten. Der Dialog sagt das selbst: „Bereits verknüpfte Lieferanten bleiben erhalten.”
Weitere Regeln:
  • Sie brauchen die Berechtigung Artikel verwalten; ohne sie ist die Aktion nicht ausführbar.
  • Der Lieferant muss bereits existieren — die Auswahl durchsucht Ihre Lieferantenliste. Einen neuen Lieferanten legen Sie zuerst unter Lieferanten an.
  • Es wird ein Lieferant je Durchgang zugeordnet. Für einen zweiten wiederholen Sie den Vorgang.
  • Bestellbezogene Artikelkopien werden ausgelassen: Ihr Lieferant stammt aus der jeweiligen Bestellung.
  • Nach dem Zuordnen meldet Polygon One, wie viele Artikel verknüpft wurden, wie viele den Lieferanten schon hatten, wie viele übersprungen wurden, weil sie keine Einkaufsartikel sind, und — falls welche betroffen waren — wie viele nicht mehr verfügbar waren, etwa weil sie zwischen Auswahl und Bestätigung gelöscht wurden. Kam keine einzige Verknüpfung zustande, erscheint dieselbe Meldung als Warnung.
  • Die Auswahl ist begrenzt. Haben Sie über die Filter zu viele Artikel auf einmal ausgewählt, sagt der Dialog das mit der Höchstzahl, bevor etwas geschrieben wird — grenzen Sie den Filter dann weiter ein.
Diese Massenaktion steht in der EUDR-Artikelliste (/articles) zur Verfügung.

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Gewicht mit Komma eingeben

Das Feld „Gewicht pro Stück (kg)” nimmt Dezimalzahlen mit Komma entgegen — 0,5 und 2,5 funktionieren genauso wie 0.5. Ein leeres Feld löscht das Gewicht. Im Dialog werden ungültige Eingaben mit „Bitte ein Gewicht größer als 0 eingeben, z.B. 2,5.” abgewiesen. Beim Import und über die Schnittstelle wird ein Gewicht, das keine Zahl größer als 0 ist, ebenfalls zurückgewiesen — dort allerdings mit einer technischen Fehlermeldung.
Beim CSV-Import entscheidet das Trennzeichen der Datei, nicht Ihre Sprache. Bei Semikolon als Spaltentrenner wird 2,5 als 2,5 kg gelesen; 1.234 wird dagegen als Tausendergruppierung zu 1.234 kg. Bei Komma als Spaltentrenner verwenden Sie 2.5: "2,5" ist ungültig und wird als Fehler abgewiesen. In Excel verwenden Sie echte numerische Zellen. Prüfen Sie die Größenordnung in der Vorschau, wenn sie erscheint, andernfalls direkt nach dem Import.

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Plausibilitäts- und Dubletten-Prüfungen

Beim manuellen Anlegen eines Artikels prüft Polygon One die Eingaben und weist auf mögliche Probleme hin. Es gibt zwei Arten von Hinweisen:

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Weiche Warnungen (nicht blockierend)

Diese Warnungen erscheinen nach dem Absenden des Formulars. Sie können den Artikel trotzdem über “Trotzdem erstellen” anlegen — oder die Eingabe korrigieren und erneut absenden.

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Harte Sperre (blockierend)

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HS-Code und EUDR-Relevanz

Polygon One leitet die erste Einstufung aus dem HS-Code ab. Die sieben Rohstoffgruppen sind Rinder, Kakao, Kaffee, Ölpalme, Kautschuk, Soja und Holz. Der bloße Rohstoffname ersetzt aber keine Prüfung des konkreten Erzeugnisses und Codes.
  • Manuelle Prüfung erforderlich bedeutet eine offene Einstufung, nicht „nicht relevant“. Das betrifft zum Beispiel fehlende Codes, mehrdeutige Oberpositionen oder bestimmte ex-Positionen.
  • Prüfen Sie unter Bearbeiten den HS-Code, EUDR-relevant und die Warengruppe. Bei relevanten Artikeln braucht die Einstufung eine relevante Warengruppe. Speichern bestätigt die angezeigte Einstufung, wenn eine manuelle Prüfung offen war; kontrollieren Sie sie daher auch bei anderen Änderungen.
  • Liegt eine Materialzusammensetzung vor, bestimmt sie die Einstufung des Artikels. Änderungen am Artikel-HS-Code oder eine manuelle Einstufung überschreiben diese Materialableitung nicht. Prüfen und speichern Sie die Materialien separat; siehe Import oder Stückliste?.
  • Die Einstufung allein bestätigt weder die Herkunft noch die Konformität. Anschließend folgen die erforderlichen Herkunftsdaten, Nachweise und die EUDR-Prüfung.

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Herkunft je Bestellung

Feste Herkunft (standing) verwendet dieselbe Artikelgrundlage über Bestellungen hinweg. Mit Herkunft je Bestellung (perOrder) entstehen bestellbezogene Kopien, deren Herkunft getrennt gepflegt werden kann. In der Liste öffnen Sie die Kopien über die Artikelgruppe. Änderungen an Einstufung und Stückgewicht nehmen Sie grundsätzlich an der Vorlage vor. Kopien mit eigenem HS-Code behalten ihre eigene Einstufung; bereits einer aktiven DDS zugeordnete Kopien werden nicht stillschweigend neu eingestuft oder mit einem neuen Gewicht überschrieben. Prüfen Sie betroffene Bestellungen und offene Hinweise nach einer Änderung. Solange bestellbezogene Kopien existieren, lässt sich die Vorlage nicht einfach auf feste Herkunft zurückstellen. Eine Stückliste beschreibt Materialien; sie ersetzt weder eine Bestellung noch deren Herkunftsdaten. Weiter geht es mit Bestellungen importieren und erstellen und Gewichte.
Unter Einstellungen → CSV-Importe → Artikel können Sie Ihre Spaltennamen dauerhaft den Polygon One Feldern zuordnen. Nutzen Sie die REST API für die automatische Synchronisierung Ihrer Artikeldaten — Details in der API-Referenz.