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Übersicht

Unter Einstellungen (Benutzermenü unten in der Seitenleiste → Einstellungen, /settings) verwalten Sie Ihr Firmenprofil, Integrationen und Automatisierungen. Welche Reiter Sie sehen, hängt vom aktiven Compliance-Modul und Ihrer Rolle ab. Im EUDR-Modul sind es Profil, Benachrichtigungen, API-Schlüssel, CSV-Importe und Automatisierungen — für Inhaber und Admins zusätzlich der Reiter Verwaltung. (Ist stattdessen das PPWR-Modul aktiv, entfallen API-Schlüssel und Automatisierungen und es kommt der Reiter PPWR hinzu.)
Nur für Inhaber und Admins. Der Reiter Verwaltung und alle Seiten dahinter — Team, Rollen & Berechtigungen, Zuständigkeiten, Aufgaben-Routing, Audit-Log, Eigene Versanddomain — sind auf die Rollen Inhaber und Admin beschränkt. Andere Rollen sehen den Reiter nicht; ein direkter Aufruf der Seiten wird serverseitig abgewiesen.Im Reiter Profil gilt dasselbe für die Firmenstammdaten: Sie werden allen Rollen angezeigt, sind aber nur für Inhaber und Admins bearbeitbar (gesperrte Felder tragen einen entsprechenden Hinweis). Persönliche Angaben und Passwort ändern stehen jedem Benutzer offen.Auch die API-Schlüssel sind faktisch administrativ: Der Reiter ist zwar für alle sichtbar, das Lesen und Anlegen von Schlüsseln ist jedoch Inhabern und Admins vorbehalten.
Aufgaben-Routing erscheint nur bei aktivem EUDR-Modul, Eigene Versanddomain nur, wenn die Funktion für Ihr Unternehmen freigeschaltet ist.

Einstellungen — Profilübersicht

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Profil

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Kontaktdaten

Pflegen Sie die Stammdaten Ihres Unternehmens:

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Firmen-Branding

Laden Sie Ihr Firmenlogo hoch (PNG oder JPEG, max. 2 MB). Das Logo wird in Berichten und im Lieferantenportal angezeigt.

Firmenlogo hochladen

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TRACES-Integration

Verbinden Sie Polygon One mit dem EU TRACES-NT System für die automatische DDS-Einreichung:
Die TRACES-Zugangsdaten erhalten Sie über das EU Login Portal. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter TRACES-Registrierung.

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Vertrauliche Geolokalisierung

Aktivieren Sie die Option “Vertrauliche Behandlung der Geolokalisierungsdaten beantragen”, um in DDS-Einreichungen die vertrauliche Behandlung Ihrer Geodaten zu beantragen.

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Passwort ändern

Über den Bereich Passwort ändern können Sie Ihr Anmeldepasswort aktualisieren. Sie benötigen dazu Ihr aktuelles Passwort.

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Benachrichtigungen

Steuern Sie, welche Benachrichtigungen Sie über welchen Kanal erhalten.

Benachrichtigungseinstellungen mit Kanal-Toggles

Für jeden Benachrichtigungstyp können Sie zwei Kanäle separat aktivieren oder deaktivieren: Besonders wichtige Ereignisse (z.B. fehlgeschlagene DDS-Einreichungen) sind mit dem Badge “Wichtig” gekennzeichnet.
Über “Auf Standardeinstellungen zurücksetzen” können Sie jederzeit die empfohlene Konfiguration wiederherstellen.

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API-Schlüssel

Erstellen Sie API-Schlüssel für die Integration von Polygon One in Ihre Systemlandschaft.

API-Schlüssel verwalten

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Schlüssel erstellen

1

Dialog öffnen

Klicken Sie auf “Schlüssel erstellen”.
2

Name und Berechtigungen festlegen

Vergeben Sie einen Namen und wählen Sie die gewünschten Berechtigungen:
3

Schlüssel kopieren

Der API-Schlüssel wird nur einmal angezeigt. Kopieren Sie ihn sofort und speichern Sie ihn sicher.
Ein API-Schlüssel kann nach der Erstellung nicht erneut angezeigt werden. Bei Verlust muss ein neuer Schlüssel erstellt werden.
Zusätzlich können Sie bestehende Schlüssel jederzeit widerrufen. Nutzen Sie getrennte Schlüssel für unterschiedliche Integrationen, damit Leserechte und Schreibrechte sauber voneinander getrennt bleiben. Weitere Details zur API-Nutzung finden Sie in der API-Referenz.

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CSV-Importe

Konfigurieren Sie die Spaltenzuordnung für CSV-Importe. Im EUDR-Modul stehen fünf Datentypen zur Verfügung:
Ordnen Sie Ihre CSV-Spaltenüberschriften den Polygon One-Feldern zu (z.B. HS-Code, Artikelname, Rohstoffgruppe). Pflichtfelder und optionale Felder sind klar gekennzeichnet.
Die Tabs sind modulabhängig: Im PPWR-Modul finden Sie hier stattdessen Verpackungseinheiten, Komponenten, Lieferanten und Artikel. Die gespeicherte Zuordnung gilt je Datentyp für Ihr gesamtes Unternehmen.

CSV-Import — Spaltenzuordnung konfigurieren

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Wert-Zuordnungen

Neben den Spalten können Sie auch Werte zuordnen. Ohne jede Einstellung akzeptiert der Import in codierten Spalten bereits zwei Schreibweisen: den Code (purchase, plastic) und die Bezeichnung in Ihrer Anmeldesprache (Einkauf, Kunststoff). Eine Zuordnung brauchen Sie erst für Schreibweisen darüber hinaus — eine interne Bezeichnung wie PE-Folie oder ein ERP-Kürzel wie EK. Hinterlegen Sie diese einmalig, statt die Datei umzuschreiben. Genau darauf verweist auch die Fehlermeldung „Ungültiger Wert” im Import-Ergebnis.
1

Spalte aufklappen

Klicken Sie im jeweiligen Tab unter der betreffenden Spalte auf Eigene Wertzuordnungen. Der Abschnitt erscheint nur bei codierten Spalten — also bei Spalten mit fester Werteliste wie Artikeltyp, Bestelltyp, Herkunft je Bestellung, Verpackungstyp, Rolle oder Materialien.
2

Eigene Schreibweise eintragen

Je zulässigem Wert gibt es ein Feld „CSV-Wert für …”. Tragen Sie dort die Schreibweise ein, die in Ihrer Datei steht — z.B. EK in das Feld für Einkauf (purchase).
3

Speichern

Zuordnungen speichern. Die Zuordnung gilt ab dem nächsten Import dieses Datentyps für alle Dateien.
  • Pro zulässigem Wert ist genau eine eigene Schreibweise möglich (1:1). Enthält Ihre Datei mehrere Varianten desselben Werts, vereinheitlichen Sie sie vorab.
  • Verglichen wird ohne Rücksicht auf Groß-/Kleinschreibung und umschließende Leerzeichen.
  • Der Code selbst wird immer akzeptiert, auch wenn eine Zuordnung hinterlegt ist. Bei gleicher Schreibweise gilt: Code zuerst, dann Ihre Zuordnung, dann die mitgelieferte Bezeichnung — Ihre Zuordnung überschreibt also die Bezeichnung, nie den Code.
  • In Listenspalten (z.B. Materialien bei PPWR-Komponenten) wird jeder Wert der Liste einzeln zugeordnet.
  • Leere Felder bedeuten „keine Zuordnung”.
Über “Standardwerte zurücksetzen” stellen Sie im geöffneten Tab die Spalten- und die Wertzuordnungen wieder auf den Auslieferungszustand; mit Zuordnungen speichern wird das übernommen.

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Automatisierungen

Automatisieren Sie wiederkehrende Arbeitsschritte im DDS-Workflow.

Automatisierungseinstellungen

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Bestellungen & DDS

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Analyse für Länder mit geringem Risiko (Art. 13)

Für Ursprünge in EUDR-Benchmark-Ländern mit geringem Risiko gilt die vereinfachte Sorgfaltspflicht (Art. 13) — eine Risikobewertung und -minderung ist dort nicht erforderlich. Sie können die automatische Analyse für diese Ursprünge deaktivieren und jederzeit weiterhin manuell durchführen:
Übersprungene Flächen zählen für die DDS-Erstellung als abgeschlossen. Beide Einstellungen sind standardmäßig aktiviert (es wird analysiert).

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Einladungs-Erinnerungen

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Compliance-Erinnerungen

Senden Sie automatische Erinnerungen an Lieferanten, die ihre Compliance-Daten noch nicht bereitgestellt haben:
Compliance-Erinnerungen werden nur an Lieferanten gesendet, die eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben und deren Compliance-Status noch offen ist.

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Eskalationsstufen (optional)

Statt einer einzelnen Erinnerung können Sie eine mehrstufige Eskalation konfigurieren. Sobald Stufen vorhanden sind, ersetzen sie die einfache Erinnerung oben: Jede Stufe wartet ihre eigene Anzahl an Tagen und sendet ihre eigene Nachricht. Nach der letzten Stufe stoppt die Erinnerungskette.

Mehrstufige Eskalation der Compliance-Erinnerungen

Pro Stufe konfigurieren Sie:
Die Textfelder sind mit der Standardformulierung vorausgefüllt — passen Sie sie an oder lassen Sie ein Feld leer, um den Standardtext zu verwenden. Es ist nur Klartext möglich; Formatierung wird vor dem Versand entfernt.
Über “Stufe hinzufügen” ergänzen Sie weitere Stufen, über “Entfernen” löschen Sie einzelne. Ohne konfigurierte Stufen gilt die einfache Erinnerung mit Verzögerung und Abklingzeit.