Warum eine eigene Versanddomain?
Mit einer eigenen Versanddomain verwenden Lieferanten-E-Mails eine Domain Ihres Unternehmens, zum Beispieleudr.ihrefirma.de. Für direkte Polygon-One-Kunden ist die Standard-Versanddomain contact.polygon-one.com; bei partnerbetriebenen Arbeitsbereichen kann eine Partnerdomain verwendet werden.
Die Domain wird erst nach erfolgreicher Verifizierung als Absender verwendet. Verifiziert bestätigt die Domain-Einrichtung beim Versanddienst; es garantiert weder die Zustellung im Posteingang noch eine Antwort. Empfangsfilter und die Regeln der Lieferanten-IT gelten weiterhin.
Die Versanddomain gilt für alle Lieferanten-E-Mails Ihres Unternehmens — Einladungen, Erinnerungen und Datenanfragen, im EUDR- wie im PPWR-Modul.
Voraussetzungen
- Die Funktion wird von Polygon One je Unternehmen freigeschaltet. Wenn Sie sie nutzen möchten, schreiben Sie uns an help@polygon-one.eu.
- Sie benötigen die Rolle Inhaber oder Admin im Käuferbereich.
- Sie (oder Ihre IT) benötigen Zugriff auf die DNS-Verwaltung Ihrer Domain.
Einrichtung
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Einstellungen öffnen
Öffnen Sie Einstellungen → Eigene Versanddomain im Bereich Integrationen & Daten. Fehlt der Eintrag, prüfen Sie Ihre Rolle und die Freischaltung.
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Domain verbinden
Tragen Sie die gewünschte Domain ein und klicken Sie auf „Domain verbinden”.Verwenden Sie eine Domain, deren DNS Sie verwalten können. Eine Subdomain wie
eudr.ihrefirma.de ist empfohlen. Eine Hauptdomain wird ebenfalls akzeptiert; öffentliche E-Mail-Anbieter (wie gmail.com) können nicht verwendet werden.3
DNS-Einträge anlegen
Die Plattform zeigt die benötigten DNS-Einträge mit Typ, Name, Wert und gegebenenfalls Priorität und TTL. Übernehmen Sie die tatsächlich angezeigten Einträge bei Ihrem DNS-Anbieter oder leiten Sie sie an Ihre IT weiter. Überschreiben Sie dabei keine bestehenden Einträge für Ihren normalen E-Mail-Empfang.
Punkt am Ende bei MX- und CNAME-Werten. Unter jedem MX- und CNAME-Eintrag steht ein Hinweis: „Manche DNS-Anbieter (z. B. Hetzner) hängen an einen Hostnamen ohne Punkt am Ende automatisch Ihre eigene Domain an.” Diese Konsolen arbeiten zonenrelativ: Sie hängen an einen Wert ohne abschließenden Punkt still Ihre eigene Zone an, sodass aus dem vorgegebenen Zielhostnamen
ziel.beispiel.com intern ziel.beispiel.com.ihrefirma.de wird — die Prüfung schlägt dann fehl, obwohl der Eintrag in der Konsole korrekt aussieht. Schlägt die Prüfung für einen MX- oder CNAME-Eintrag fehl, tragen Sie den Wert deshalb mit einem Punkt am Ende ein — die Plattform zeigt Ihnen die punktierte Schreibweise im Hinweis direkt an. Anbieter, die Werte absolut interpretieren, akzeptieren den Punkt ebenfalls.4
Status prüfen
Klicken Sie anschließend auf „Status prüfen”. DNS-Änderungen und die Verifizierung können zeitversetzt sichtbar werden. Für noch nicht verifizierte Domains läuft zusätzlich alle sechs Stunden eine automatische Prüfung; Sie müssen die Seite dafür nicht offen halten.
Die Status im Überblick
Gut zu wissen
- Fallback-Absender: Bis die Domain verifiziert ist — und falls Sie sie später entfernen — verwendet das System den verfügbaren Standard- oder Partnerabsender. Dies ist keine Zustellgarantie.
- Eine Domain pro Unternehmen: Möchten Sie die Domain wechseln, entfernen Sie zunächst die bestehende und verbinden dann die neue.
- Bestehende DNS-Konfiguration: Lassen Sie Ihre IT die angezeigten Einträge mit den vorhandenen SPF-, DKIM-, DMARC- und MX-Einträgen abgleichen. Löschen oder ersetzen Sie bestehende Einträge nicht pauschal.
- Antwortadresse: Die Versanddomain ändert die Antwortadresse einer Einladung nicht. Antworten verwenden weiterhin die dafür eingerichtete Adresse des Kontaktcenters.
Kontakt
Freischaltung anfragen
Schreiben Sie uns — wir schalten die eigene Versanddomain für Ihr Unternehmen frei.