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Übersicht

Über den Einladungslink öffnen Ihre Lieferanten in Polygon One das Formular zur EUDR-Datenanfrage. Dort stellen sie die angeforderten EUDR-Compliance-Nachweise für die angefragten Artikel bereit — ohne eigenes Benutzerkonto. Diese Seite hilft Ihnen als Käufer, Rückfragen zum Ablauf einzuordnen. Teilen Sie mit Lieferanten den EUDR-Lieferantenleitfaden. Der Einladungslink führt direkt zur jeweiligen Anfrage; Lieferanten müssen dafür weder Ihre Lieferantenliste noch Ihre Käufer-Einstellungen öffnen.
Der Zugang erfolgt über einen sicheren Link aus der Einladung, ohne separate Registrierung. Der Lieferant kann den Link während der Gültigkeitsdauer erneut öffnen, um fehlende Daten nachzuliefern oder Angaben zu aktualisieren.

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Schritt-für-Schritt-Anleitung

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1. Zugang und Begrüßung

Der Lieferant öffnet den Link aus der Einladungs-E-Mail. Beim ersten Einstieg prüft er seine allgemeinen Informationen. Bei späteren Besuchen kann der Link direkt die Übersicht mit Aufgaben und Artikeln öffnen; eine konkrete Nachforderung kann direkt zum betreffenden Punkt führen. Eine neue Begrüßungsseite ist deshalb nicht bei jedem Besuch zu erwarten. Für das Öffnen und das erste Ausfüllen ist normalerweise kein Code nötig. Für geschützte Änderungen fordert das Formular die Bestätigung per E-Mail an. Sobald zu einer Anfrage etwas eingereicht wurde (Artikel bereitgestellt, Fragebogen beantwortet, Parzellen oder Nachweise hochgeladen), ist der Link gegen Änderungen geschützt: Der Lieferant erhält dann einen 6-stelligen Einmalcode per E-Mail. Details siehe Einmalcode und Sicherheitskontakt.

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2. Allgemeine Informationen

Nachdem der Lieferant den Link öffnet, sieht er das Formular zur EUDR-Datenanfrage.
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Firmenname eingeben

Der Lieferant gibt seinen offiziellen Firmennamen ein.
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Adresse angeben

Der Lieferant gibt seine Firmenadresse ein.
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Land auswählen

Das Land des Unternehmens wird ausgewählt.
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Fortfahren

Mit “Fortfahren” geht es zum nächsten Schritt.
Der Lieferant kann jederzeit die Sprache des Formulars ändern. Verfügbar sind Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und Chinesisch.
Im Schritt „Allgemeine Informationen” steht außerdem das Feld „E-Mail für Sicherheitscodes”. Der Lieferant trägt dort eine Adresse ein, die er selbst lesen kann, und bestätigt sie mit einem Code. Vor dem endgültigen Absenden ist diese Bestätigung Pflicht — siehe Einmalcode und Sicherheitskontakt.

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3. Artikel auswählen und Geo-Informationen bereitstellen

In der Übersicht Artikel wählt der Lieferant die betroffenen Artikel aus und öffnet die passende Aktion. Bereits vorhandene Daten, konkrete Nachforderungen und der Bearbeitungsstand bestimmen den nächsten Schritt. Er muss nicht bei jedem Besuch alle Formulare der Reihe nach ausfüllen. Für relevante Artikel liefert er die angefragten Ursprungsdaten oder trägt die passende alternative Abdeckung ein:
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Rohstoffproduzent angeben

Name des Rohstoffproduzenten und Erzeugerland eingeben.
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Geodaten bereitstellen

Unter „Relevante Geo-Informationen” wählt der Lieferant einen von sechs Wegen. Die ersten vier liefern Flächen, die letzten beiden erklären, warum für den betreffenden Anteil keine Flächen nötig sind:
  • Parzellen auf der Karte zeichnen — Eckpunkte markieren
  • Datei hochladen (GeoJSON, CSV, Excel) — Parzellen aus einer GeoJSON-, CSV- oder Excel-Datei importieren; über „Vorlage herunterladen” gibt es dazu eine Excel- und eine CSV-Vorlage. Der Import verlangt nur die Angaben, die die Datei nicht selbst je Zeile führt: Erzeuger-Name und Produktionszeitraum bleiben dabei als Felder stehen, verlieren aber ihre Pflichtmarkierung und nennen darunter die verwendete Spalte. Fehlt bei Holz die Holzart oder bei Punktkoordinaten die Fläche, fragt der Import sie zusätzlich ab; führt die Datei sie, entfällt die Abfrage
  • Koordinaten eingeben — Breiten- und Längengrad je Parzelle direkt eintippen, ohne Karte und ohne Datei; dazu die Parzellenfläche in Hektar
  • Zertifikat mit Koordinaten verwenden — Koordinaten aus einem Zertifikat auslesen; die Treffer kommen als Parzellenvorschlag zurück, den der Lieferant bestätigt
  • Durch eine bestehende DDS abgedeckt — Referenz- und Verifizierungsnummer einer vorgelagerten Sorgfaltserklärung
  • Post-Consumer-Rezyklat — recycelte Menge je Artikel
Die Karte ist keine Voraussetzung. Lädt sie beim Lieferanten langsam oder gar nicht — etwa wegen einer eingeschränkten Verbindung oder eines restriktiven Firmenbrowsers —, meldet das Kartenfenster das selbst und nennt die Alternativen. Mit „Koordinaten eingeben” kommt der Lieferant auch auf dem Mobiltelefon und in einem gesperrten Netz zum Ziel. Weisen Sie bei stockenden Antworten aus China oder Südostasien gezielt auf diesen Weg hin.
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Für alle Artikel wiederholen

Prüfen Sie alle angeforderten Artikel. Offene Ursprungsangaben bleiben sichtbar; eine bestehende DDS oder Rezyklat-Angabe ist keine automatisch akzeptierte Freigabe.
Es ist nicht notwendig, alle Artikel gleichzeitig zu bearbeiten. Der Lieferant kann den Link jederzeit erneut öffnen und fehlende Daten nachliefern.

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4. Sub-Lieferanten einladen (optional)

Falls der Lieferant Materialien von weiteren Unterlieferanten bezieht, kann er diese im Portal einladen:
  • Eingangsartikel beschreiben (Name, Artikelnummer, HS-Code — Pflicht)
  • Lieferantendaten des Unterlieferanten eingeben (Firma, E-Mail)
  • Optional eine persönliche Nachricht hinzufügen
  • Die Einladung wird per E-Mail an den Unterlieferanten gesendet

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5. Rechtlicher Compliance-Fragebogen

Der Fragebogen ist ein Schritt-Assistent, keine einzelne lange Seite. Oben läuft eine Schrittanzeige („Schritt 3 von 6”), unter der Überschrift steht je Schritt ein Satz zum Zweck. Die Zahl der Schritte ist nicht fest: Sie ergibt sich aus dem Rohstoff und aus dem, was bereits abgedeckt ist. „Forstrecht & Holznutzung” erscheint nur bei Holz, und eine Kategorie, die ein anerkanntes Zertifikat oder ein bereits akzeptierter Nachweis abdeckt, bekommt keinen eigenen Schritt.
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Schritt 1: „Allgemeines & Lieferkette“

Herkunft und Weg der Ware — und, wenn die Anfrage sie erfasst, die Beteiligten in der Lieferkette. Hier lädt der Lieferant auch seine Zertifizierungen (FSC, PEFC, ISCC …) hoch; die Analyse bestimmt, welche Compliance-Kategorien davon abgedeckt sind. Bei Holzprodukten aus Ländern mit einem operativen FLEGT-Lizenzsystem (derzeit Indonesien) gehört auch die FLEGT-Lizenz hierher — mit gültiger Lizenz entfällt der detaillierte Fragebogen für die betroffenen Artikel.
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Dann je ein Schritt pro Rechtskategorie

Landnutzungsrechte, Umwelt- & Naturschutz, Forstrecht & Holznutzung (nur Holz), Rechte Dritter, Arbeits- & Menschenrechte, Steuern, Handel & Zoll — jeder Schritt mit seinen eigenen Fragen und seinem eigenen Upload für genau diese Kategorie (PDF, JPG oder PNG).
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Letzter Schritt: „Weitere Dokumente & Absenden“

Alles, was in keine Kategorie passt, kommt unter „Weitere Dokumente hier ablegen”; danach prüft der Lieferant seine Angaben und sendet ab. Antikorruption und weitere Compliance-Maßnahmen werden hier abgefragt.
Was „Weiter” blockiert. Nur zwei Dinge: ein fehlendes Pflichtdokument für die Kategorie dieses Schritts („Laden Sie ein Dokument für {Kategorie} hoch, um fortzufahren.”) und unbeantwortete Pflichtfragen dieses Schritts. Die Schaltfläche bleibt anklickbar — sie führt den Lieferanten an die betroffene Stelle, ebenso wie „Zeigen Sie es mir” daneben. „Zurück” ist immer möglich. Was nur warnt. Eine Datei, die noch gelesen wird, eine abgelehnte Datei und offene Prüfpunkte an einer Datei halten den Lieferanten nicht auf; die Sätze enden ausdrücklich mit „Sie können fortfahren”. Diese Punkte erscheinen erneut im Bestätigungsfenster vor dem Absenden, unter „Mit offenen Punkten absenden?” samt dem Hinweis „Ihr Kunde sieht diese offenen Punkte und kann Ihnen eine Nachforderung schicken.” — die Schaltfläche heißt dann „Trotzdem absenden” statt „Selbstbewertung einreichen”. Ihr Lieferant kann also mit offenen Punkten einreichen; Sie sehen sie. Nicht überspringbar ist eine Kategorie, für die ein Dokument verlangt ist: Es muss entweder das Dokument vorliegen oder die Erklärung des Lieferanten stehen, dass es keines gibt (siehe unten) — sonst bringt das Absenden ihn zurück auf den Schritt dieser Kategorie. Ebenso bleibt die bestätigte Sicherheits-E-Mail-Adresse Pflicht.

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Wenn der Lieferant ein Dokument nicht beibringen kann

Gibt es ein verlangtes Dokument in seinem Land oder für seinen Betrieb nicht, ist der Schritt keine Sackgasse: Neben der Meldung steht „Ich kann dieses Dokument nicht beibringen”. Der Lieferant muss eine Begründung schreiben (Pflichtfeld) und sendet sie mit „Erklärung senden”; der Schritt ist danach nicht mehr blockiert, und im Formular steht „Sie haben erklärt, dass es für diese Anforderung kein Dokument gibt: …” mit „Angabe korrigieren” daneben. Eine Erklärung gilt je Kategorie und je Erzeugerland. Die Entscheidung liegt bei Ihnen. Nehmen Sie die Erklärung an, ist die Anforderung damit nicht erfüllt — die Kategorie bleibt offen, Zähler und Status ändern sich nicht; festgehalten wird nur, dass Sie die Erklärung geprüft haben. Lehnen Sie ab, verlangt der Schritt das Dokument wieder, und Ihr Lieferant liest Ihre Begründung: „Ihr Kunde hat Ihre Erklärung nicht akzeptiert: …” Eine Begründung ist bei der Ablehnung Pflicht. Nach dem Speichern oder Einreichen verarbeitet Polygon One die Angaben abhängig von den aktivierten Funktionen und Analyse-Einstellungen. Dazu gehören Geoanalyse, Dokumentenanalyse und die Aktualisierung des Compliance-Status. Eingereicht bedeutet, dass die Antwort vorliegt — noch nicht, dass alle offenen Punkte akzeptiert oder alle Artikel konform sind. Prüfen Sie die Ergebnisse und offene Rückfragen auf Käuferseite.
Der Lieferant kann den Link für einen gültigen Zeitraum erneut öffnen, um den Status seiner Einreichungen einzusehen, fehlende Daten nachzuliefern oder Informationen zu aktualisieren.

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Dokumente ablegen und lesen lassen

Die Sammel-Ablagezone mit automatischer Erkennung wird je Arbeitsbereich freigeschaltet. Ohne Freischaltung erscheint sie nicht — und mit ihr weder das automatische Lesen noch die Quittung je Datei oder der Abschnitt „Nächster Schritt”; Ihr Lieferant lädt seine Nachweise dann im Schritt der jeweiligen Kategorie hoch.
Es gibt eine Ablagezone für alles — im Fragebogen im letzten Schritt unter „Weitere Dokumente hier ablegen” und unter „Nachweise und Zertifizierungen verwalten” für alles, was später nachkommt. Ihr Lieferant muss nicht wissen, in welche Kategorie ein Nachweis gehört: Jede Datei wird gelesen, die Dokumentart erkannt und die Datei einsortiert. Am Dokument steht danach „Erkannt als {Kategorie} – nur ändern, wenn das nicht stimmt.” — oder, wenn die Art unklar bleibt, „Art nicht erkannt – bitte wählen”, und Ihr Lieferant wählt sie selbst. Unter jeder gelesenen Datei steht eine Quittung wie „7 gelesen · 0 zu prüfen · 0 fehlen” plus die Schaltfläche „Prüfen”. Dort bestätigt Ihr Lieferant gelesene Werte mit „Stimmt” oder korrigiert sie. Werte, die Sie bereits gesetzt haben, kann er nicht überschreiben — dort steht „Ihr Kunde hat diesen Wert bereits gesetzt; er lässt sich hier nicht ändern.” Über dem Formular steht immer genau ein „Nächster Schritt” mit Begründung — von „Dokument hochladen” über „{Anzahl} Angaben in {Datei} prüfen” bis „Prüfen & absenden”.

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Der Reiter „Aufgaben”

Jede Anfrage, die Sie senden — oder die automatisch gesendet wird —, erscheint beim Lieferanten im Reiter Aufgaben, gruppiert nach Zu erledigen, Eingereicht – in Prüfung und Kürzlich abgeschlossen. Je angefragtem Punkt gibt es eine Karte: Titel = Feld oder Frage, darunter Kategorie · Land · Datei, der Grund im Klartext und rechts die passende Aktion („Dokument öffnen”, „Parzelle aktualisieren”, „Antwort aktualisieren”). Ein Klick führt direkt an die zitierte Datei bzw. die betroffene Parzelle. Öffnet Ihr Lieferant die Anfrage, wechselt sie auf Angesehen, und Sie werden benachrichtigt. Die Schritt-für-Schritt-Sicht aus Lieferantenperspektive steht im Lieferanten-Leitfaden.

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Einmalcode und Sicherheitskontakt

Der Einladungslink ist eine Adressierung, kein Berechtigungsnachweis. Deshalb schützt ein Einmalcode die Änderung bereits eingereichter Daten. Der Code geht an die E-Mail-Adresse, die Sie für diesen Lieferanten hinterlegt haben, ist 15 Minuten gültig, nur einmal verwendbar und erlaubt fünf Versuche. Es gilt immer nur der neueste Code. Die Code-E-Mail wird an niemanden in Kopie gesetzt — auch nicht an Sie. Bestätigt der Lieferant unter „E-Mail für Sicherheitscodes” die Adresse, die ohnehin schon als Code-Postfach gilt, wird kein zweiter Code verlangt; eine ganz neue Adresse braucht zwei Codes — einen an das bisherige Postfach, einen an das neue. Danach gehen die Einmalcodes an die bestätigte Adresse.
Die von Ihnen hinterlegte Unternehmensadresse kann der Lieferant nicht selbst ändern — er kann nur eine eigene Sicherheitsadresse bestätigen, und dafür braucht er den Code an die bisherige Adresse. Meldet er, dass kein Code ankommt, ist die häufigste Ursache eine veraltete Adresse in Ihrer Lieferantenliste. Korrigieren Sie sie unter Lieferanten → Bearbeiten — siehe Lieferanten verwalten.
Hat ein Lieferant mehrere bestätigte Postfächer — etwa weil Sie einen zweiten Ansprechpartner hinterlegt haben und diese Person ihre Adresse selbst bestätigt hat —, fragt der Dialog zuerst, wohin der Code gehen soll. Die Adressen erscheinen dabei maskiert (d***@beispiel.de). Im Audit-Log wird bei den anfälligen Vorgängen festgehalten, welches Code-Postfach die Änderung bestätigt hat. Fehlt der Eintrag, heißt das „nicht abgefragt” — nicht „unbekannte Person”.

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Hilfe direkt im Formular

Im EUDR-Formular steht Ihren Lieferanten ein KI-Assistent zur Verfügung — als Schaltfläche „Hilfe zu diesem Formular” in der Fußzeile und als „Diesen Status erklären” neben dem Status eines Dokuments. Er sieht ausschließlich die Daten dieser einen Einladung, ist nur lesend und trifft keine Compliance-Entscheidung. Schritt-für-Schritt-Anleitungen finden Sie im Lieferanten-Leitfaden. Über dem Chat steht dauerhaft der Hinweis nach Art. 50 KI-VO, dass es sich um eine KI handelt. Auf partnergebrandeten Portalen wird der Assistent nicht eingeblendet.

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Beteiligte in der Lieferkette

Im Abschnitt „Beteiligte in Ihrer Lieferkette” gibt der Lieferant jede Organisation an, die an Herstellung oder Verarbeitung beteiligt ist — mit Firmenname, Rolle, Land und optionaler Notiz. Die Rolle steuert die Analyse nicht. Der Zweck ist die Zuordnung von Zertifikatsinhabern: Ein Dokument, das auf eine andere Organisation als den Lieferanten selbst ausgestellt ist, kann nur akzeptiert werden, wenn diese Organisation als Beteiligte angegeben ist. Fehlt sie, wird das Dokument mit „Inhaber nicht bestätigt” blockiert. Sie prüfen die Angaben auf Ihrer Seite — über die Zeilenaktion „Lieferketten-Beteiligte” in der Lieferantenliste, über die Aufgabe „Lieferketten-Beteiligte prüfen” in der Compliance-Lücken-Ansicht oder direkt aus dem blockierten Dokument heraus. Bestätigte Beteiligte geben deren Dokumente automatisch frei.
Entfernt ein Lieferant einen Beteiligten, können zuvor akzeptierte Dokumente wieder blockieren — der Bestätigungsdialog im Portal sagt ihm das ausdrücklich. Ein erneutes Hinzufügen meldet den Beteiligten neu an und startet die Prüfung erneut; eine ausgesprochene Ablehnung kehrt dabei als Ablehnung zurück, samt Begründung.