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Video-Anleitung

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Übersicht

Über den Einladungslink öffnen Ihre Lieferanten in Polygon One das Formular zur EUDR-Datenanfrage. Dort stellen sie die angeforderten EUDR-Compliance-Nachweise für die angefragten Artikel bereit — ohne eigenes Benutzerkonto.
Der Zugang erfolgt über einen sicheren Link aus der Einladung, ohne separate Registrierung. Der Lieferant kann den Link während der Gültigkeitsdauer erneut öffnen, um fehlende Daten nachzuliefern oder Angaben zu aktualisieren.

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Schritt-für-Schritt-Anleitung

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1. Zugang und Begrüßung

Der Lieferant klickt auf den Link in der E-Mail und sieht die Onboarding-Nachricht mit einer persönlichen Willkommensnachricht.

Begrüßungsseite des Lieferantenportals

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2. Allgemeine Informationen

Nachdem der Lieferant den Link öffnet, sieht er das Formular zur EUDR-Datenanfrage.
1

Firmenname eingeben

Der Lieferant gibt seinen offiziellen Firmennamen ein.
2

Adresse angeben

Der Lieferant gibt seine Firmenadresse ein.
3

Land auswählen

Das Land des Unternehmens wird ausgewählt.

Allgemeine Informationen im Lieferantenportal

4

Fortfahren

Mit “Fortfahren” geht es zum nächsten Schritt.
Der Lieferant kann jederzeit die Sprache des Formulars ändern. Aktuell unterstützt Polygon One Spanisch, Französisch, Englisch und Deutsch.

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3. Geo-Informationen bereitstellen

Für jeden angeforderten Artikel müssen Geodaten bereitgestellt werden:
1

Rohstoffproduzent angeben

Name des Rohstoffproduzenten und Produktionsland eingeben.
2

Geodaten bereitstellen

Über die interaktive Karte werden Produktionsflächen angegeben:
  • Auf Karte zeichnen — Eckpunkte der Produktionsfläche markieren
  • GeoJSON hochladen — Vorhandene Geodaten als Datei hochladen

Geodaten-Eingabe im Lieferantenportal mit interaktiver Karte

3

Für alle Artikel wiederholen

Geodaten werden für alle angeforderten Artikel bereitgestellt. Artikel ohne Geodaten werden als fehlend markiert.
Es ist nicht notwendig, alle Artikel gleichzeitig zu bearbeiten. Der Lieferant kann den Link jederzeit erneut öffnen und fehlende Daten nachliefern.

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4. Sub-Lieferanten einladen (optional)

Falls der Lieferant Materialien von weiteren Unterlieferanten bezieht, kann er diese im Portal einladen:
  • Eingangsartikel beschreiben (Name, Artikelnummer, HS-Code)
  • Lieferantendaten des Unterlieferanten eingeben (Firma, E-Mail)
  • Optional eine persönliche Nachricht hinzufügen
  • Die Einladung wird per E-Mail an den Unterlieferanten gesendet

Sub-Lieferanten im Lieferantenportal einladen

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5. Rechtlicher Compliance-Fragebogen

1

FLEGT-Prüfung (bei Holzprodukten aus VPA-Ländern)

Falls zutreffend, kann eine gültige FLEGT-Lizenz hochgeladen werden. Bei gültiger Lizenz wird der detaillierte Fragebogen übersprungen.
2

Nachhaltigkeitszertifizierung (optional)

Der Lieferant kann eine Zertifizierung (FSC, PEFC, ISCC, etc.) hochladen. Die KI analysiert automatisch, welche Compliance-Kategorien abgedeckt werden.
3

Fragebogen beantworten

Ein länderspezifischer Fragebogen wird ausgefüllt — unterteilt in Kategorien:
  • Allgemeine Fragen
  • Lieferkette & Risikobewertung
  • Landnutzungsrechte & Eigentum
  • Umwelt- & Naturschutzgesetze
  • Forstrecht (bei Holzprodukten)
  • Rechte Dritter & indigener Gemeinschaften
  • Arbeits- & Menschenrechte
  • Steuer-, Handels- & Zollvorschriften
  • Antikorruptionsmaßnahmen
  • Weitere Compliance-Maßnahmen
Für jede Kategorie können Nachweisdokumente hochgeladen werden (PDF, Word, ODT, RTF, TXT).

Rechtlicher Compliance-Fragebogen im Lieferantenportal

4

Einreichung bestätigen

Der Lieferant prüft seine Antworten und klickt auf “Selbstbewertung einreichen”. Unbeantwortete Fragen und fehlende Dokumente werden als Warnung angezeigt.
Nach der Einreichung werden die Daten automatisch von Polygon One analysiert:
  • Satellitenbildauswertung der Geodaten für Entwaldungsrisiken
  • KI-Dokumentenvalidierung der hochgeladenen Nachweise
  • Compliance-Berechnung basierend auf Fragebogen und Nachweisen
Der Lieferant kann den Link für einen gültigen Zeitraum erneut öffnen, um den Status seiner Einreichungen einzusehen, fehlende Daten nachzuliefern oder Informationen zu aktualisieren.