Übersicht
Anfragen an Lieferanten entstehen in Polygon One direkt aus der Risikobehebung: Jede offene Aufgabe in der Compliance-Lücken-Ansicht, die der Lieferant lösen muss, lässt sich als Anfrage an ihn senden. Eine Anfrage benennt immer konkrete Ziele — das fehlende, abgelehnte oder abgelaufene Dokument, die zu korrigierenden Produktionsflächen, die betroffenen Fragebogen-Angaben oder das benötigte Zertifikat — statt pauschal einen ganzen Datenbereich.Es gibt keinen separaten Dialog mehr, in dem Sie Bereiche wie „Geodaten” oder „Fragebogen” zur Aktualisierung ankreuzen. Der Weg führt immer über die konkrete Lücke: Die Anfrage transportiert automatisch, was fehlt, warum es beanstandet wurde und welche Artikel betroffen sind.
Anfrage erstellen
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Compliance-Lücken öffnen
Klicken Sie bei einem Artikel oder Lieferanten mit offenem Risiko auf „Lücken beheben”. Die Compliance-Lücken-Ansicht zeigt jede offene Aufgabe als Karte — gleiche Probleme werden über alle betroffenen Artikel gebündelt.
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Aufgabe anfragen
Öffnen Sie die Aufgabe und wählen Sie die Anfrage-Aktion, z. B. „Für 23 Artikel beim Lieferanten anfragen” oder „Nachweis anfragen”. Die Schaltfläche nennt immer die genaue Reichweite. Mehrere offene, anforderbare Probleme desselben Lieferanten können Sie gesammelt in einer Anfrage senden.
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Nachricht ergänzen (optional)
Fügen Sie bei Bedarf eine persönliche Nachricht hinzu. Der fachliche Kontext — betroffene Dokumente, Flächen, Prüfhinweise und Ablehnungsgründe — wird der Anfrage automatisch beigelegt; Sie müssen ihn nicht abtippen.
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Senden
Unter „Wie möchten Sie die Einladung versenden?” wählen Sie den Weg:
- E-Mail senden — der Lieferant wird automatisch per E-Mail benachrichtigt.
- Link kopieren — Sie erhalten einen Link, den Sie selbst weitergeben; die Schaltfläche heißt dann Link erstellen.
Vorschläge der Analyse
Anfragen entstehen nicht nur von Hand. Reicht ein Lieferant etwas ein, liest die KI-Dokumentenprüfung jeden Nachweis Feld für Feld und entwirft aus den offenen Punkten selbst eine Anfrage — je Punkt mit dem betroffenen Feld, dem zitierten Dokument und dem Grund:- „Im Dokument nicht angegeben” — die Angabe fehlt im Nachweis
- „Aus dem Dokument gelesen — bitte bestätigen” — gelesen, aber nicht sicher genug
- „Konnte aus dem Dokument nicht bestätigt werden” — die Prüffrage bleibt offen
Auf dem Dashboard weist die Kachel „n entworfene Anfragen warten auf Ihre Freigabe” auf offene Vorschläge hin.
Wurde ein Vorschlag nicht automatisch gesendet, steht der Grund direkt darunter — „Nicht automatisch gesendet: Dieser Lieferant wurde vor Kurzem bereits automatisch angefragt” oder „Nicht automatisch gesendet: Tageslimit erreicht”. Der Entwurf bleibt in beiden Fällen freigabefähig; Ihre eigenen Sendungen sind nie begrenzt und starten auch die Sperrfrist nicht.
Was der Lieferant sieht
Der Lieferant öffnet seinen bekannten Einladungslink und sieht die Anfrage als Aufgabe: eine Karte pro Ziel mit dem Grund der Beanstandung, dem betroffenen Dokument bzw. der betroffenen Fläche und der passenden Aktion (Datei ersetzen, hochladen, Fläche oder Antwort korrigieren). Er bearbeitet gezielt nur das Angefragte und sendet eine gesammelte Antwort zurück — ohne das gesamte Onboarding erneut zu durchlaufen. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung aus Lieferantensicht steht im Lieferanten-Leitfaden. Auf der Karte steht statt einer technischen Fehlermeldung eine konkrete Handlungsanweisung. Die beiden häufigsten betreffen den abweichenden Zertifikatsinhaber („Dieses Dokument gehört zu … Geben Sie … als Beteiligten an und reichen Sie das Dokument anschließend erneut ein.”) und den falschen Dokumenttyp („… erfüllt diese Anforderung nicht — erwartet wird hier …”). Beides sind Anweisungen, die der Lieferant ohne Rückfrage bei Ihnen ausführen kann.Fragen Sie dieselbe Sache ein zweites Mal an, sieht der Lieferant das. Die Karte ist dann mit „Nachforderung” gekennzeichnet und nennt das vorherige Ergebnis — bei einer Fläche etwa „Ihr vorheriger Nachweis für diese Fläche wurde abgelehnt.” So ist erkennbar, dass ein erneutes Hochladen derselben Datei nicht genügt. Formulieren Sie die Ablehnungsbegründung deshalb so, dass sie den Unterschied zur ersten Einreichung benennt — sie wird dem Lieferanten mit der nächsten Anfrage weitergegeben.
Verfolgen und prüfen
Der Stand jeder Anfrage ist direkt in der Compliance-Lücken-Ansicht sichtbar:
Zusätzlich informieren Benachrichtigungen über gesendet, angesehen, bereit zur Prüfung und erledigt — siehe Benachrichtigungscenter. Eine noch offene Anfrage können Sie in ihrer Detailansicht über „Anfrage abbrechen” zurückziehen — der Lieferant kann danach nicht mehr darauf antworten.
In der Detailansicht steht außerdem, wer die Anfrage ausgelöst hat: Eine vom System selbst gesendete trägt dort das Kennzeichen „Automatisch gesendet”, und im Audit-Log erscheint sie mit dem Akteur System statt mit einem Namen aus Ihrem Team. Ein Abbruch setzt die 24-Stunden-Sperrfrist für diesen Lieferanten nicht zurück.
Eine gesendete Anfrage gilt nicht als behobenes Risiko. Sie bleibt „Warten auf Lieferanten”, bis die Antwort eingetroffen ist und Sie sie geprüft haben. Lehnen Sie eine Antwort ab, werden Ihre Prüfhinweise bei der nächsten Anfrage an den Lieferanten weitergegeben.