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Übersicht

Das Audit-Log protokolliert lückenlos jede Aktion in Polygon One — egal ob durch ein Teammitglied, einen Lieferanten über das Portal oder eine Systemautomatisierung. So können Administratoren jederzeit nachvollziehen, wer wann welche Änderung an welchem Datensatz vorgenommen hat. Sie finden das Audit-Log unter Einstellungen → Verwaltung → Audit-Log. Die Ansicht ist schreibgeschützt und nur für Firmen-Administratoren sichtbar. Einträge können weder bearbeitet noch gelöscht werden. Die Liste zeigt die Einträge des aktuell aktiven Moduls: Im EUDR-Modul sehen Sie die EUDR- und die modulübergreifenden Einträge, im PPWR-Modul die Verpackungs- und die modulübergreifenden. Wechseln Sie das Modul, wechselt auch der Ausschnitt.

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Spalten

Die Spalten Aktion, Entität und Details lassen sich über die Spaltenauswahl ausblenden; Zeit und Akteur nicht — ohne sie wäre ein Eintrag nicht lesbar.

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Vier Arten von Akteuren

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Suchen und Filtern

  • Suche — das Feld über der Tabelle („Aktionen suchen…”) durchsucht die technische Bezeichnung der Aktion (englisch, z.B. deleted oder created), nicht die angezeigte Beschriftung und nicht die Akteure, Entitäten oder Details. Wollen Sie auf einen bestimmten Vorgang einschränken, nutzen Sie den Filter Aktion — er bietet die angezeigten Namen an
  • Akteur — auf einzelne Teammitglieder einschränken
  • Akteurstyp — Mitglied, Lieferant, Integration oder System
  • Entitätstyp — siehe die Liste unter Protokollierte Aktionen
  • Aktion — auf einzelne Vorgänge einschränken
  • Zeitraum — Von-/Bis-Datum auswählen
Aktive Filter erscheinen als entfernbare Chips. Über “Zurücksetzen” löschen Sie Suche und alle Filter auf einmal.

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Detailansicht

Klicken Sie auf einen Eintrag, um den Dialog “Audit-Eintrag” zu öffnen. Er zeigt Zeit, Akteur, Entität und Entitäts-ID, dann unter Änderungen eine Tabelle mit Feld, Vorher und Nachher sowie die übrigen protokollierten Details in lesbarer Form. Gibt es zu einem Eintrag nichts weiter zu zeigen, steht dort „Keine weiteren Details”.

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Protokollierte Aktionen

Protokolliert wird nicht nur der EUDR-Teil der Plattform. Der Filter Entitätstyp bietet diese Datensatzarten an — welche davon, richtet sich nach dem aktiven Modul: Je nach Datensatzart werden Anlage, Änderung, Import, Löschung und Wiederherstellung festgehalten — welche davon, hängt davon ab, welche Vorgänge es für die Art überhaupt gibt. Dazu kommen die fachlichen Ereignisse — etwa DDS eingereicht, EUDR-Status überschrieben oder Lieferant zugewiesen —, das Verknüpfen von Vormaterialien und die Angaben, die Lieferanten über das Portal einreichen (Compliance-Daten, Geodaten, Dokumente).
Auch das Ende der Aufbewahrungsfrist steht im Protokoll. Räumt die automatische Aufbewahrungsbereinigung einen Datensatz endgültig ab, entsteht dafür ein eigener Eintrag „… endgültig gelöscht” mit System als Akteur — je endgültig abgeräumtem Hauptdatensatz einer (Artikel, Lieferant, Parzelle, Dokument, DDS-Erklärung, Verpackungseinheit …). Was mit ihm als abhängiger Datensatz mitgelöscht wird, bekommt keinen eigenen Eintrag. Der Nachweis, dass gelöscht wurde, überlebt damit den gelöschten Datensatz.
Verweist ein Eintrag auf einen Datensatz, der inzwischen gelöscht wurde oder außerhalb Ihres Unternehmens liegt, wird statt eines Links ein neutraler Hinweis angezeigt. So bleiben Daten anderer Mandanten geschützt.

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Nachweise für eine Behörde bereitstellen: das Audit-Paket

Das Audit-Log selbst hat keinen Export-Button — es ist die Recherche-Ansicht in der Anwendung. Wenn Sie einer Behörde, einem Auditor oder einem Kunden Nachweise übergeben müssen, nutzen Sie stattdessen das Audit-Paket. Das Audit-Paket bündelt alles, was zu einem Lieferanten gesammelt wurde, in einem ZIP-Archiv: die Daten und Analyseergebnisse zu diesem Lieferanten und seinen Artikeln als CSV-Dateien, die zugehörigen Dateien im Original und eine Manifest-Datei mit Erstellungszeitpunkt, Umfang sowie Zeilen- und Dateizahlen. Als Dateien enthalten sind die hochgeladenen Nachweis- und Rechtsdokumente, die erzeugten Berichts-PDFs, die Übermittlungs-Snapshots der DDS-Erklärungen, die Kartenbilder der Parzellen und die Anhänge aus der Kommunikation mit diesem Lieferanten. Sind zu seinen Artikeln auch Verpackungsdaten erfasst, kommen die dazugehörigen Verpackungsnachweise hinzu.
Bedenken Sie beim Weitergeben, dass auch die Anhänge aus dem Nachrichtenverlauf mit diesem Lieferanten im Paket liegen.
1

Lieferanten öffnen

Gehen Sie in Eingehend auf den Lieferanten, für den Sie Nachweise brauchen, und öffnen Sie dessen Aktionsmenü. Erzeugen können das Paket die Rollen Inhaber, Admin und Bearbeiter, sofern das EUDR-Modul für sie freigeschaltet ist; ein Leser kann es nicht.
2

Audit-Paket herunterladen

Wählen Sie Audit-Paket herunterladen.
3

Zusammenstellung abwarten

Das Paket wird im Hintergrund erzeugt („Audit-Paket wird zusammengestellt…”). Bei vielen Dokumenten dauert das einen Moment; Sie können weiterarbeiten. Sobald es fertig ist, meldet sich „Audit-Paket bereit” und der Download startet von selbst. Läuft für denselben Lieferanten bereits eine Zusammenstellung, wird keine zweite gestartet — die Anwendung sagt Ihnen das und hängt sich an die laufende an, der Download kommt also trotzdem.
Dauert die Zusammenstellung ungewöhnlich lange, sagt die Anwendung Ihnen das und hört auf zu warten — starten Sie sie dann später einfach erneut. Der Inhalt entspricht immer dem Datenstand zum Zeitpunkt der Zusammenstellung.
Das Audit-Paket ist eine Momentaufnahme Ihres Datenbestands zum Zeitpunkt der Erstellung, kein revisionssicheres Archiv im Sinne einer gesetzlichen Aufbewahrungslösung. Für die gesetzliche Aufbewahrung nach EUDR Art. 12 gelten weiterhin Ihre eigenen Aufbewahrungspflichten.