Übersicht
Zu jedem Lieferanten führt Polygon One eine Liste dessen, was bei ihm noch fehlt. Diese Kennzeichnungen steuern die Erinnerungs-E-Mails. Sichtbar sind sie im Dialog Nachricht senden der Lieferkette, dort unter der Überschrift Fehlende Compliance-Elemente und als ganzer Satz formuliert — „Geodaten fehlen”, „Kritische Fragebogen-Probleme”, „Rechtliche Dokumente in Prüfung” und so fort. In der Lieferkette selbst zeigt die Lieferantenkarte je Artikel die drei Kategorie-Anzeigen Geodaten, Fragebogen und Rechtliche Dokumente; der Dialog Ausstehende Lieferanten benachrichtigen fasst sie gröber zu den angefragten Bereichen zusammen. Die Überschriften unten sind die Kurzform dieser Seite, nicht der Wortlaut der Anwendung: Dort lesen Sie denselben Punkt als ganzen Satz. Wir behalten die Kurzform, weil sie sich leichter nachschlagen lässt. Diese Seite beantwortet für jede Kennzeichnung zwei Fragen: Was bedeutet sie? und Was muss der Lieferant tun?Die meisten Kennzeichnungen beschreiben die Datenlage, nicht die Konformität — drei tun beides: Fragebogen (kritisch) und Rechtl. Dokumente (nicht konform) setzen die betroffene Kategorie auf Nicht konform, Ungültige Geodaten setzt sie auf Ungültig. Umgekehrt gilt weiterhin: Ein Lieferant ohne offene Lücken kann trotzdem einen Risikobefund haben — dafür ist der Befund-Katalog zuständig.
Einladung
Die beiden Einladungs-Kennzeichnungen gibt es nur für Tier-1-Lieferanten — die, deren Einladung Sie selbst verwalten. Für Lieferanten ab Tier 2 werden sie nicht gebildet.
Einladung nicht gesendet
Es wurde noch keine Einladung an diesen Lieferanten gesendet.- Was der Lieferant tun muss: Die Erinnerungs-E-Mail bittet ihn — wie bei „Einladung ausstehend” — das Lieferanten-Onboarding-Formular auszufüllen. Voraussetzung dafür ist aber, dass Sie die Einladung überhaupt erst senden: Sie sind zuerst am Zug.
- Ihr nächster Schritt: Einladung senden. Siehe Lieferanten-Onboarding. Der Lieferant braucht keinen eigenen Account; er erhält einen sicheren Link.
Einladung ausstehend
Eine Einladung wurde gesendet, aber der Lieferant hat sie noch nicht abgeschlossen.- Was der Lieferant tun muss: das Onboarding-Formular ausfüllen.
- Ihr nächster Schritt: Erinnerung senden. Prüfen Sie im Einladungsverlauf, ob die Einladung überhaupt geöffnet wurde — eine nie geöffnete Einladung deutet eher auf ein Zustellproblem als auf Untätigkeit hin.
Geodaten
Geodaten
Für mindestens einen Artikel dieses Lieferanten hat die Analyse noch kein verwertbares Geodaten-Ergebnis. Das ist der Sammelzustand für „noch nicht entschieden”: Meist fehlen die Parzellenkoordinaten ganz — es kann aber ebenso bedeuten, dass Parzellen vorliegen, die Analyse aber noch keinen Status erzeugt hat.- Warum das wichtig ist: Ohne Parzellenkoordinaten lässt sich nicht überprüfen, dass die Flächen nicht mit Entwaldung verbunden sind. Art. 9 EUDR verlangt die Geolokalisierung.
- Was der Lieferant tun muss: die Geodaten für seine Parzellen hochladen.
- Ihr nächster Schritt: anfordern — oder selbst importieren, wenn Ihnen die Daten vorliegen (siehe Parzellenimport).
Ungültige Geodaten
Geodaten wurden bereitgestellt, aber als ungültig eingestuft — zum Beispiel Parzellen, die Wasser- oder bebaute Flächen überlappen.- Warum das wichtig ist: Der Artikel steht auf Ungültig. Das ist kein Risikobefund, sondern ein Datenfehler: Es liegt keine belastbare Analysegrundlage vor.
- Was der Lieferant tun muss: die ungültigen Geodaten seiner Produktionsparzellen korrigieren.
- Ihr nächster Schritt: Korrektur anfordern und dabei die betroffenen Parzellen benennen. Häufigste Ursachen: vertauschte Längen-/Breitengrade, falsches Koordinatenformat, zu grob gezeichnetes Polygon.
Fragebogen
Fragebogen
Der Compliance-Fragebogen wurde noch nicht ausgefüllt.- Warum das wichtig ist: Der Fragebogen bestimmt, welche rechtlichen Risiken für dieses Erzeugerland überhaupt gemindert werden müssen und welche Dokumente relevant sind. Solange er offen ist, ist auch die Dokumentenliste unvollständig.
- Was der Lieferant tun muss: den rechtlichen Compliance-Fragebogen ausfüllen — Angaben zu seinen Produktionspraktiken und seinem rechtlichen Status.
Fragebogen (kritisch)
Der Fragebogen hat kritische Compliance-Probleme aufgedeckt.- Warum das wichtig ist: Diese Probleme lassen sich nicht durch Dokumenten-Uploads lösen. Wenn eine Antwort selbst das Risiko auslöst, muss die Antwort korrigiert werden.
- Was der Lieferant tun muss: die kritischen Probleme im Compliance-Fragebogen beheben.
- Ihr nächster Schritt: gezielt die betroffenen Fragen anfordern, nicht den ganzen Fragebogen erneut.
Fragebogen (Warnungen)
Der Fragebogen hat potenzielle Risiken markiert, die überprüft werden müssen, die Compliance aber nicht blockieren.- Was der Lieferant tun muss: die Warnungen im Compliance-Fragebogen überprüfen.
- Ihr nächster Schritt: optional. Sie können den Artikel mit offener Warnung zur DDS führen — die Warnung bleibt sichtbar.
Rechtliche Dokumente
Rechtliche Dokumente
Rechtliche Dokumente wurden noch nicht eingereicht.- Warum das wichtig ist: Genehmigungen und Zertifizierungen belegen die Einhaltung lokaler Gesetze zu Landnutzung, Umwelt und Arbeit.
- Was der Lieferant tun muss: die erforderlichen rechtlichen Compliance-Dokumente hochladen.
- Ihr nächster Schritt: Benennen Sie in der Anfrage die konkrete Rechtskategorie. Eine Anfrage „bitte Dokumente hochladen” ohne Kategorie führt regelmäßig zu unpassenden Dateien.
- Wenn es das Dokument nicht gibt: Der Lieferant kann die Anforderung mit einer begründeten Erklärung beantworten. Sie entscheiden darüber in der Compliance-Lücken-Ansicht mit Erklärung annehmen oder Erklärung ablehnen — annehmen schließt die Lücke jedoch nicht; siehe Risikobehebung.
Rechtl. Dokumente (ausstehend)
Dokumente wurden eingereicht und werden derzeit überprüft; Nachweiszuordnungen warten auf Bestätigung.Diese Kennzeichnung entsteht auch vorgelagert: Wartet bei einem upstream liegenden Lieferanten eine rechtliche Prüfung, wird sie für diesen Lieferanten gesetzt — selbst wenn er selbst nichts eingereicht hat. Prüfen Sie deshalb, ob die ausstehende Prüfung wirklich bei ihm liegt, bevor Sie ihn erinnern.
- Was der Lieferant tun muss: nichts — Sie sind am Zug.
- Ihr nächster Schritt: Die vorgeschlagenen Zuordnungen bestätigen oder ablehnen. Ein hochgeladenes Dokument deckt erst dann etwas ab, wenn seine Verwendung bestätigt ist.
Rechtl. Dokumente (nicht konform)
Rechtliche Dokumente wurden geprüft und als nicht konform eingestuft.- Was der Lieferant tun muss: korrigierte oder zusätzliche Dokumente bereitstellen.
- Ihr nächster Schritt: Geben Sie die Prüfhinweise weiter. Der Lieferant kann eine Ablehnung nicht beheben, wenn er den Ablehnungsgrund nicht kennt.
Lieferanten erinnern
Alle auf einmal: „Ausstehende Lieferanten benachrichtigen”
Über Ausstehende Lieferanten benachrichtigen im Compliance-Dashboard (Eingehend) senden Sie Erinnerungen an alle Lieferanten, die Ihren Prozess blockieren. Jeder ausgewählte Lieferant erhält genau die Anfragen, die bei ihm noch offen sind; der Dialog sagt es selbst: „Bereits laufende Anfragen werden als Erinnerung erneut gesendet.” Der Dialog lädt beim Öffnen die Liste der ausstehenden Lieferanten — eine Zeile je Lieferant, mit den offenen Bereichen (Geolokalisierungsdaten, Rechtsdokumente, Fragebogen zur Rechtskonformität, Allgemeine Informationen, Zertifizierungen) und, wo bereits angefragt wurde, der Zusatzkennzeichnung „… · angefragt”. Alles Sendbare ist vorausgewählt; Alle abwählen und Alle auswählen sind der schnelle Weg zur Teilmenge.
Unter „Wie möchten Sie die Einladung versenden?” wählen Sie E-Mail senden (hier als Empfohlen vorbelegt) oder Link kopieren. Auf dem zweiten Weg werden die Anfragen angelegt, aber nichts versendet — die App sagt dazu: „Die Anfragen wurden angelegt, aber keine E-Mail versendet. Öffnen Sie den Lieferanten, um den Link zu kopieren.”
Nach dem Lauf steht je Lieferant das Ergebnis — Gesendet, Erinnert oder ein Grund wie Nichts mehr offen — darüber die Zusammenfassung „… gesendet · … erinnert · … übersprungen”. Konnte eine E-Mail nicht zugestellt werden, trägt die Zeile zusätzlich Keine E-Mail.
Es gibt keine Wartezeit zwischen zwei Erinnerungen. Ein Lieferant, der gerade erst erinnert wurde, lässt sich sofort wieder auswählen — das ist beabsichtigt. Steuern Sie den Rhythmus selbst über die Auswahl.Lieferanten mit Sitz in der EU stehen nicht in dieser Liste: Sie schulden Ihnen als nachgelagerter Marktteilnehmer keine eigene Sorgfaltserklärung. Bei sehr vielen ausstehenden Lieferanten zeigt der Dialog eine erste Teilmenge und sagt das in einer eigenen Zeile.
Einzeln erinnern: aus der Compliance-Lücken-Ansicht
Hat ein Lieferant eine offene Anfrage, steht in der Compliance-Lücken-Ansicht oben die Schaltfläche „Erinnerung senden (… angefragt)” — auf allen drei Reitern, auch während Sie unter Zu prüfen arbeiten. Öffnen Sie die Ansicht aus einem einzelnen Artikel heraus, heißt sie „Lieferant an alle offenen Anfragen erinnern (…)”, denn die Erinnerung geht über alle offenen Anfragen dieses Lieferanten, nicht nur über die des Artikels. Dieselbe Schaltfläche liegt außerdem im Fuß des Anfrage-Dialogs. Der Lieferant bekommt daraufhin eine E-Mail über alle offenen Punkte, mit der Betreffzeile „Erinnerung: …”. Wurde schon erinnert, steht die Zählung darunter: „…× erinnert, zuletzt …”. Bei null Erinnerungen erscheint diese Zeile nicht.Reihenfolge, die Zeit spart
1
Erst einladen
Ohne abgeschlossene Einladung gibt es keinen Kanal, über den Daten hereinkommen. „Einladung nicht gesendet” und „Einladung ausstehend” sind deshalb immer zuerst dran.
2
Dann den Fragebogen
Der Fragebogen bestimmt, welche Dokumente überhaupt gebraucht werden. Dokumente vor dem Fragebogen anzufordern erzeugt oft die falschen.
3
Dann Geodaten
Erst mit Parzellen läuft die Satellitenanalyse — und erst danach ist bekannt, welche Geo-Risiken zusätzlich einen Nachweis brauchen.
4
Zuletzt die Dokumente
Jetzt steht fest, welche Rechtskategorien offen sind und welche Parzellen ein Dokument abdecken muss. Eine Anfrage zu diesem Zeitpunkt ist präzise und muss selten wiederholt werden.
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Lieferanten einladen und Informationen anfordern.
Anfragen an Lieferanten
Gezielte Korrektur- und Nachweisanfragen aus der Risikobehebung.
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Die Befunde in der Compliance-Lücken-Ansicht im Einzelnen.
Status-Glossar
Was die Compliance-Status an Artikeln und Lieferanten bedeuten.