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Übersicht

Im Bereich Dokumente (Seitenleiste → Lieferkette → Dokumente, /documents; die Seite selbst ist mit Nachweisdokumente überschrieben) finden Sie eine zentrale Übersicht über alle hochgeladenen Compliance-Dokumente in Polygon One — egal ob von Ihnen oder Ihren Lieferanten eingereicht. In der Praxis ist diese Seite Ihre organisationsweite Prüf- und Review-Ansicht für Nachweise.

Dokumentenübersicht mit Statusfilter

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Funktionen

  • Zentrale Dokumentenübersicht — Alle Nachweisdokumente an einem Ort einsehen
  • Suche & Filter — Per Textsuche nach Artikel oder Lieferant suchen und nach Validierungsstatus filtern (Alle, Verifiziert, Ausstehend, Abgelehnt, Abgelaufen); die Dokumente sind nach Lieferant und Artikel gruppiert
  • Gelöschte anzeigen — Optional auch entfernte Dokumente einblenden
  • Validierungsstatus — Sofort erkennen, welche Dokumente verifiziert, abgelehnt oder abgelaufen sind
  • Detailansicht — KI-Analyseergebnisse, Originaldokument und Metadaten einsehen
  • Review-Fokus — Ausstehende oder problematische Dokumente schnell priorisieren

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Dokument-Status

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Dokumenten-Detailansicht

Klicken Sie auf ein Dokument in der Übersicht, um den Detaildialog zu öffnen.

Dokumentenübersicht mit Statusfilter

Die Detailansicht enthält:

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Metadaten

  • Dokumentname und Dateityp
  • Hochgeladen von — Name des Benutzers oder Lieferanten, der das Dokument eingereicht hat
  • Hochgeladen am — Datum des Uploads
  • Zertifizierungsschema — Falls angegeben (z.B. FSC, PEFC, RSPO, Rainforest Alliance)
  • Zugeordnete Artikel — Welche Artikel durch dieses Dokument abgedeckt werden
  • Notizen — Vom Uploader hinzugefügte Kontextinformationen

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KI-Analyseergebnis

Nach dem Upload wird jedes Dokument automatisch durch die KI analysiert. Der Detaildialog zeigt das vollständige Analyseergebnis:
Bei hoher Konfidenz und keinen Warnungen wird das Dokument automatisch als Auto-Verifiziert akzeptiert. Bei niedriger Konfidenz oder kritischen Hinweisen wechselt der Status zu Ausstehend und erfordert eine manuelle Überprüfung.

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Zertifikatsregister-Prüfung

Bei FSC- und PEFC-Zertifikaten zeigt die Detailansicht zusätzlich ein Register-Badge an. Es gibt an, ob die Lizenz im offiziellen Register bestätigt ist, der Inhabername abweicht, die Lizenz ungültig/abgelaufen ist oder die Live-Prüfung nicht verfügbar war. Das Badge ist rein informativ. Details siehe Nachweise hochladen → Zertifikatsregister-Prüfung.

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Originaldokument herunterladen

Über die Schaltfläche „Original herunterladen” im Detaildialog laden Sie das Originaldokument als PDF herunter. Für einen Stapel nutzen Sie in der Werkzeugleiste „Alle herunterladen ({Anzahl})” — der Export folgt den gesetzten Filtern.

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Aktionen am Dokument

Neben dem Herunterladen bietet die Seite folgende Aktionen — die meisten im Überlaufmenü (⋯) des Detaildialogs:

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Abgelaufene Dokumente akzeptieren

Ist ein Dokument abgelaufen, blendet der Detaildialog die Entscheidung „Trotz Ablauf akzeptieren” ein. Sie müssen dabei eine Begründung eingeben; ohne Begründung bleibt die Bestätigung gesperrt.
Solange diese Entscheidung offen ist, sind die Kategorieentscheidungen (Akzeptieren / Ablehnen) gesperrt — der Ablauf wird zuerst geklärt. Nach der Annahme werden die betroffenen Artikel neu berechnet; die bereits getroffenen Kategorieentscheidungen bleiben unverändert.

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Überprüfungsprozess

Der Überprüfungsprozess für Dokumente läuft in drei Phasen ab:
1

Upload & automatische Analyse

Nach dem Hochladen wird das Dokument automatisch durch die KI analysiert. Die KI klassifiziert den Dokumenttyp, ordnet ihn den relevanten Compliance-Kategorien zu und vergibt einen Konfidenz-Score.
2

Automatische oder manuelle Entscheidung

  • Hohe Konfidenz, keine kritischen Hinweise → Das Dokument wird automatisch als Auto-Verifiziert akzeptiert.
  • Niedrige Konfidenz oder Warnungen → Der Status wechselt zu Ausstehend. Sie erhalten eine Benachrichtigung und müssen das Dokument manuell prüfen.
3

Manuelle Überprüfung (falls erforderlich)

Bei ausstehenden Dokumenten können Sie im Detaildialog:
  • Das Originaldokument herunterladen und prüfen
  • Die KI-Analyseergebnisse und Empfehlung einsehen
  • Im Abschnitt Offene Entscheidungen je Compliance-Kategorie auf Akzeptieren oder Ablehnen klicken — einzeln oder über „Auswahl akzeptieren ({Anzahl})” / „Auswahl ablehnen ({Anzahl})” für mehrere Kategorien auf einmal
Es gibt keine Schaltfläche, die ein ganzes Dokument pauschal verifiziert oder ablehnt. Entschieden wird immer je Compliance-Kategorie (bei flächenbezogenen Nachweisen je Parzelle: Bestätigen / Ablehnen); der angezeigte Dokumentstatus ergibt sich aus diesen Einzelentscheidungen.
Warten viele Dokumente auf Prüfung, öffnen Sie über die Schaltfläche Prüfliste die firmenweite Warteschlange und entscheiden mehrere Dokumente gesammelt — Details unter Risikobehebung → Prüfliste.

Manuelle Dokumentenprüfung

Bei abgelehnten Dokumenten muss ein neues Dokument eingereicht werden. Die Ablehnung erscheint als anforderbare Aufgabe in der Risikobehebung; Ihre Prüfhinweise werden dem Lieferanten mit der Anfrage weitergegeben.
Alle Dokumente werden gemäß EUDR-Anforderungen mindestens 5 Jahre aufbewahrt.
Hochgeladen wird hier nicht. Die Dokumentenübersicht hat keine Upload-Schaltfläche. Neue Nachweise kommen über „Nachweis hochladen” in den Zeilenaktionen des Compliance-Dashboards (/inbound) herein — siehe Nachweise hochladen — oder über das Lieferantenportal. Die Dokumentenübersicht dient der zentralen Verwaltung und Einsicht — besonders hilfreich, um abgelehnte oder ausstehende Dokumente schnell zu identifizieren.