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Übersicht

Unter Lieferanten im EUDR-Modul verwalten Sie Firmen- und Kontaktdaten, verknüpfte Artikel und die Zuständigkeit in Ihrem Team.
Anlegen, Einladen und Prüfen sind verschiedene Schritte. Das Erstellen oder Importieren von Lieferantenstammdaten versendet noch keine Einladung und bestätigt keine EUDR-Compliance. Beim späteren Artikel- oder Bestellimport können eingerichtete Automationen jedoch Anfragen auslösen. Siehe automatische Anfragen.

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Lieferanten finden und filtern

Suchen Sie nach dem Lieferantennamen. Nutzen Sie bei Bedarf die Filter für Land, Compliance und Zuständig. Aktive Filter wirken gemeinsam; setzen Sie sie zurück, wenn ein erwarteter Lieferant fehlt. Nur EUDR-relevante blendet Lieferanten mit dem Compliance-Status Nicht EUDR-relevant aus. Dazu gehören Lieferanten ohne EUDR-relevante Artikel und solche, deren relevante Artikel vollständig außerhalb des Anwendungsbereichs liegen. Der Schalter ist standardmäßig aktiv, kann aber je nach Unternehmenseinstellung anders vorbelegt sein. Bei einem direkten Lieferantenlink aus einer Benachrichtigung wird der voreingestellte Relevanzfilter aufgehoben.
Ein gerade angelegter Lieferant ohne verknüpfte relevante Artikel kann durch diesen Filter verborgen sein. Schalten Sie Nur EUDR-relevante aus, bevor Sie ihn erneut anlegen oder importieren.
Mit Gelöschte anzeigen nehmen Sie zusätzlich gelöschte Datensätze in die Liste auf. Die Markierung in der Zeile unterscheidet sie von aktiven Lieferanten.

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Lieferanten importieren (Excel oder CSV)

Laden Sie die aktuelle Vorlage über das Menü neben Importieren herunter. Die Excel-Vorlage (.xlsx) enthält ein Blatt Anleitung mit Pflichtfeldern und zulässigen Werten. CSV ist ebenfalls möglich.

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Felder der Vorlage

Das Lieferantenland ist nicht automatisch das Erzeugerland der Rohstoffe. ISO-Codes wie DE sind für Imports besonders eindeutig; Polygon One erkennt außerdem englische und unterstützte lokalisierte Ländernamen wie Germany oder Deutschland. Die Auswirkungen des Feldes erklärt Welche Lieferantenadresse?.

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Import durchführen

1

Datei vorbereiten

Füllen Sie die Vorlage aus. Behalten Sie eine bestehende externe ID bei, wenn Sie denselben Lieferanten aktualisieren möchten. Verwenden Sie eigene Spaltennamen, konfigurieren Sie deren Zuordnung unter Einstellungen → CSV-Importe → Lieferanten.
2

Datei auswählen

Klicken Sie in der Lieferantenliste auf Importieren und wählen Sie die Excel- oder CSV-Datei. Ohne bestätigungspflichtige Überschreibungen startet der Import direkt nach der Prüfung der Datei.
3

Überschreibungen bei Bedarf bestätigen

Werden vorhandene Werte ersetzt, öffnet sich eine Vorschau. Prüfen Sie die Änderungen und wählen Sie aus, welche der angezeigten Aktualisierungen übernommen werden sollen. Kontrollieren Sie insbesondere Haupt-E-Mail, Land und externe ID. Bestätigen Sie anschließend den Import oder brechen Sie ab.
4

Ergebnis kontrollieren

Bei einem vollständig erfolgreichen Import neuer Datensätze bestätigt eine kurze Meldung die importierte Anzahl. Enthält der Lauf Aktualisierungen, übersprungene oder fehlgeschlagene Zeilen, öffnet sich stattdessen eine detaillierte Ergebnisansicht. Korrigieren Sie fehlerhafte Zeilen und importieren Sie diese erneut; eine gemischte Ergebnisliste bedeutet nicht, dass alle Zeilen gespeichert wurden.
Bestehende Lieferanten werden über externe ID oder normalisierten Namen erkannt. Verweisen beide Angaben auf unterschiedliche Lieferanten oder ist die Zuordnung mehrdeutig, wird die Zeile als Fehler gemeldet. Gleiche bzw. zusammenführbare Zeilen können zusammengefasst werden; widersprüchliche Dubletten müssen Sie in der Datei bereinigen.
Weitere Kontakte im Import werden ergänzt. Ein leeres CC-Feld entfernt keine bestehenden Kontakte. Entfernen Sie nicht mehr benötigte Empfänger gezielt im Bearbeiten-Dialog. Eine ungültige CC-Adresse macht die betreffende Importzeile ungültig.
Bei Fehlern hilft Importfehler (EUDR). Artikel- und Bestellimporte können Lieferanten auch selbst anlegen; die separate Lieferantenliste muss daher nicht zwingend vorher importiert werden. Für die notwendigen Angaben im Bestellimport siehe Import und Erstellung.

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Lieferanten manuell erstellen

1

Erstellen öffnen

Klicken Sie in der Lieferantenliste auf Erstellen.
2

Stammdaten erfassen

Geben Sie Lieferantenname, eine gültige E-Mail, Land und eine Adresse ein. Das Straßen-/Adressfeld darf nicht leer bleiben. Optional ergänzen Sie Kontaktperson, externe ID und weitere Kontakte. Unter Artikel können Sie vorhandene Artikel zuordnen.
3

Lieferanten speichern

Klicken Sie auf Erstellen. Meldet das Formular einen bereits verwendeten Namen oder eine externe ID, prüfen Sie den bestehenden Lieferanten. Nach erfolgreichem Speichern können Sie ihn bearbeiten oder separat einladen.
Weitere Kontakte in diesem Erstellen-Dialog werden zusammen mit dem neuen Lieferanten gespeichert. Brechen Sie vor dem Erstellen ab, werden diese Entwürfe nicht übernommen.

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Lieferanten bearbeiten

Öffnen Sie ⋯ → Bearbeiten in der gewünschten Zeile, passen Sie die Stammdaten oder Artikelzuordnung an und speichern Sie. Änderungen der Formularfelder werden erst mit dem Speichern übernommen.

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Weitere Kontakte (zweiter Ansprechpartner)

Unter Weitere Kontakte können Sie eine E-Mail-Adresse hinzufügen oder nach Bestätigung entfernen. Diese Adressen erhalten Lieferanten-E-Mails in Kopie (CC); die Haupt-E-Mail bleibt der Hauptempfänger. Die Hauptadresse kann nicht nochmals als weiterer Kontakt hinzugefügt werden.
Bei einem bestehenden Lieferanten werden weitere Kontakte sofort gespeichert. Das spätere Abbrechen des Bearbeiten-Dialogs macht das Hinzufügen oder Entfernen nicht rückgängig. Das unterscheidet sich von den übrigen Formularfeldern und vom Erstellen eines neuen Lieferanten.

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Haupt-E-Mail und Sicherheitscodes

Die Haupt-E-Mail ist die Kontaktadresse für Einladungen und Nachrichten. Hat der Lieferant im Portal eine eigene Adresse für Sicherheitscodes bestätigt, wird diese mit Bestätigungsdatum unter dem E-Mail-Feld angezeigt. Das Ändern der Haupt-E-Mail ersetzt diese bestätigte Sicherheitsadresse nicht. Einmalcodes werden nicht per CC verschickt. Ein weiterer Ansprechpartner bestätigt seine eigene Adresse im Portal, um sie für Sicherheitscodes verwenden zu können. Entfernen Sie einen CC-Kontakt, endet dessen Aufnahme in den E-Mail-Verteiler. Ist die Adresse zugleich die zuletzt bestätigte Sicherheitsadresse, bleibt sie dafür hinterlegt, bis der Lieferant eine andere bestätigt.

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Zuständigkeit im Team

In der Käuferansicht zeigt Zuständig das verantwortliche Teammitglied. Filtern Sie nach Mir zugewiesen, Nicht zugewiesen oder einem bestimmten Mitglied. Mit der entsprechenden Berechtigung können Sie über ⋯ → Zuweisen an einen Lieferanten zuweisen oder die Zuweisung aufheben. Für mehrere Lieferanten wählen Sie aktive Zeilen aus und verwenden die Zuweisungsaktion über der Tabelle. Die Zuständigkeit organisiert die Arbeit; sie ändert nicht, wer Daten sehen darf. Erstellen, Bearbeiten, Import, Löschen und Zuweisen unterliegen den Berechtigungen Ihres Unternehmens. Einladungen setzen ebenfalls die passende Rolle voraus. Details finden Sie unter Rollen und Berechtigungen.

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Lieferanten einladen

1

Anfrage öffnen

Wählen Sie beim bestehenden Lieferanten ⋯ → Informationen anfordern. Über Einladen oberhalb der Tabelle können Sie ebenfalls eine Einladung beginnen.
2

Empfänger und Umfang prüfen

Prüfen Sie die Kontaktdaten und die ausgewählten EUDR-relevanten Artikel. Ergänzen Sie bei Bedarf Hinweise für den Lieferanten. Hat ein Lieferant Artikel, von denen keiner EUDR-relevant ist, ist das Absenden gesperrt; prüfen Sie zunächst die Artikelzuordnung.
3

Versandart auswählen

Wählen Sie den automatischen E-Mail-Versand oder die manuelle Weitergabe. Bei manueller Weitergabe erhalten Sie einen Link und einen Nachrichtentext zum Kopieren und versenden diese selbst.
4

Ergebnis prüfen

Ein erstellter Link bedeutet noch keine versendete E-Mail. Schlägt der automatische Versand nach dem Erstellen der Einladung fehl, zeigt der Dialog eine Warnung und den Link zur manuellen Weitergabe.

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Mehrere Lieferanten einladen

Wählen Sie die gewünschten aktiven Lieferanten über die Kontrollkästchen aus und klicken Sie auf Einladen mit der angezeigten Anzahl. Prüfen Sie die Auswahl und die Versandart im Dialog. Das Ergebnis weist pro Lieferant aus, ob eine E-Mail versendet, ein Link erstellt, der Lieferant übersprungen oder ein Fehler gemeldet wurde. Prüfen Sie diese Ergebnisse, bevor Sie einen weiteren Durchlauf starten.

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Einladungen nachverfolgen

Öffnen Sie ⋯ → Einladungen anzeigen. Der Verlauf zeigt Einladungsstatus und, soweit vorhanden, den E-Mail-Zustellstatus. Je nach Status und Berechtigung können Sie den Link kopieren, erneut senden oder die Einladung abbrechen. Ein zugestelltes oder geöffnetes Schreiben bestätigt noch keine vollständige Datenbereitstellung oder Compliance.

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Lieferanten exportieren

Exportieren lädt eine Excel-Datei der aktuell gefilterten Lieferantenliste herunter, auch über mehrere Tabellenseiten hinweg. Bei ausgewählten Zeilen bezieht sich der Export auf die Auswahl. Prüfen Sie deshalb vorher Suchbegriff, Filter und Auswahl.

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Lieferanten löschen und wiederherstellen

Über ⋯ → Löschen verschieben Sie einen Lieferanten nach Bestätigung in den Papierkorb. Für mehrere Lieferanten verwenden Sie die Kontrollkästchen und die Löschaktion mit der angezeigten Anzahl.
Das Löschen betrifft auch zugehörige Lieferantendaten, Parzellen und über Einladungen verknüpfte Unterlieferanten Ihres Unternehmens. Vom Lieferanten ausgehende Einladungen an Unterlieferanten werden entfernt. Prüfen Sie die Auswahl und die Folgen für Ihre Datensammlung, bevor Sie bestätigen.
Zum Wiederherstellen aktivieren Sie Gelöschte anzeigen, suchen den gelöschten Datensatz und wählen Wiederherstellen im Zeilenmenü oder für die ausgewählten gelöschten Zeilen. Verwenden Sie den ursprünglichen Datensatz, statt einen gleichnamigen Lieferanten neu anzulegen. Prüfen Sie danach auch Unterlieferanten und Einladungen; entfernte Einladungen werden nicht wiederhergestellt. Ein erreichtes Parzellenlimit kann die Wiederherstellung verhindern. Endgültig löschen ist eine separate, unwiderrufliche Aktion für ausgewählte gelöschte Lieferanten. Sie entfernt auch zugehörige Dokumente, Parzellen und gespeicherte Dateien. Lieferanten mit Verknüpfung zu einer Sorgfaltspflichterklärung werden aus dieser Auswahl ausgeschlossen; die Tabelle zeigt an, wie viele erhalten bleiben.
Für eine ERP-Anbindung verwenden Sie die API-Referenz. Für den nächsten Schritt der Datensammlung öffnen Sie Lieferanten-Onboarding.