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Übersicht

Für eingehende Waren (Import in die EU) müssen gegebenenfalls Sorgfaltspflichterklärungen (Due Diligence Statements / DDS) erstellt und über EU TRACES eingereicht werden. Polygon One unterstützt sowohl die manuelle als auch die automatische Erstellung, Verknüpfung und Zuweisung. Die Seite Sorgfaltspflichterklärungen → Eingehend (Seitenleiste, /dds/inbound) zeigt zwei Bereiche:
  1. Bestellungen ohne DDS-Referenz — Einkaufsbestellungen, die noch keiner DDS zugewiesen sind
  2. Import-Sorgfaltspflichterklärungen — Übersicht aller erstellten oder verknüpften DDS
DDS-Eingangsseite mit Bestellungen ohne DDS und vorhandenen Import-Sorgfaltspflichterklärungen

DDS Eingehend — Übersicht mit Bestellungen und DDS-Liste

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Die TRACES-Kennzeichnung im Seitenkopf

Sobald die tägliche Prüfung läuft, steht oben auf der Seite eine Kennzeichnung zum Zustand der TRACES-Anbindung. Polygon One prüft dafür einmal täglich in der TRACES-Akzeptanzumgebung, ob Einreichen, Ändern und Zurückziehen sich erwartungsgemäß verhalten. Daneben steht immer, wann zuletzt geprüft wurde. Läuft die Prüfung in Ihrer Umgebung gar nicht, erscheint dauerhaft keine Kennzeichnung — das ist kein Fehler und sagt nichts über Ihre Erklärungen aus.
Die Kennzeichnung steht auf der eingehenden und der ausgehenden Seite: Eine gestörte TRACES-Anbindung betrifft beide. Sie bezieht sich auf die Akzeptanzumgebung und ist keine Verfügbarkeitsanzeige des TRACES-Produktivsystems.

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DDS erstellen

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DDS erstellen starten

Klicken Sie auf “DDS erstellen” — es öffnet sich ein mehrstufiger Assistent.
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Schritt 1: Allgemein

Wählen Sie die Aktivität. Für diese Seite ist in der Regel Import relevant. Ihre Firmendaten werden automatisch vorausgefüllt.
DDS-Assistent in Schritt 1 mit Aktivitätstyp und vorausgefüllten Unternehmensdaten

DDS-Assistent Schritt 1 — Aktivitätstyp und Marktteilnehmer

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Schritt 2: Lieferant & Artikel

Wählen Sie den Lieferanten und die spezifischen Artikel aus. Geben Sie für jeden Artikel die Menge in kg an. Die Menge beschreibt in diesem Kontext das Volumen, das über diese DDS abgesichert werden soll. Bei Import- und Export-DDS kann für bestimmte Artikel zusätzlich eine ergänzende Maßeinheit erforderlich sein (siehe unten).
DDS-Assistent in Schritt 2 mit Lieferanten-, Artikel- und Mengenauswahl

DDS-Assistent Schritt 2 — Lieferant und Artikel mit Mengen

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Schritt 3: Bestätigung

Bestätigen Sie die Sorgfaltspflicht gemäß Verordnung (EU) 2023/1115 und geben Sie Ihren vollständigen Namen als Unterschrift ein.Überschreitet die Lieferung die TRACES-Grenze für Erzeuger je Warengruppe, zeigt dieser Schritt statt der gewohnten Schaltflächen einen Aufteilungsplan — siehe Sammel-DDS.
DDS-Assistent in Schritt 3 mit Sorgfaltspflichtbestätigung und Unterschrift

DDS-Assistent Schritt 3 — Bestätigung und Unterschrift

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Einreichen oder als Entwurf speichern

Wählen Sie “Erstellen & Einreichen” für die direkte Übermittlung an TRACES, oder “Entwurf erstellen”, um die DDS später einzureichen.
Mit der Einreichung werden je Produktionsfläche auch die hinterlegten Produktionszeiträume an TRACES übermittelt (Art. 9 Abs. 1 lit. d EUDR). Ist die Geoanalyse einer Fläche zum Zeitpunkt der Einreichung älter als 180 Tage, wird die DDS trotzdem eingereicht, erhält aber einen entsprechenden Warnhinweis — erwägen Sie in diesem Fall eine erneute Analyse der betroffenen Flächen.

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Ergänzende Maßeinheit (Anhang I)

Für bestimmte Waren verlangt TRACES neben dem Gewicht in kg eine ergänzende Maßeinheit (z.B. Kubikmeter bei Holz). Diese Pflicht betrifft Artikel mit einem Anhang-I-HS-Code in Import- und Export-DDS.
  • Die Einheit (z.B. m³, l) wird automatisch aus dem HS-Code abgeleitet und ist nicht änderbar.
  • Den Wert geben Sie im Feld “Erg. Einheit” je Artikel ein.
  • Artikel ohne ergänzende Einheit zeigen stattdessen ein „—”.
Ein Entwurf lässt sich auch ohne ergänzende Maßeinheit speichern (das Feld wird dann gelb hervorgehoben). Für die Einreichung an TRACES ist der Wert jedoch zwingend — fehlt er, ist “Erstellen & Einreichen” gesperrt. Sie können den Wert vor dem erneuten Einreichen in der DDS-Detailansicht nachtragen.
Ergänzende Maßeinheiten lassen sich auch per CSV-/Batch-Import der Bestelldaten übernehmen (z.B. Volumen in m³). Siehe Import & Erstellung.

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Externe DDS verknüpfen

Wenn Sie bereits eine DDS von einem vorgelagerten Lieferanten erhalten haben, können Sie diese über „Externe DDS verknüpfen” einbinden:
  1. Geben Sie die Referenznummer und die Verifizierungsnummer ein — beide sind Pflicht.
  2. Wählen Sie Lieferant und Artikel mit Mengen aus, optional die zugehörige Einkaufsbestellung.
  3. Die externe DDS wird in Ihre Übersicht integriert.
Die Verifizierungsnummer ist Pflicht. Ohne sie kann TRACES eine Erklärung nicht prüfen. Die Nummer ist zwischen 5 und 35 Zeichen lang; die Referenznummer maximal 14. Beide Nummern stehen auf der Sorgfaltserklärung, die Ihr Lieferant Ihnen ausgehändigt hat.Zwei Ausnahmen. Beim CSV-/Batch-Import von Bestellungen und über die REST-API bleibt die Verifizierungsnummer optional, damit bestehende Schnittstellen nicht brechen. Solche Zeilen können Sie später ergänzen: Beim Bearbeiten einer externen DDS lässt sich die Verifizierungsnummer allein nachtragen — die Referenznummer dagegen nur zusammen mit einer Verifizierungsnummer ändern. Altbestände mit leerer Verifizierungsnummer bleiben gültig, lassen sich aber nicht prüfen.

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Vom Lieferanten angegebene DDS-Referenzen

Ihre Lieferanten können im Einladungsformular selbst angeben, dass ein Anteil bereits durch eine bestehende Sorgfaltserklärung eines anderen Marktteilnehmers abgedeckt ist — statt Geodaten zu liefern. Sie geben dort Referenz- und Verifizierungsnummer an, dazu je Artikel die abgedeckte Menge; stammt das Material aus mehreren Erklärungen (typischerweise eine je Produktionslos), fügen sie diese nacheinander hinzu. Sie sehen diese Angaben in der Compliance-Detailansicht des Artikels (Zeilenaktion „Details ansehen” in Eingehend), im Abschnitt Geodaten unter „Durch vorgelagerte DDS abgedeckt”. Der einleitende Satz dort lautet: „Ihr Lieferant hat erklärt, dass dieses Material durch eine bestehende Sorgfaltserklärung abgedeckt ist. Verwenden Sie diese Nummern in Ihrer eigenen DDS und Zollanmeldung.” Je Referenz stehen Ihnen zwei Aktionen zur Verfügung:
  • „Referenznummer kopieren” — kopiert Referenz- und Verifizierungsnummer.
  • „Bei TRACES prüfen” — prüft die Erklärung und speichert das Ergebnis an der Referenz (siehe unten). Fehlt die Verifizierungsnummer, ist die Schaltfläche deaktiviert und nennt den Grund: „TRACES benötigt für eine Prüfung beide Nummern — zu dieser Referenz liegt keine Verifizierungsnummer vor.”
Eine Referenz ersetzt nicht jede andere Nachweispflicht. Sie ersetzt für den angegebenen Anteil die Geodaten — und, wenn ein Artikel ausschließlich über Referenzen abgedeckt ist, auch die rechtliche Prüfung dieses Artikels. Deckt der Lieferant nur einen Teil per Referenz und den Rest mit Parzellen ab, bleibt die rechtliche Prüfung bestehen und richtet sich nach den Ländern der angegebenen Parzellen. Das deklarierte Erzeugerland allein trägt dann nichts mehr bei.

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Was der Status „Durch vorgelagerte DDS abgedeckt” bedeutet

Ist ein Artikel vollständig über Referenzen abgedeckt und trägt keine eigenen Parzellen, wechselt sein Compliance-Status auf „Durch vorgelagerte DDS abgedeckt”. Der Tooltip erklärt: „Das Material ist durch eine vom Lieferanten referenzierte vorgelagerte Sorgfaltserklärung abgedeckt — dafür sind weder Geolokalisierungsdaten noch eine rechtliche Sorgfaltsprüfung erforderlich.” In der Lieferketten-Ansicht heißt derselbe Zustand „Durch vorgelagerte DDS abgedeckt”, in der Compliance-Röntgenansicht kurz „Vorgelagert abgedeckt”. Für den Lieferanten hat das eine sichtbare Folge: In diesem Fall entfällt im Formular die Aufforderung, Rechtsdokumente hochzuladen.

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DDS eines Lieferanten bei TRACES prüfen

Bevor Sie sich auf die DDS eines Lieferanten verlassen, können Sie diese direkt bei TRACES prüfen:
  1. Klicken Sie auf „In TRACES verifizieren” — oben auf der Seite „DDS Eingehend” oder in der Detailansicht einer verknüpften externen DDS (dort sind die Nummern bereits vorausgefüllt).
  2. Geben Sie die DDS-Referenznummer und die Verifizierungsnummer ein, die Sie von Ihrem Lieferanten erhalten haben.
  3. TRACES liefert eines von drei Ergebnissen:
    • Gültig und verwendbar — die Erklärung existiert und kann weiterhin verwendet werden; der aktuelle TRACES-Status wird ebenfalls angezeigt
    • Vorhanden, aber nicht verwendbar — die Erklärung existiert, kann aber nicht mehr verwendet werden (z.B. weil sie zurückgezogen wurde)
    • Bei TRACES nicht gefunden — zu den eingegebenen Nummern existiert keine Erklärung
Was gespeichert wird, hängt vom Einstieg ab. Der Dialog „In TRACES verifizieren” oben auf der Seite ist eine reine Nachfrage — dort wird nichts gespeichert. Prüfen Sie dagegen eine verknüpfte oder vom Lieferanten angegebene Referenz über deren eigene Schaltfläche „Bei TRACES prüfen”, wird das Ergebnis an der Referenz festgehalten und erscheint anschließend als Kennzeichnung neben ihr, zusammen mit „Zuletzt geprüft am …”.
Die drei Kennzeichnungen entsprechen den drei Ergebnissen: „Gültig und verwendbar” (grün), „Vorhanden, aber nicht verwendbar” (gelb) und „Bei TRACES nicht gefunden” (rot). Eine noch nie geprüfte Referenz trägt gar keine Kennzeichnung.

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Warnung beim Einreichen

Stützt sich eine Ihrer Zeilen auf eine vorgelagerte Referenz, die TRACES nicht als verwendbar bestätigt hat, weisen der Erstellungsdialog und die DDS-Detailseite Sie darauf hin:
„{Anzahl} Artikel stützen sich auf eine vorgelagerte DDS-Referenz, die TRACES nicht als verwendbar bestätigt hat. Sie können weiterhin einreichen; TRACES weist eine Erklärung zurück, die eine nicht verwendbare DDS bündelt.”
Der Hinweis blockiert nicht. Eine ungeprüfte Referenz ist eine legitime Zeile — die Entscheidung, sie einzureichen, bleibt bei Ihnen. Gezählt werden nur Zeilen, die keine Parzellen haben, sich auf Referenzen stützen und bei denen keine dieser Referenzen als „Gültig und verwendbar” bestätigt ist.

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Wie verknüpfte Referenzen übermittelt werden

Beim Einreichen werden Ihre verknüpften externen Erklärungen als gebündelte Erklärungen an TRACES mitgeschickt. Daraus folgen zwei Dinge für die Praxis:
  • Eine Zeile, die durch eine Referenz abgedeckt ist, braucht keine eigenen Parzellen. Der blockierende Hinweis zu fehlenden Geo-Parzellen zählt solche Zeilen nicht mit. (Der Hinweistext selbst spricht weiterhin nur von Parzellen — inhaltlich sind referenzgedeckte Zeilen ausgenommen.)
  • Polygon One prüft die TRACES-Grenzen vor dem Absenden — eine Referenznummer darf höchstens 14 Zeichen lang und nicht leer sein. Verstößt eine Referenz dagegen, bricht die Übermittlung mit einer klaren Meldung ab, statt eine unerklärliche Rückweisung von TRACES zu erzeugen.
Auf der Detailseite einer DDS stehen die eingebundenen Erklärungen unter „Zugehörige Erklärungen (vorgelagerte DDS)” — jeweils mit Kennzeichnung und Prüfen-Schaltfläche.

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DDS-Zuweisung zu Bestellungen

Sobald eine DDS den Status Entwurf, Validiert oder Eingereicht hat, können Sie passende Einkaufsbestellungen zuweisen:
  1. Klicken Sie bei einer Bestellung ohne DDS auf “DDS zuweisen”.
  2. Das System zeigt nur passende DDS an (gleicher Lieferant, passende Artikel, genügend Restvolumen).
  3. Wählen Sie die DDS aus und bestätigen Sie die Zuweisung.
Dialog zum Zuweisen einer passenden DDS zu einer Einkaufsbestellung

DDS einer Bestellung zuweisen — passende Kandidaten

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DDS-Status

„Gruppiert” ist kein Problem. Die Kennzeichnung ist grün wie Validiert: Die Erklärung ist gültig, sie ist nur an ihre Sammel-DDS gebunden und darf nicht eigenständig verwendet, geändert oder beim Zoll vorgelegt werden. Wird die Sammel-DDS zurückgezogen, springt sie von selbst auf Validiert zurück.

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Eingereichte DDS verwalten

In der Detailansicht einer DDS, die an TRACES übermittelt wurde (Status Eingereicht oder Validiert), stehen zwei zusätzliche Aktionen zur Verfügung:
  • Status aktualisieren — fragt den aktuellen Stand der Erklärung bei TRACES ab und aktualisiert Status sowie Referenz- und Verifizierungsnummer, falls sich etwas geändert hat. Polygon One aktualisiert eingereichte Erklärungen auch automatisch im Hintergrund — diese Aktion brauchen Sie nur, wenn Sie sofort einen aktuellen Stand sehen möchten.
  • Zurückziehen — zieht die Erklärung nach einem Bestätigungsdialog rechtsverbindlich bei TRACES zurück. Eine zurückgezogene DDS erhält den Status Zurückgezogen und kann nicht mehr verwendet werden; der Vorgang kann in der Anwendung nicht rückgängig gemacht werden. War die Erklärung fehlerhaft, erstellen und übermitteln Sie anschließend eine neue DDS.
Diese Aktionen stehen für eingehende und ausgehende DDS gleichermaßen zur Verfügung — die Detailansicht ist für beide identisch.

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Übermittlungs-Snapshots

Für jeden Übermittlungsversuch an TRACES speichert Polygon One das exakt gesendete Erklärungs-XML als Snapshot. In der DDS-Detailansicht finden Sie den Bereich „Übermittlungs-Snapshots” und können jeden Snapshot herunterladen.
  • Snapshots werden für den gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum gespeichert
  • Der Audit-Paket-Export bündelt die Snapshots zusammen mit allen Nachweisen

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Automatisierung

Unter Einstellungen → EUDR können Sie im Bereich DDS-Workflow DDS-Prozesse automatisieren:
  • Bestellungen automatisch DDS zuweisen — Neue EUDR-relevante Bestellungen werden automatisch passenden offenen DDS zugewiesen
  • DDS für Bestellungen automatisch erstellen — Bei fehlender passender DDS wird automatisch eine neue erstellt
  • Manuelle DDS für nicht konforme Artikel sperren — Verhindert manuelles Erstellen oder Übermitteln, solange ein Artikel nicht konform oder noch in Prüfung ist
  • Standard-DDS-Volumen (kg) — Standardvolumen für automatisch erstellte DDS
Einstellungen für automatische DDS-Zuweisung, DDS-Erstellung, manuelle Konformitätssperre und Standardvolumen

DDS Automatisierungen

Die automatische Zuweisung prüft Einkaufs- und Verkaufsaufträge. Sie greift nur, wenn die Bestellung eine DDS benötigt und eine passende offene DDS mit ausreichender Kapazität vorhanden ist.

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Volumen-Tracking

Polygon One verfolgt automatisch das zugewiesene Volumen im Vergleich zum Gesamtvolumen der DDS.
Das System verhindert die Zuweisung einer Bestellung, wenn diese die verbleibende Kapazität der DDS überschreiten würde. In diesem Fall können Sie über die Überlauf-DDS-Funktion automatisch eine neue DDS mit derselben Konfiguration erstellen.
Stellen Sie sicher, dass Ihre EU TRACES Zugangsdaten (Benutzername + Web Service Access Token) in den Einstellungen hinterlegt sind. Siehe TRACES-Registrierung. Sonst ist es nicht möglich DDS an Traces zu übermitteln.