Für eingehende Waren (Import in die EU) müssen gegebenenfalls Sorgfaltspflichterklärungen (Due Diligence Statements / DDS) erstellt und über EU TRACES eingereicht werden. Polygon One unterstützt sowohl die manuelle als auch die automatische Erstellung, Verknüpfung und Zuweisung.Die Seite Sorgfaltspflichterklärungen → Eingehend (Seitenleiste, /dds/inbound) zeigt zwei Bereiche:
Bestellungen ohne DDS-Referenz — Einkaufsbestellungen, die noch keiner DDS zugewiesen sind
Import-Sorgfaltspflichterklärungen — Übersicht aller erstellten oder verknüpften DDS
DDS Eingehend — Übersicht mit Bestellungen und DDS-Liste
Klicken Sie auf “DDS erstellen” — es öffnet sich ein mehrstufiger Assistent.
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Schritt 1: Allgemein
Wählen Sie die Aktivität. Für diese Seite ist in der Regel Import relevant. Ihre Firmendaten werden automatisch vorausgefüllt.
DDS-Assistent Schritt 1 — Aktivitätstyp und Marktteilnehmer
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Schritt 2: Lieferant & Artikel
Wählen Sie den Lieferanten und die spezifischen Artikel aus. Geben Sie für jeden Artikel die Menge in kg an. Die Menge beschreibt in diesem Kontext das Volumen, das über diese DDS abgesichert werden soll. Bei Import- und Export-DDS kann für bestimmte Artikel zusätzlich eine ergänzende Maßeinheit erforderlich sein (siehe unten).
DDS-Assistent Schritt 2 — Lieferant und Artikel mit Mengen
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Schritt 3: Bestätigung
Überprüfen Sie die Zusammenfassung, bestätigen Sie die Sorgfaltspflicht gemäß Verordnung (EU) 2023/1115 und geben Sie Ihren vollständigen Namen als Unterschrift ein.
DDS-Assistent Schritt 3 — Bestätigung und Unterschrift
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Einreichen oder als Entwurf speichern
Wählen Sie “Erstellen & Einreichen” für die direkte Übermittlung an TRACES, oder “Entwurf erstellen”, um die DDS später einzureichen.
Mit der Einreichung werden je Produktionsfläche auch die hinterlegten Produktionszeiträume an TRACES übermittelt (Art. 9 Abs. 1 lit. d EUDR). Ist die Geoanalyse einer Fläche zum Zeitpunkt der Einreichung älter als 180 Tage, wird die DDS trotzdem eingereicht, erhält aber einen entsprechenden Warnhinweis — erwägen Sie in diesem Fall eine erneute Analyse der betroffenen Flächen.
Für bestimmte Waren verlangt TRACES neben dem Gewicht in kg eine ergänzende Maßeinheit (z.B. Kubikmeter bei Holz). Diese Pflicht betrifft Artikel mit einem Anhang-I-HS-Code in Import- und Export-DDS.
Die Einheit (z.B. m³, l) wird automatisch aus dem HS-Code abgeleitet und ist nicht änderbar.
Den Wert geben Sie im Feld “Erg. Einheit” je Artikel ein.
Artikel ohne ergänzende Einheit zeigen stattdessen ein „—”.
Ergänzende Maßeinheit je Artikel im DDS-Assistenten
Ein Entwurf lässt sich auch ohne ergänzende Maßeinheit speichern (das Feld wird dann gelb hervorgehoben). Für die Einreichung an TRACES ist der Wert jedoch zwingend — fehlt er, ist “Erstellen & Einreichen” gesperrt. Sie können den Wert vor dem erneuten Einreichen in der DDS-Detailansicht nachtragen.
Ergänzende Maßeinheiten lassen sich auch per CSV-/Batch-Import der Bestelldaten übernehmen (z.B. Volumen in m³). Siehe Import & Erstellung.
Bevor Sie sich auf die DDS eines Lieferanten verlassen, können Sie diese direkt bei TRACES prüfen:
Klicken Sie auf „In TRACES verifizieren” — oben auf der Seite „DDS Eingehend” oder in der Detailansicht einer verknüpften externen DDS (dort sind die Nummern bereits vorausgefüllt).
Geben Sie die DDS-Referenznummer und die Verifizierungsnummer ein, die Sie von Ihrem Lieferanten erhalten haben.
TRACES liefert eines von drei Ergebnissen:
Gültig und verwendbar — die Erklärung existiert und kann weiterhin verwendet werden; der aktuelle TRACES-Status wird ebenfalls angezeigt
Vorhanden, aber nicht verwendbar — die Erklärung existiert, kann aber nicht mehr verwendet werden (z.B. weil sie zurückgezogen wurde)
Bei TRACES nicht gefunden — zu den eingegebenen Nummern existiert keine Erklärung
Bei der Prüfung wird nichts gespeichert — Polygon One fragt TRACES lediglich, ob die Erklärung existiert und weiterhin verwendbar ist.
In der Detailansicht einer DDS, die an TRACES übermittelt wurde (Status Eingereicht oder Validiert), stehen zwei zusätzliche Aktionen zur Verfügung:
Status aktualisieren — fragt den aktuellen Stand der Erklärung bei TRACES ab und aktualisiert Status sowie Referenz- und Verifizierungsnummer, falls sich etwas geändert hat. Polygon One aktualisiert eingereichte Erklärungen auch automatisch im Hintergrund — diese Aktion brauchen Sie nur, wenn Sie sofort einen aktuellen Stand sehen möchten.
Zurückziehen — zieht die Erklärung nach einem Bestätigungsdialog rechtsverbindlich bei TRACES zurück. Eine zurückgezogene DDS erhält den Status Zurückgezogen und kann nicht mehr verwendet werden; der Vorgang kann in der Anwendung nicht rückgängig gemacht werden. War die Erklärung fehlerhaft, erstellen und übermitteln Sie anschließend eine neue DDS.
Diese Aktionen stehen für eingehende und ausgehende DDS gleichermaßen zur Verfügung — die Detailansicht ist für beide identisch.
Für jeden Übermittlungsversuch an TRACES speichert Polygon One das exakt gesendete Erklärungs-XML als Snapshot. In der DDS-Detailansicht finden Sie den Bereich „Übermittlungs-Snapshots” und können jeden Snapshot herunterladen.
Snapshots werden für den gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum gespeichert
Der Audit-Paket-Export bündelt die Snapshots zusammen mit allen Nachweisen
Unter Einstellungen → Automatisierungen können Sie DDS-Prozesse automatisieren:
Automatische DDS-Zuweisung — Neue Bestellungen werden automatisch passenden offenen DDS zugewiesen
Automatische DDS-Erstellung — Bei fehlender passender DDS wird automatisch eine neue erstellt
Standard-DDS-Volumen — Standardvolumen für automatisch erstellte DDS
DDS Automatisierungen
Verkaufsaufträge können nie automatisch DDS zugeordnet werden, da das System ihre interne Chargenrückverfolgung nicht kennt. Die Zuordnung muss immer manuell erfolgen.
Polygon One verfolgt automatisch das zugewiesene Volumen im Vergleich zum Gesamtvolumen der DDS.
Das System verhindert die Zuweisung einer Bestellung, wenn diese die verbleibende Kapazität der DDS überschreiten würde. In diesem Fall können Sie über die Überlauf-DDS-Funktion automatisch eine neue DDS mit derselben Konfiguration erstellen.
Stellen Sie sicher, dass Ihre EU TRACES Zugangsdaten (Benutzername + Web Service Access Token) in den Einstellungen hinterlegt sind. Siehe TRACES-Registrierung.
Sonst ist es nicht möglich DDS an Traces zu übermitteln.
