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Was ist das?

Sie haben von einem Ihrer Kunden einen Einladungslink zu einer EUDR-Datenanfrage erhalten. Ihr Kunde benötigt für die EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) Nachweise zu den Rohstoffen in den von Ihnen gelieferten Artikeln. Über den Link stellen Sie diese Angaben direkt bereit — Schritt für Schritt und in Ihrer Sprache.

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Warum fragt mein Kunde das an?

Die EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) verpflichtet Unternehmen, die bestimmte Rohstoffe — etwa Holz, Kaffee, Kakao, Kautschuk, Soja, Palmöl oder Rinder — und daraus gefertigte Erzeugnisse in der EU in Verkehr bringen, zu einer Sorgfaltsprüfung. Sie müssen belegen können, dass die Ware entwaldungsfrei und nach den Gesetzen des Herstellungslandes legal produziert wurde. Zu diesem Nachweis gehören auch die Geokoordinaten der Produktionsflächen, auf denen der Rohstoff erzeugt wurde. Diese Angaben existieren nur ganz am Ursprung der Lieferkette — dort, wo produziert wird. Deshalb wendet sich Ihr Kunde an Sie: Er kann seine eigene Sorgfaltspflicht nur erfüllen, wenn Sie ihm die Herkunftsdaten zu Ihren Artikeln bereitstellen.
Sie brauchen kein Benutzerkonto und müssen sich nicht registrieren. Der Link aus der Einladungs-E-Mail führt Sie direkt zum Formular. Der Link ist 30 Tage gültig. Ihr Fortschritt wird dabei laufend gespeichert: Sie können den Link jederzeit erneut öffnen, um fehlende Daten nachzureichen oder Angaben zu aktualisieren — Sie müssen nichts auf einmal erledigen. Fragt Ihr Kunde später Daten zu weiteren Artikeln an, erscheinen diese unter demselben Link — Sie erhalten keinen zweiten, parallelen Link, und alles, was Sie bereits eingetragen haben, bleibt erhalten. Nach etwa 90 Tagen wird aus Sicherheitsgründen ein frischer Link ausgestellt; Ihre Daten werden dabei übernommen.

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Was Sie bereitlegen sollten

Am schnellsten geht es, wenn Sie diese Angaben griffbereit haben:
  • Firmendaten — offizieller Firmenname, Adresse und Land.
  • Den Rohstoffproduzenten je Produktionsfläche — also, wer die jeweilige Fläche bewirtschaftet bzw. dort produziert — sowie das oder die Produktionsland/-länder.
  • Die Produktionsflächen als Datei (GeoJSON, CSV oder Excel) — oder die Möglichkeit, sie direkt auf der Karte zu zeichnen.
  • Den Produktionszeitraum je Artikel (Beginn und Ende).
  • Vorhandene Zertifikate (z. B. FSC, PEFC) oder bei Holzprodukten eine FLEGT-Lizenz, als PDF.
  • Kontaktdaten Ihrer Vorlieferanten, falls Sie Teile der Lieferkette weiterreichen.

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In wenigen Schritten erledigt

1

Einladungslink öffnen

Klicken Sie auf den Link in der E-Mail. Sie werden mit einer kurzen Begrüßung des anfragenden Unternehmens empfangen und sehen anschließend das Formular. Die Sprache stellen Sie jederzeit oben rechts um — verfügbar sind Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und Chinesisch.
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Firmenangaben eintragen

Geben Sie Ihren offiziellen Firmennamen (Pflicht) und Ihre Adresse ein — die Adresse wird dabei automatisch vervollständigt — und wählen Sie Ihr Land (Pflicht). Bestätigen Sie mit „Fortfahren”.
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Geodaten je Artikel bereitstellen

Wählen Sie für jeden Artikel zuerst den Rohstoffproduzenten und das Produktionsland. Erst danach werden die Schaltflächen zum Zeichnen und Hochladen aktiv — hochgeladene Koordinaten werden gegen das gewählte Land geprüft. Produzieren Sie in mehreren Ländern, können Sie mehrere Produktionsländer auswählen.Für die Flächen haben Sie drei Wege: auf der Karte zeichnen, eine Datei hochladen oder ein Geo-Zertifikat hinterlegen. Vor dem Import einer Datei müssen Produktionsbeginn und -ende gesetzt sein.Jede Produktionsfläche muss den Namen ihres Erzeugers tragen — also, wer die Fläche bewirtschaftet bzw. dort produziert. Beim Import einer Datei kann eine Produzenten-Spalte diesen Namen je Fläche liefern. Rechtsdokumente wie Ernte- bzw. Einschlagsgenehmigungen oder Landtitel werden auf den Erzeuger ausgestellt und können nur akzeptiert werden, wenn die Fläche diesen Erzeuger nennt. Kennen Sie den Erzeuger nicht, geben Sie die Anfrage an Ihren eigenen Vorlieferanten weiter (siehe Schritt „Unterlieferanten einladen”).Jeder Artikel trägt eine Statusanzeige: „Vollständig”, „Geo fehlt” oder „Ungültige Fläche”. Den Abschnitt können Sie erst abschließen, wenn kein Artikel mehr fehlende oder ungültige Flächen hat — die betroffenen Artikel werden Ihnen dabei genannt.
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Rechtliche Angaben und Nachweise ergänzen

Beantworten Sie den kurzen Fragebogen. Er ist länderspezifisch und hängt von Produktionsland und Rohstoff ab, ist also meist schnell erledigt. Laden Sie vorhandene Zertifikate hoch — passend zur Rohstoffgruppe werden Ihnen z. B. FSC oder PEFC angeboten; ein anerkanntes Zertifikat kann die davon abgedeckten Fragen ersparen.Bei Holzprodukten aus FLEGT-Ländern können Sie eine gültige FLEGT-Lizenz hochladen — sie ersetzt den Fragebogen für die betroffenen Artikel. Zertifikate und Rechtsdokumente laden Sie als PDF hoch.
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Unterlieferanten einladen (optional)

Beziehen Sie Vormaterial von einem Vorlieferanten? Dann geben Sie pro Artikel die Vormaterialien und einen oder mehrere Unterlieferanten an und reichen den betreffenden Teil weiter. Zur Zustellung haben Sie die Wahl: den Link selbst kopieren und weitergeben (empfohlen) oder einen automatischen E-Mail-Versand auslösen.Die Angaben Ihrer Unterlieferanten fließen automatisch in Ihre Anfrage zurück. Auf Ihrer Übersicht sehen Sie den Status jeder Weitergabe (ausstehend, in Bearbeitung, abgeschlossen). Mit der Option „Meine Sub-Lieferanten verbergen” bleiben Ihre Vorlieferanten für Ihren Kunden anonym.
6

Absenden

Prüfen Sie Ihre Angaben und reichen Sie den jeweiligen Abschnitt ein. Fehlende Antworten oder Dokumente werden Ihnen vorher als Hinweis angezeigt. Nach dem Absenden eines Abschnitts kehren Sie zur Artikelübersicht zurück.

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Eine Korrekturanfrage bearbeiten

Wenn Ihr Kunde bei der Prüfung ein Problem findet, zeigt der Einladungslink eine klare Aufgabe am betroffenen Abschnitt. Öffnen Sie „Prüfen und korrigieren”. Dort sehen Sie, was geändert werden muss, warum es zurückgegeben wurde und welche Artikel, Dokumente oder Flächen betroffen sind. Enthält der Abschnitt mehrere Korrekturen, zeigt der Dialog sie nacheinander. Wechseln Sie mit den Pfeilen zwischen den Korrekturen. Eine Kundenanfrage kann mehrere Artikel, Dokumente oder Flächen betreffen. Der Umfang wird in der Aufgabe zusammengefasst; Sie müssen nicht für jeden technischen Einzelbefund eine eigene Antwort senden.
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Problem und Prüfhinweis lesen

Lesen Sie zuerst „Problem” und die Prüfhinweise zum Dokument oder zur Fläche. Öffnen Sie dann über die Hauptschaltfläche den betroffenen Abschnitt, statt die gesamte Anfrage neu zu bearbeiten.
2

Passende Korrektur durchführen

Bei einem fehlenden Dokument laden Sie den verlangten Nachweis hoch. Bei einem abgelehnten oder abgelaufenen Dokument lesen Sie die Prüfhinweise und laden eine korrigierte, vollständige oder erneuerte Datei hoch. Bei einem Flächenproblem öffnen Sie die betroffene Fläche und korrigieren Geometrie, Produktionsland, Rohstoffproduzent oder Produktionszeitraum. Bei einem Fragebogenproblem öffnen Sie den verlinkten Abschnitt und ergänzen oder korrigieren die hervorgehobenen Antworten.
3

Zur Prüfung zurücksenden

Speichern und übermitteln Sie die korrigierten Angaben. Ihr Kunde prüft sie; bis zum Abschluss dieser Prüfung bleibt die Aufgabe sichtbar.
Haben Sie den verlangten Nachweis nicht oder halten Sie die Beanstandung für unzutreffend? Öffnen Sie „Sie können dies nicht bereitstellen?” und erklären Sie kurz, was verfügbar ist. Sie können außerdem Ihren Vorlieferanten nach dem Dokument oder der Korrektur fragen. Eine Nachricht allein behebt die Aufgabe nicht automatisch; Ihr Kunde prüft Ihre Antwort.

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Später weitermachen und ändern

Sie müssen nicht alles in einem Zug erledigen. Öffnen Sie den Link erneut, werden Sie persönlich begrüßt und sehen eine Übersicht mit allen bereits gespeicherten Daten — Firmenangaben, Geodaten, Fragebogen, Nachweise und Weitergaben sind vorausgefüllt. Bittet Ihr Kunde später um Ergänzungen oder Korrekturen, sehen Sie beim Öffnen des Links entsprechende Hinweise direkt am betroffenen Abschnitt und können gezielt nachbessern. Ihre Antwort geht anschließend zur Prüfung an Ihren Kunden zurück.

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Häufige Fragen

GeoJSON (.geojson oder .json), CSV und Excel (.xlsx oder .xls), bis 25 MB pro Datei. CSV- und Excel-Dateien dürfen entweder eine WKT-Geometrie enthalten oder einfache Punktlisten mit je einer Spalte für Längen- und Breitengrad. Die Koordinaten müssen als Längen-/Breitengrad in WGS 84 vorliegen — dem Standard von GPS-Geräten und Tools wie Google Earth. Höhenwerte (3D-Koordinaten) in Ihrer Datei sind unproblematisch; sie werden ignoriert.
Wählen Sie zuerst den Rohstoffproduzenten und das Produktionsland aus — hochgeladene Koordinaten werden gegen das gewählte Land geprüft. Die Schaltflächen zum Zeichnen und Hochladen bleiben deaktiviert, bis ein Land gesetzt ist. Für einen Datei-Import müssen außerdem Produktionsbeginn und -ende gesetzt sein.
Exportieren Sie Ihre Flächen mit sechs oder mehr Nachkommastellen. Dateien mit zu wenigen Nachkommastellen werden abgelehnt — exportieren Sie in diesem Fall erneut in voller Genauigkeit oder zeichnen Sie die Flächen direkt auf der Karte. Sie müssen Ihre Datei dabei nicht manuell auf genau sechs Nachkommastellen bearbeiten: Das EU-System verlangt Koordinaten mit exakt sechs Nachkommastellen, und wir formatieren Ihre Koordinaten bei der Übermittlung automatisch entsprechend. Exportieren Sie einfach mit sechs oder mehr Nachkommastellen, dann passt es.
Ihre Flächen müssen in dem im Formular gewählten Produktionsland liegen. Liegen hochgeladene Flächen erkennbar nicht im gewählten Land, wird der Import blockiert und bleibt bis zur Klärung gesperrt. Prüfen Sie, ob Sie das richtige Land gewählt haben — mehrere Länder sind möglich — und ob Sie die richtige Datei hochgeladen haben. Ändern Sie Ihr Produktionsland bitte niemals auf ein Land, in dem Sie nicht tatsächlich produzieren, nur damit der Import durchläuft. Sind Land und Datei korrekt, kontaktieren Sie stattdessen unseren Support.
Ja. Setzen Sie Produktionsbeginn und -ende — eine Datei lässt sich erst importieren, wenn beide Daten gesetzt sind.
Flächen über 4 Hektar müssen als Polygone vorliegen (Vorgabe der EUDR). Kleinere Flächen dürfen einzelne Punkte sein — dann muss die Flächengröße in Hektar enthalten sein. Polygone müssen geschlossen sein und dürfen sich nicht selbst überschneiden; Koordinaten außerhalb des gültigen Wertebereichs werden abgelehnt und niemals stillschweigend korrigiert.
Ja. Sie können pro Artikel mehrere Produktionsländer auswählen. Ergänzen Sie später weitere Länder, werden diese hinzugefügt — bereits erfasste Angaben bleiben erhalten und werden nicht überschrieben.
Dann geben Sie die Anfrage an Ihre Vorlieferanten weiter: pro Artikel die Vormaterialien und einen oder mehrere Unterlieferanten angeben und den Link kopieren und weitergeben — oder den automatischen E-Mail-Versand nutzen. Die Antworten Ihrer Vorlieferanten fließen automatisch in Ihre Anfrage zurück. Auf Wunsch bleiben Ihre Vorlieferanten für Ihren Kunden über die Option „Meine Sub-Lieferanten verbergen” anonym.
Ja. Solange der Link gültig ist, können Sie jeden Abschnitt wieder öffnen und bearbeiten — auch nach dem Absenden. Bittet Ihr Kunde um Ergänzungen, erscheint beim Öffnen des Links ein Hinweis direkt am betroffenen Abschnitt, sodass Sie gezielt nachbessern können.

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Hilfe

Kommen Sie nicht weiter oder haben Sie eine Frage zur Anfrage? Schreiben Sie uns an help@polygon-one.eu — wir helfen Ihnen gern weiter.