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Was ist das?

Sie haben von einem Ihrer Kunden einen Einladungslink zu einer Verpackungsanfrage erhalten. Für die EU-Verpackungsverordnung (PPWR) benötigt Ihr Kunde belastbare Angaben zu den Verpackungen, die Sie liefern — etwa zu Materialien, Gewicht, Rezyklatanteil und enthaltenen Stoffen. Diese Angaben sind die Grundlage für die technische Dokumentation und die EU-Konformitätserklärung Ihres Kunden.

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Warum fragt mein Kunde das an?

Die EU-Verpackungsverordnung (PPWR) verpflichtet die Erzeuger und Inverkehrbringer von Verpackungen dazu, für ihre Verpackungen eine technische Dokumentation zu führen und eine EU-Konformitätserklärung auszustellen. Um diese Nachweise erstellen zu können, braucht Ihr Kunde konkrete Daten zu jeder Verpackungskomponente — von den Materialien bis zu regulierten Stoffen. Diese Angaben liegen häufig nicht beim Kunden selbst, sondern bei Ihnen als Lieferant der Verpackung oder des Verpackungsmaterials. Deshalb fragt Ihr Kunde sie bei Ihnen ab. Ihre Angaben fließen anschließend direkt in seine Konformitätsnachweise ein.
Sie brauchen kein Benutzerkonto und müssen sich nicht registrieren. Der Link aus der Einladungs-E-Mail führt Sie direkt zum Formular.

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Ihre Rolle nach der Verordnung (Art. 16 PPWR)

Dass Ihr Kunde diese Daten bei Ihnen abfragt, ist keine freiwillige Gefälligkeit, sondern in der Verordnung selbst angelegt: Nach Art. 16 Abs. 1 PPWR stellen Lieferanten von Verpackungen und Verpackungsmaterialien dem Erzeuger alle Informationen und Unterlagen bereit, die für den Nachweis der Konformität erforderlich sind — einschließlich der einschlägigen technischen Dokumentation. Die Konformitätserklärung selbst müssen Sie in der Regel nicht ausstellen; dafür bleibt Ihr Kunde als Erzeuger verantwortlich.
Die Verordnung schreibt dabei keine bestimmte Form vor: Papier und elektronische Übermittlung sind gleichwertig. Über dieses Portal beantworten Sie strukturiert genau das, was Ihr Kunde für seine Nachweise braucht — damit ist Ihre Pflicht aus Art. 16 auf dem kürzesten Weg erfüllt.
Ihr Kunde nutzt für Sie einen einzigen Link. Fragt er später weitere Verpackungsdaten an, ist auch diese neue Anfrage über denselben Link erreichbar — Sie bekommen keinen zweiten, parallelen Zugang. Ist mehr als eine Anfrage offen, zeigt Ihnen der Link zunächst eine Übersicht, aufgeteilt in „Zu erledigen” und „Abgeschlossen”. Jede Anfrage bearbeiten Sie dort einzeln — über „Anfrage starten” bzw. „Fortsetzen”. Ist nur eine einzige Anfrage offen, führt der Link Sie direkt in diese Anfrage. Der Link bleibt gültig, solange Ihr Kunde ihn aktiv nutzt. Nach längerer Inaktivität kann er ablaufen — bitten Sie Ihren Kunden in diesem Fall einfach um einen neuen Link.

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Sicherheit: E-Mail-Adresse und Einmalcode

Damit niemand mit Ihrem Link Ihre bereits gemachten Angaben verändern kann, gibt es zwei Sicherungen. 1. Ihre E-Mail für Sicherheitscodes. Bevor Sie endgültig absenden, bestätigen Sie im Feld „E-Mail für Sicherheitscodes” die Adresse, an die künftige Codes und Sicherheitshinweise gehen sollen: „Einmalige Sicherheitscodes und Sicherheitshinweise zu diesen Daten gehen an diese Adresse. Verwenden Sie eine, die Sie selbst lesen können.” Vorbelegt ist die Adresse, die Ihr Kunde zu Ihnen hinterlegt hat. Mit „Adresse bestätigen” senden wir einen 6-stelligen Code dorthin; sobald Sie ihn eingeben, ist die Adresse bestätigt. Ihre bisher erfassten Angaben bleiben dabei in jedem Fall gespeichert. 2. Ein Einmalcode bei Änderungen. Ändern Sie Daten, die Sie bereits übermittelt haben, kann sich ein Fenster „Bestätigen Sie, dass Sie es sind” öffnen. Der 6-stellige Code ist dann schon unterwegs — Sie müssen ihn nicht anfordern; beim ersten Ausfüllen passiert das nie. Nach der Eingabe geht es genau dort weiter, wo Sie waren.
Sie haben keinen Code angefordert? Geben Sie ihn nicht ein und geben Sie ihn nicht weiter. Antworten Sie stattdessen auf die E-Mail mit dem Code — Ihre Antwort geht direkt an Ihren Kunden, der den Vorgang dann gemeinsam mit Ihnen prüfen kann.
Können Sie das Postfach nicht lesen, an das der Code geht, bitten Sie Ihren Kunden, Ihre E-Mail-Adresse zu aktualisieren — im Formular selbst können Sie sie nicht ändern.

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Was Sie bereitlegen sollten

Wenn Sie diese Unterlagen vor dem Start griffbereit haben, geht die Dateneingabe deutlich schneller:

Verpackungsspezifikationen

Materialaufbau je Komponente (z. B. Karton, Folie, Verschluss) sowie die verwendeten Materialien.

Gewichte

Die Masse der einzelnen Komponenten, idealerweise in Gramm.

Rezyklatanteil mit Quelle

Der Anteil an recyceltem Material — und, falls angegeben, woher der Wert stammt und wie er ermittelt wurde.

Nachweise zu Stoffen

Prüfberichte oder Lieferantenerklärungen zu Schwermetallen und — bei Lebensmittelkontakt — zu PFAS.

Vorhandene Dokumente

Bereits vorhandene technische Unterlagen, Lieferantenerklärungen oder Konformitätserklärungen als PDF.

Kontakt Ihres Vorlieferanten

Name, E-Mail und Land — falls Ihnen Daten fehlen und Sie die Anfrage weitergeben möchten.

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In wenigen Schritten erledigt

1

Einladungslink öffnen

Klicken Sie auf den Link in der E-Mail. Ist nur eine Anfrage offen, landen Sie direkt in dieser Anfrage; sind mehrere offen, wählen Sie sie zuvor in der Übersicht aus. Sie sehen, wer die Anfrage gestellt hat, welche Verpackungseinheiten betroffen sind, bis wann die Angaben erbeten sind („Erbeten bis …”) und welche Hinweise Ihr Kunde ergänzt hat. Auf dieser Startseite prüfen Sie außerdem Ihre eigenen Firmenstammdaten (Firmenname, Kontakt, Land).
2

Unterlagen ablegen

Ganz oben liegt die Fläche „Unterlagen hier ablegen”. Ziehen Sie Ihre Dokumente hinein oder wählen Sie sie aus — technische Unterlagen, Lieferantenerklärungen, Konformitätserklärungen, Prüfberichte. Möglich sind PDF, JPG und PNG bis 10 MB je Datei, mehrere auf einmal. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
3

Komponentendaten ergänzen

In „Ihre Datenanfrage” steht jede angefragte Position mit ihrem Status — Offen, In Bearbeitung, Bereit oder Dokument geliefert — und einem Fortschritt („X von Y bereit”). Die Komponenten liegen direkt in der Zeile; über „Daten erfassen” bzw. „Komponente hinzufügen” tragen Sie ein:
  • Pflicht: Name und Materialien (Mehrfachauswahl).
  • Optional: Code/Polymer, Masse in Gramm, Rezyklatanteil in Prozent — ein Wert über 0 verlangt zusätzlich Quelle und Methode.
  • Regulierte Stoffe: Schwermetalle (Summe in mg/kg) und — bei Lebensmittelkontakt — PFAS. Sobald Sie einen Wert oder eine Einschätzung eintragen, brauchen Sie eine Nachweisgrundlage — einen Prüfbericht (Berichtsdatei direkt anhängen) oder eine Lieferantenerklärung (ohne Datei) — sowie die Messnorm bzw. -methode.
Zahlen können Sie mit Komma oder Punkt eingeben (1,5 wie 1.5). Unter einer unfertigen Zeile steht, was noch fehlt („Fehlt: Schwermetalle”) — ein Klick darauf führt Sie direkt dorthin.
4

Weitergeben, wenn Ihnen Daten fehlen

Stammt ein Teil der Verpackung von Ihrem eigenen Vorlieferanten, geben Sie die betroffenen Positionen über „Delegieren” an ihn weiter — per automatischer E-Mail oder als kopierbaren Link.
5

Prüfen und absenden

Im Schritt „Prüfen & absenden” sehen Sie eine Zusammenfassung (X von Y bereit, Komponenten, Dokumente). Fehlt zu einem angegebenen Stoff die Nachweisgrundlage, ist das Absenden blockiert — die Seite listet die offenen Punkte namentlich auf und führt per Klick dorthin. Setzen Sie zum Schluss die Bestätigung „Hiermit bestätige ich die Richtigkeit und Vollständigkeit meiner Angaben.” und senden Sie mit „Antwort senden”. Ändern Sie danach noch etwas, wird das Häkchen zurückgesetzt — es bestätigt immer genau den finalen Stand.
Sie können die Sprache des Formulars jederzeit oben rechts umstellen — verfügbar sind Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und Chinesisch. Der Wechsel ändert nur die Anzeige, nicht Ihre bereits gemachten Eingaben.

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Unterlagen ablegen und lesen lassen

Ob Dokumente automatisch ausgewertet werden, hängt von der Einrichtung bei Ihrem Kunden ab. Passiert nach dem Hochladen nichts, tragen Sie die Werte bitte von Hand ein. Ist die Auswertung aktiv, lesen wir jede Datei und tragen die gefundenen Werte in Ihre Felder ein. Sie behalten das letzte Wort:
  • Jede Datei bekommt eine eigene Zeile mit ihrem Stand: Wird hochgeladen…, Wird gelesen, Gespeichert, Limit erreicht — gespeichert, nicht gelesen, Bereits vorhanden — nicht hinzugefügt (mit Trotzdem hinzufügen) oder Fehlgeschlagen. Nach einem Fehlschlag können Sie es über Erneut versuchen noch einmal probieren.
  • Zuordnung: Wo wir uns nicht sicher sind, fragen wir: „„{Dateiname}” gehört vermutlich zu {Einheit} (Sicherheit {n} %).” Sie antworten mit Passt, Andere Einheit wählen oder Keine bestimmte Einheit. Dokumente ohne bestimmte Einheit finden Sie unter „Ihre Dokumente” bei Gesamte Anfrage — dort können Sie sie vor dem Absenden auch wieder entfernen.
  • Neu erkannte Komponenten: Beschreibt ein Dokument Komponenten, die in Ihrer Antwort noch fehlen, erscheinen sie mit dem Badge Neu erkannt. Sie entscheiden: Übernehmen, Umbenennen (Code und Bezeichnung korrigieren) oder Verwerfen.
  • Werte im Formular: Übernommene Werte sind mit aus Dokument gekennzeichnet („Aus {Dateiname} übernommen. Sie können den Wert ändern.”). Widerspricht ein Dokument Ihrer Eingabe, steht daneben Dokument: {Wert} mit übernehmen. Stand zu einem Feld nichts im Dokument, sehen Sie KI: nicht im Dokument gefunden.
  • Welches Hauptdokument genügt, hängt von Ihrer Rolle ab: entweder Lieferantenerklärung / technische Unterlagen oder Konformitätserklärung (DoC). Das jeweils angebotene Dokument trägt den Hinweis genügt. Weitere Nachweise sind optional (Weitere Nachweise (optional)).

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Was aus einer Datei gelesen wurde

Je Dokument steht eine Quittung wie „5 übernommen · 2 zu prüfen · 1 fehlen” — was direkt in Ihre Felder übernommen wurde, was noch Ihre Bestätigung braucht und was im Dokument gar nicht stand. Im Hub verweist zusätzlich eine Zeile wie „3 Werte aus „datenblatt.pdf” gelesen — prüfen & absenden” auf die Stelle, an der Sie weitermachen.

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Ihr Kunde fragt an einem bestimmten Feld nach

Hat Ihr Kunde zu einer einzelnen Angabe nachgefragt, steht die Bitte direkt am betroffenen Feld — als Kennzeichen „Vom Kunden angefragt”.

Feld-Kennzeichen Vom Kunden angefragt am PFAS-Feld

Ein Klick darauf öffnet ein kleines Fenster mit dem Grund der Nachfrage, dem Dokument, auf das sie sich bezieht, und — falls vorhanden — der zitierten Textstelle. Sie müssen also nicht raten, was gemeint ist: Die Antwort tragen Sie im selben Feld ein und senden sie mit dem üblichen Absenden zurück.
Solche Nachfragen entstehen oft automatisch, kurz nachdem Sie etwas eingereicht haben: Das System liest Ihre Dokumente aus und meldet fehlende oder unklare Angaben im Namen Ihres Kunden zurück. Sie kommen höchstens einmal pro Tag und betreffen immer nur konkrete Felder — nie die ganze Anfrage noch einmal.
Ein Dokument ersetzt die Komponentendaten nicht. Das Formular sagt es ausdrücklich: „Dokumente ersetzen die Komponentendaten nicht (z. B. Schwermetalle in mg/kg) – bitte tragen Sie diese hier zusätzlich ein.” Ein hochgeladenes Dokument allein macht eine Position also nicht fertig. Senden Sie nur Dokumente, weist ein Hinweisfenster Sie darauf hin — absenden können Sie trotzdem.
Wird mein Fortschritt zwischengespeichert? Ihre Formulareingaben werden erst mit dem Absenden übertragen — verlassen Sie die Seite vorher, gehen noch nicht abgesendete Eingaben verloren (die Seite warnt Sie davor). Füllen Sie eine begonnene Dateneingabe deshalb möglichst in einer Sitzung aus. Hochgeladene Dokumente dagegen sind sofort gespeichert.

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Nach dem Absenden

Sobald Sie abgesendet haben, wird Ihr Kunde benachrichtigt und Sie sehen eine Bestätigungsseite. Ihre Antwort ist damit gesperrt — sie lässt sich nicht mehr selbst bearbeiten. Das ist gewollt: So ist eindeutig, welche Angaben Sie verbindlich gemacht haben. Ihr Absenden ist die Bestätigung. Werte, die Sie selbst eingetragen oder ausdrücklich übernommen haben, gelten damit als von Ihnen bestätigt. Ein Wert, der nur aus einem Dokument vorbelegt und von Ihnen nie angefasst wurde, gilt nicht als bestätigt — Ihr Kunde prüft ihn selbst.
  • Korrektur durch den Kunden. Fordert Ihr Kunde eine Korrektur an, zeigt derselbe Link den Assistenten erneut — mit allen bisherigen Angaben vorausgefüllt.
  • Abgelehnte Dokumente ersetzen. Lehnt Ihr Kunde einzelne Dokumente ab, springt die wieder geöffnete Ansicht zu „Ihre Dokumente”. Dort sehen Sie je Dokument den Status („Akzeptiert”, „Abgelehnt” oder „In Prüfung”) samt Ablehnungsgrund und können abgelehnte Dateien über Ersetzen bzw. Erneut hochladen austauschen.
  • Eigene Korrektur anfragen. Bemerken Sie selbst einen Fehler, können Sie aus der beantworteten Ansicht heraus eine Korrektur anstoßen — mit einer Pflichtbegründung. Das benachrichtigt Ihren Kunden, der dann entscheidet, ob er die Anfrage wieder öffnet.
  • Nachrichten an Ihren Kunden. Der Nachrichten-Thread bleibt auch nach dem Absenden offen.

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Häufige Fragen

Geben Sie die betroffenen Positionen über „Delegieren” an Ihren Unterlieferanten weiter. Sie wählen die Positionen aus und tragen Name, E-Mail und Land ein. Die Zustellung erfolgt entweder automatisch per E-Mail oder manuell über einen kopierbaren Link, den Sie selbst teilen. Die Antworten Ihres Unterlieferanten fließen direkt bei Ihrem Kunden zurück; die weitergegebenen Positionen sind in Ihrer Übersicht als delegiert markiert.
Nein. Die Antworten Ihres Unterlieferanten gehen direkt an den anfragenden Kunden; Sie erhalten dazu keine automatische Benachrichtigung. Die weitergegebenen Positionen bleiben in Ihrer Übersicht als delegiert erkennbar. Ein weitergegebener Link ist 30 Tage gültig.
Das Absenden ist blockiert, solange zu einem angegebenen regulierten Stoff (Schwermetalle oder PFAS) die Nachweisgrundlage fehlt — die Seite listet die offenen Punkte namentlich auf. Prüfen Sie außerdem, ob Sie die Bestätigung zur Richtigkeit und Vollständigkeit gesetzt und Ihre E-Mail für Sicherheitscodes bestätigt haben.
Nein. Ein Dokument belegt Ihre Angaben, ersetzt sie aber nicht: Werte wie die Schwermetalle in mg/kg gehören zusätzlich in die Felder der Komponente. Absenden können Sie trotzdem — Ihr Kunde erhält dann eine Antwort ohne die angefragten Werte und wird sie erneut anfragen.
Der Rezyklatanteil ist optional. Wenn Sie aber einen Wert über 0 % eintragen, verlangt das Formular zusätzlich die Quelle und die Methode, mit der der Wert ermittelt wurde.
Ein Prüfbericht ist nicht zwingend. Als Nachweisgrundlage genügt auch eine Lieferantenerklärung — dafür müssen Sie keine Datei anhängen. Nur wenn Sie sich für den Prüfbericht entscheiden, ist die Berichtsdatei beizufügen.
In der Regel nicht. Als Lieferant oder Fulfilment-Dienstleister liefern Sie Ihre eigenen Unterlagen — eine Lieferantenerklärung oder Ihre technischen Unterlagen genügen. Die Konformitätserklärung stellt Ihr Kunde als Erzeuger aus. Nur wenn Ihr Kunde Sie als Importeur, Vertreiber oder Bevollmächtigten führt, fragt das Formular nach einer Konformitätserklärung (DoC).
Ihre Formulareingaben werden erst mit dem Absenden übertragen — verlassen Sie die Seite vorher, gehen noch nicht abgesendete Eingaben verloren (die Seite warnt Sie davor). Hochgeladene Dokumente sind dagegen sofort gespeichert. Nach dem Absenden ist Ihre Antwort gesperrt und lässt sich nur über eine vom Kunden angeforderte Korrektur erneut bearbeiten.
Nein. Öffnen Sie einfach erneut denselben Einladungslink: Der Assistent wird wieder angezeigt, ein Banner „Korrektur angefordert” weist darauf hin, und Ihre bisherigen Angaben sind vollständig vorausgefüllt. Passen Sie nur an, was sich ändern muss, und senden Sie erneut.
Prüfen Sie den Spam-Ordner und ob Sie das richtige Postfach ansehen — der Code geht an die für Ihr Unternehmen hinterlegte Adresse. Warten Sie bis zu 15 Minuten und fordern Sie dann einen neuen Code an. Hilft das nicht, bitten Sie Ihren Kunden, Ihre E-Mail-Adresse zu prüfen — im Formular können Sie sie nicht selbst ändern.
Nutzen Sie den Nachrichten-Thread. Er ist aus jedem Schritt erreichbar und bleibt auch nach dem Absenden offen — so können Sie jederzeit eine Frage zur Anfrage stellen.
Möglich sind PDF, JPG und PNG mit bis zu 10 MB pro Datei. Bei größeren Dateien: PDF komprimieren oder in mehrere Dokumente aufteilen. Andere Dateitypen werden nicht angenommen.
Ihr Kunde hat zu genau dieser Angabe nachgefragt. Klicken Sie das Kennzeichen an: Das Fenster nennt den Grund, das Dokument, auf das sich die Nachfrage bezieht, und gegebenenfalls die zitierte Textstelle daraus. Tragen Sie die Angabe im selben Feld ein und senden Sie wie gewohnt ab — eine gesonderte Antwort ist nicht nötig.
Das ist der Normalfall und kein Fehler: Nach Ihrem Absenden liest das System die hochgeladenen Dokumente aus. Findet es eine fehlende oder unklare Angabe, meldet es das im Namen Ihres Kunden automatisch zurück — meist innerhalb einer Minute.Die neue Anfrage betrifft immer nur die konkreten offenen Punkte, nicht die gesamte Anfrage noch einmal, und es kommt höchstens eine solche Nachfrage pro Tag. Im Portal steht sie direkt am betroffenen Feld als „Vom Kunden angefragt”.

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Hilfe

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