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Übersicht

Findet die Analyse nach einer Lieferantenrückmeldung eine fehlende oder unklare Angabe, entwirft das System daraus eine belegte Nachfrage: welches Feld, welches Dokument, warum. Diese Nachfrage geht standardmäßig ohne Freigabe-Klick an den Lieferanten — unter Ihrem Namen, etwa eine Minute nach seiner Einreichung.
Die Automatik ist standardmäßig eingeschaltet. Ausgelöst wird sie durch die Abgabe im Portal: den Absenden-Schritt zur Compliance (EUDR) bzw. das Absenden einer Datenrückmeldung (PPWR) — auch dann, wenn darüber Dokumente oder Zertifikate zu einer Anfrage eingereicht werden —, sofern die Analyse darin eine Lücke findet. Eine reine Nachricht löst sie nicht aus, und ebenso wenig Geodaten, Geo-Zertifikate oder Minderungsnachweise, die der Lieferant im Geo-Schritt hochlädt. Für bereits vorliegende Altdaten wird nichts nachträglich versendet.
Sie gilt in beiden Modulen — EUDR (Aktualisierungsanfragen) und PPWR (Datenanfragen) — mit denselben Schutzmechanismen. Im EUDR-Modul schalten Inhaber und Admins sie jederzeit unter Einstellungen → Automatisierungen ab. Im PPWR-Modul liegt der Schalter unter Einstellungen → PPWR und setzt die Berechtigung Verpackungen verwalten voraus (standardmäßig Inhaber, Admin und Bearbeiter). Die Entwürfe warten dann auf Freigabe.

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Der Ablauf

1

Der Lieferant reicht ein

Er beantwortet eine Anfrage, lädt einen Nachweis hoch oder sendet eine Korrektur.
2

Die Analyse liest

Jedes eingereichte Dokument wird gelesen und Feld für Feld ausgewertet — siehe KI-Dokumentenprüfung.
3

Das System entwirft

Aus den offenen Punkten entsteht ein Entwurf: je Punkt das betroffene Feld, das zitierte Dokument und der Grund („Im Dokument nicht angegeben”, „Aus dem Dokument gelesen — bitte bestätigen”, „Konnte aus dem Dokument nicht bestätigt werden”). Bereits laufende Anfragen zum selben Thema werden übersprungen — es entsteht keine zweite Anfrage zur selben offenen Sache.
4

Das System sendet — oder hält zurück

Ist die Automatik an und greift keine Sperre, geht die Anfrage direkt hinaus. Andernfalls bleibt sie als Entwurf liegen und nennt den Grund.

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Die Schutzmechanismen

Eine zurückgehaltene Anfrage geht nicht verloren. Sie bleibt als Entwurf stehen, mit einer Zeile, die den Grund nennt:
  • „Nicht automatisch gesendet: Dieser Lieferant wurde vor Kurzem bereits automatisch angefragt”
  • „Nicht automatisch gesendet: Tageslimit erreicht”
  • „Nicht automatisch gesendet: Die Daten dieses Lieferanten sind bereits vollständig” — im PPWR-Modul, wenn der angefragte Umfang zwischenzeitlich vollständig beantwortet wurde
Sie können sie dort jederzeit prüfen und selbst freigeben — die Sperren gelten nur für den automatischen Versand.

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Was die Sperrfrist bewusst nicht startet

Die Sperrfrist misst ausschließlich, was das System von sich aus getan hat. Alles, was Sie senden — eine eigene Anfrage, eine Erinnerung, ein erneutes Senden, eine Korrekturnachforderung, ein freigegebener Entwurf —, erreicht den Lieferanten, ohne das Fenster zu starten oder zu verlängern, und verbraucht auch nichts vom Tagesbudget. Eine laufende Anfrage ist etwas anderes. Solange zum selben Thema und zum selben Artikel noch eine Anfrage läuft — gleich ob Sie sie gesendet haben oder die Automatik, und auch dann, wenn der Lieferant bereits geantwortet hat und sie bei Ihnen zur Prüfung liegt —, entwirft die Automatik für diesen Platz gar nichts. Das ist nicht die Sperrfrist, der Platz ist schlicht belegt. Zu anderen Themen und anderen Artikeln entwirft sie weiter. Stornieren Sie eine automatisch gesendete Anfrage, beginnen die 24 Stunden ebenfalls nicht von vorn. Der Lieferant hat die Bitte bereits erhalten; eine zweite wenige Stunden später wäre genau die Doppelansprache, die die Sperrfrist verhindern soll.

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EUDR: ein Versand je Artikelumfang

Betrifft eine Rückmeldung mehrere Artikelumfänge, entsteht je Umfang eine eigene Anfrage, und jede zählt einzeln gegen das Tageslimit. Reicht das Restbudget nicht für alle, gehen so viele hinaus wie möglich; der Rest bleibt als Entwurf mit dem Vermerk „Tageslimit erreicht” stehen.

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Die Automatik abschalten

Einstellungen → Automatisierungen → Automatische Aktualisierungsanfragen, Schalter „Erkannte Lücken automatisch anfragen”.Ist er aus, sammeln sich die Entwürfe unter Vorgeschlagene Anfragen in der Compliance-Lücken-Ansicht und warten auf Ihre Freigabe. Siehe Einstellungen.
Das Abschalten wirkt sofort und nur nach vorn: bereits gesendete Anfragen bleiben gesendet, bereits entworfene bleiben als Entwurf bestehen.

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Wo die Entwürfe warten

In der Compliance-Lücken-Ansicht des Lieferanten, Block „Vorgeschlagene Anfragen” — mit dem Kennzeichen KI-Entwurf, dem Artikel und der Zahl der offenen Punkte.
  • Prüfen und senden — öffnet den Freigabedialog: Punkte, die nicht zutreffen, entfernen (und bei Bedarf zurückholen), Nachricht ergänzen, Versandweg wählen, senden.
  • Verwerfen — der Entwurf wird zurückgezogen, an den Lieferanten geht nichts. Die Analyse kann ihn später erneut vorschlagen.
Auf dem Dashboard weist zusätzlich die Kachel „n entworfene Anfragen warten auf Ihre Freigabe” darauf hin; sie verschwindet bei null.

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Eine gesendete Anfrage zurückziehen

Beides ist endgültig und setzt die 24-Stunden-Sperrfrist nicht zurück.

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Ursprung je Bestellung bestätigen

Eine zweite Automatik betrifft nicht Lücken, sondern neue Bestellungen: Sie fragt den Lieferanten einmal je Bestellcharge, ob die bereits gelieferten Ursprungsdaten noch aktuell sind.
Diese Automatik ist standardmäßig aus. Inhaber und Admins schalten sie unter Einstellungen → Automatisierungen mit „Ursprung je Bestellung bestätigen” ein.
Ist sie an, erzeugt eine neue Bestellung mit EUDR-relevanten Artikeln höchstens eine Anfrage je Lieferant, die alle betroffenen Bestellungen und Artikel zusammenfasst — auch dann, wenn die Bestellungen über CSV oder Schnittstelle hereinkommen. Die Änderung einer bestehenden Bestellung löst nur dann eine Anfrage aus, wenn dabei ein Artikel hinzukommt. Eine Anfrage entsteht nur für Artikel, die dem Lieferanten bereits zugeordnet sind, und nur bei gültiger Einladung. Artikel mit dauerhaft hinterlegtem Ursprung sind immer enthalten; ein Artikel, dessen Ursprung je Bestellung geführt wird, nur, wenn ein früherer, wiederverwendbarer Eintrag zur selben Artikelnummer existiert — und nur dort wird eine Übernahme angefragt. Fallen weitere Bestellungen in eine laufende Anfrage — auch in eine, die der Lieferant schon geöffnet oder begonnen hat —, wird sie ergänzt und wieder auf offen gesetzt, ohne dass eine zweite E-Mail hinausgeht. Ist die vorige Anfrage dagegen schon erledigt, entsteht eine neue, und dann geht auch wieder eine E-Mail hinaus — sofern für den Lieferanten überhaupt eine Adresse hinterlegt ist; ohne Adresse wird die Anfrage angelegt, aber nichts versendet. Im Portal sieht der Lieferant die Frage „Sind die Ursprungsdaten noch aktuell?” mit der Liste der Bestellungen und Artikel und zwei Antworten:
  • „Ja, alles unverändert” — ein Klick. Polygon One überträgt danach das zuletzt passende Ursprungspaket auf die neuen Bestellpositionen.
  • „Angaben aktualisieren” — öffnet den Geo-Schritt des Portals; dort trägt der Lieferant die geänderten Parzellen oder Erzeuger ein. Sobald er für einen der angefragten Artikel Geodaten speichert, geht die Anfrage wie jede andere Aktualisierungsanfrage zur Prüfung an Sie; die Ein-Klick-Bestätigung steht danach nicht mehr zur Verfügung.
Bei Ihnen landet die Bestätigung als Benachrichtigung „Lieferant hat die Ursprungsdaten als unverändert bestätigt”. Polygon One überträgt danach die Ursprungsangaben der zuletzt vorangegangenen passenden Bestellung auf die neuen Positionen — nur dort, wo noch nichts eingetragen ist. Erst wenn alle Übernahmen durchgelaufen sind, geht die Anfrage auf erledigt; scheitern sie dauerhaft, wird die Anfrage wieder geöffnet. Hat sich die Anfrage zwischenzeitlich verändert — Status geändert, anderweitig wieder geöffnet oder abgeschlossen —, bricht der Lauf still ab: Es wird nichts weiter übertragen, und die Anfrage wird weder erledigt noch wieder geöffnet.
Bereits übernommene Angaben bleiben dabei stehen. Die Übertragung läuft in Teilen, und ein Abbruch rollt die schon erfolgreichen Teile nicht zurück. Prüfen Sie den Stand, bevor Sie erneut anfragen.

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Nachvollziehen, was gesendet wurde

  • Kennzeichen an der Anfrage — „Automatisch gesendet”, in der EUDR-Detailansicht und an den PPWR-Zeilen im Anfrageverlauf.
  • Audit-Log — jede automatische Handlung ist einzeln verzeichnet, als Akteur steht System. Siehe Audit-Log.
  • Fortschritt je Lieferant — die Fortschrittsansicht zeigt, wer wann was getan hat: gesendet, angesehen, beantwortet — und ob es eine Person oder das System war.

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Häufige Fragen

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Warum hat mein Lieferant eine automatische Anfrage bekommen?

Weil er etwas eingereicht hat und die Analyse darin eine Lücke gefunden hat — eine fehlende Angabe, einen nicht bestätigten Wert oder ein Dokument, das die Kategorie nicht trägt. Das System hat daraus eine belegte Nachfrage entworfen und sie unter Ihrem Namen gesendet, etwa eine Minute nach seiner Einreichung. Sie finden die Anfrage mit dem Kennzeichen „Automatisch gesendet”; im Audit-Log steht als Akteur System.

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Wie schalte ich automatische Nachfragen ab?

EUDR: Einstellungen → Automatisierungen → Automatische Aktualisierungsanfragen, Schalter „Erkannte Lücken automatisch anfragen” ausschalten. PPWR: Einstellungen → PPWR → Automatische Verpackungsdatenanfragen, derselbe Schalter. Beide wirken sofort. Danach werden dieselben Nachfragen weiterhin entworfen — sie warten nur auf Ihre Freigabe, statt selbst hinauszugehen.

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Was bedeutet „Automatisch gesendet”?

Diese Anfrage hat niemand aus Ihrem Team abgeschickt: das System hat sie entworfen und unter dem Namen Ihres Unternehmens gesendet. Inhaltlich ist sie eine gewöhnliche Anfrage — der Lieferant antwortet darauf wie auf jede andere, und Sie prüfen die Antwort wie gewohnt. Das Kennzeichen ist rein informativ und wird dem Lieferanten nicht angezeigt.

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Warum wurde ein Vorschlag nicht gesendet?

Unter dem Entwurf steht der Grund. „Dieser Lieferant wurde vor Kurzem bereits automatisch angefragt” heißt: Die Sperrfrist läuft noch — das System hat diesen Lieferanten innerhalb des letzten Tages schon von sich aus angefragt. Eine Anfrage, die Sie gesendet haben, löst diesen Hinweis nicht aus. „Tageslimit erreicht” heißt: Ihr Unternehmen hat das gemeinsame Tagesbudget beider Module ausgeschöpft; ab Mitternacht (UTC) sendet das System wieder. In beiden Fällen ist nichts verloren: Der Entwurf bleibt stehen, und Sie können ihn jederzeit selbst freigeben — Ihre eigenen Sendungen sind nie begrenzt.

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Was sieht der Lieferant?

Eine ganz normale Anfrage — er merkt nicht, dass sie automatisch entstanden ist. In seinem Portal erscheint sie im Reiter Aufgaben als Karte je angefragtem Punkt: Titel = das Feld oder die Frage, darunter die Zeile Kategorie · Land · Datei und der Grund, dazu die passende Aktion („Dokument öffnen”, „Parzelle aktualisieren”, „Antwort aktualisieren”). Im PPWR-Portal steht die Bitte zusätzlich direkt am betroffenen Feld als Chip „Vom Kunden angefragt”; ein Klick darauf zeigt den Grund und das zitierte Dokument. Er bearbeitet gezielt nur das Angefragte und sendet eine gesammelte Antwort zurück. Details im Lieferanten-Leitfaden EUDR bzw. PPWR.

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Wo warten die Entwürfe?

EUDR: in der Compliance-Lücken-Ansicht des Lieferanten unter „Vorgeschlagene Anfragen”, zusätzlich angekündigt durch die Dashboard-Kachel „n entworfene Anfragen warten auf Ihre Freigabe”. PPWR: im Anfrageverlauf des Lieferanten unter „Vorgeschlagene Anfragen”. In beiden Fällen tragen sie das Kennzeichen KI-Entwurf und sind erst gesendet, wenn Sie es auslösen.

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Kann ich die Grenzen ändern?

Nein — Sperrfrist und Tageslimit liegen beide auf der Plattformseite und lassen sich in Ihren Einstellungen nicht verändern. Melden Sie sich bei help@polygon-one.eu, wenn Ihr Mengengerüst an eine der beiden Grenzen stößt. Was Sie selbst steuern, ist der Schalter „Erkannte Lücken automatisch anfragen”: an, aus, jederzeit. Im Störungsfall kann Polygon die Automatik außerdem plattformweit anhalten, ohne dass Sie etwas umstellen müssen.

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Nächste Schritte