Übersicht
Findet die Analyse nach einer Lieferantenrückmeldung eine fehlende oder unklare Angabe, entwirft das System daraus eine belegte Nachfrage: welches Feld, welches Dokument, warum. Diese Nachfrage geht standardmäßig ohne Freigabe-Klick an den Lieferanten — unter Ihrem Namen, etwa eine Minute nach seiner Einreichung.
Die Automatik ist für alle Unternehmen eingeschaltet. Nach der Umstellung löst die nächste Einreichung eines Lieferanten eine automatische Nachfrage aus, sofern die Analyse eine Lücke findet. Es wird dabei nichts nachträglich versendet: Ausgelöst wird ausschließlich durch eine neue Lieferantenrückmeldung, nie durch Altbestand.
Der Ablauf
Der Lieferant reicht ein
Er beantwortet eine Anfrage, lädt einen Nachweis hoch oder sendet eine Korrektur.
Die Analyse liest
Jedes eingereichte Dokument wird gelesen und Feld für Feld ausgewertet — siehe KI-Dokumentenprüfung. Das System entwirft
Aus den offenen Punkten entsteht ein Entwurf: je Punkt das betroffene Feld, das zitierte Dokument und der Grund („Im Dokument nicht angegeben”, „Aus dem Dokument gelesen — bitte bestätigen”, „Konnte aus dem Dokument nicht bestätigt werden”). Bereits laufende Anfragen zum selben Thema werden übersprungen — es entsteht keine zweite Anfrage zur selben offenen Sache.
Das System sendet — oder hält zurück
Ist die Automatik an und greift keine Sperre, geht die Anfrage direkt hinaus. Andernfalls bleibt sie als Entwurf liegen und nennt den Grund.
Die Schutzmechanismen
Eine zurückgehaltene Anfrage geht nicht verloren. Sie bleibt als Entwurf stehen, mit einer Zeile, die den Grund nennt:
- „Nicht automatisch gesendet: Lieferant wurde in den letzten 24 h bereits angefragt”
- „Nicht automatisch gesendet: Tageslimit erreicht”
Sie können sie dort jederzeit prüfen und selbst freigeben — die Sperren gelten nur für den automatischen Versand. Was die Sperrfrist bewusst nicht zurücksetzt
Stornieren Sie eine Anfrage, beginnt die 24 Stunden nicht von vorn. Der Lieferant hat die Bitte bereits erhalten; eine zweite wenige Stunden später wäre genau die Doppelansprache, die die Sperrfrist verhindern soll.
Umgekehrt verlängern Erinnerungen, erneutes Senden und Korrekturnachforderungen die Sperrfrist nicht — sie erreichen den Lieferanten, ohne das Fenster neu zu starten. Das Tageslimit ist hier der Rückhalt.
EUDR: ein Versand je Artikelumfang
Betrifft eine Rückmeldung mehrere Artikelumfänge, entsteht je Umfang eine eigene Anfrage, und jede zählt einzeln gegen das Tageslimit. Reicht das Restbudget nicht für alle, gehen so viele hinaus wie möglich; der Rest bleibt als Entwurf mit dem Vermerk „Tageslimit erreicht” stehen.
Die Automatik abschalten
Einstellungen → Automatisierungen → Automatische Aktualisierungsanfragen, Schalter „Erkannte Lücken automatisch anfragen”.Ist er aus, sammeln sich die Entwürfe unter Vorgeschlagene Anfragen in der Compliance-Lücken-Ansicht und warten auf Ihre Freigabe. Siehe Einstellungen. Einstellungen → PPWR → Automatische Verpackungsdatenanfragen, Schalter „Erkannte Lücken automatisch anfragen”.Der Schalter liegt bewusst nicht unter Automatisierungen: dieser Bereich gehört zum EUDR-Modul, und ein reiner PPWR-Kunde könnte ihn dort nie erreichen. Ist er aus, sammeln sich die Entwürfe unter Vorgeschlagene Anfragen im Anfrageverlauf. Wo die Entwürfe warten
In der Compliance-Lücken-Ansicht des Lieferanten, Block „Vorgeschlagene Anfragen” — mit dem Kennzeichen KI-Entwurf, dem Artikel und der Zahl der offenen Punkte.
- Prüfen und senden — öffnet den Freigabedialog: Punkte, die nicht zutreffen, entfernen (und bei Bedarf zurückholen), Nachricht ergänzen, Versandweg wählen, senden.
- Verwerfen — der Entwurf wird zurückgezogen, an den Lieferanten geht nichts. Die Analyse kann ihn später erneut vorschlagen.
Auf dem Dashboard weist zusätzlich die Kachel „n entworfene Anfragen warten auf Ihre Freigabe” darauf hin; sie verschwindet bei null. Im Anfrageverlauf des Lieferanten, Block „Vorgeschlagene Anfragen” — Kennzeichen KI-Entwurf, Zahl der offenen Angaben.
- Freigeben und senden — die Punkte gehen als Datenanfrage hinaus; der Lieferant sieht sie im Portal direkt am jeweiligen Feld.
- Verwerfen — der Vorschlag wird gelöscht. Der Lieferant hat ihn nie gesehen.
Eine gesendete Anfrage zurückziehen
Beides ist endgültig und setzt die 24-Stunden-Sperrfrist nicht zurück.
Nachvollziehen, was gesendet wurde
- Kennzeichen an der Anfrage — „Automatisch gesendet”, in der EUDR-Detailansicht und an den PPWR-Zeilen im Anfrageverlauf.
- Audit-Log — jede automatische Handlung ist einzeln verzeichnet, als Akteur steht System. Siehe Audit-Log.
- Fortschritt je Lieferant — die Fortschrittsansicht zeigt, wer wann was getan hat: gesendet, angesehen, beantwortet — und ob es eine Person oder das System war.
Häufige Fragen
Warum hat mein Lieferant eine automatische Anfrage bekommen?
Weil er etwas eingereicht hat und die Analyse darin eine Lücke gefunden hat — eine fehlende Angabe, einen nicht bestätigten Wert oder ein Dokument, das die Kategorie nicht trägt. Das System hat daraus eine belegte Nachfrage entworfen und sie unter Ihrem Namen gesendet, etwa eine Minute nach seiner Einreichung. Sie finden die Anfrage mit dem Kennzeichen „Automatisch gesendet”; im Audit-Log steht als Akteur System.
Wie schalte ich automatische Nachfragen ab?
EUDR: Einstellungen → Automatisierungen → Automatische Aktualisierungsanfragen, Schalter „Erkannte Lücken automatisch anfragen” ausschalten. PPWR: Einstellungen → PPWR → Automatische Verpackungsdatenanfragen, derselbe Schalter. Beide wirken sofort. Danach werden dieselben Nachfragen weiterhin entworfen — sie warten nur auf Ihre Freigabe, statt selbst hinauszugehen.
Was bedeutet „Automatisch gesendet”?
Diese Anfrage hat niemand aus Ihrem Team abgeschickt: das System hat sie entworfen und unter dem Namen Ihres Unternehmens gesendet. Inhaltlich ist sie eine gewöhnliche Anfrage — der Lieferant antwortet darauf wie auf jede andere, und Sie prüfen die Antwort wie gewohnt. Das Kennzeichen ist rein informativ und wird dem Lieferanten nicht angezeigt.
Warum wurde ein Vorschlag nicht gesendet?
Unter dem Entwurf steht der Grund. „Lieferant wurde in den letzten 24 h bereits angefragt” heißt: Die Sperrfrist läuft noch — dieser Lieferant hat innerhalb des letzten Tages bereits eine Anfrage erhalten, von Ihnen oder vom System. „Tageslimit erreicht” heißt: Ihr Unternehmen hat das gemeinsame Tagesbudget beider Module ausgeschöpft; ab Mitternacht (UTC) sendet das System wieder.
In beiden Fällen ist nichts verloren: Der Entwurf bleibt stehen, und Sie können ihn jederzeit selbst freigeben — Ihre eigenen Sendungen sind nie begrenzt.
Was sieht der Lieferant?
Eine ganz normale Anfrage — er merkt nicht, dass sie automatisch entstanden ist. In seinem Portal erscheint sie im Reiter Aufgaben als Karte je angefragtem Punkt: Titel = das Feld oder die Frage, darunter die Zeile Kategorie · Land · Datei und der Grund, dazu die passende Aktion („Dokument öffnen”, „Parzelle aktualisieren”, „Antwort aktualisieren”). Im PPWR-Portal steht die Bitte zusätzlich direkt am betroffenen Feld als Chip „Vom Kunden angefragt”; ein Klick darauf zeigt den Grund und das zitierte Dokument.
Er bearbeitet gezielt nur das Angefragte und sendet eine gesammelte Antwort zurück. Details im Lieferanten-Leitfaden EUDR bzw. PPWR.
Wo warten die Entwürfe?
EUDR: in der Compliance-Lücken-Ansicht des Lieferanten unter „Vorgeschlagene Anfragen”, zusätzlich angekündigt durch die Dashboard-Kachel „n entworfene Anfragen warten auf Ihre Freigabe”. PPWR: im Anfrageverlauf des Lieferanten unter „Vorgeschlagene Anfragen”. In beiden Fällen tragen sie das Kennzeichen KI-Entwurf und sind erst gesendet, wenn Sie es auslösen.
Kann ich die Grenzen ändern?
Die 24-Stunden-Sperrfrist ist fest. Das Tageslimit ist plattformseitig einstellbar — melden Sie sich bei help@polygon-one.eu, wenn Ihr Mengengerüst ein anderes Budget braucht. Im Störungsfall kann Polygon die Automatik außerdem plattformweit anhalten, ohne dass Sie etwas umstellen müssen.
Nächste Schritte
