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Diese Anleitung gilt, wenn die Erstellung, Einreichung oder Referenzierung einer DDS in Polygon One blockiert ist, das EU-Informationssystem (TRACES NT) selbst aber funktioniert. Sie reichen die Erklärung dann vorübergehend direkt in der TRACES-Produktivumgebung ein.
Eine Einreichung in der Produktivumgebung ist rechtswirksam. Prüfen Sie alle Angaben vor dem Absenden. Die Acceptance-Umgebung ist nur für Tests; dort eingereichte Erklärungen haben keine Rechtswirkung.

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Bevor Sie beginnen

Der Polygon One Support stellt Ihnen für den konkreten Supportfall ein Datenpaket bereit. Verwenden Sie ausschließlich die darin genannten Werte und Dateien. Das Paket enthält:
  • Vorgangsnummer und interne Bezeichnung der DDS
  • Tätigkeit: Import, Export oder Inland sowie das Tätigkeitsland
  • je Ware: Warenbeschreibung, HS-Code, Nettogewicht und gegebenenfalls die ergänzende Maßeinheit
  • bei Holz: gebräuchliche und wissenschaftliche Artennamen
  • je Produktionsort: Erzeugername, Erzeugerland, Geolokalisierung als GeoJSON und Produktionszeitraum
  • gegebenenfalls Referenznummern vorgelagerter DDS
  • Angabe, ob Geolokalisierungen vertraulich behandelt werden sollen
Sie benötigen außerdem einen eigenen, für die Produktivumgebung freigeschalteten EU-Login-Zugang und die Berechtigung für Ihr Unternehmen. Falls diese Einrichtung fehlt, folgen Sie der TRACES-Registrierung.
Senden Sie dem Polygon One Support niemals Ihr EU-Login-Passwort oder Ihren Web Service Access Authentication Key. Support benötigt diese Zugangsdaten nicht und wird Sie nicht danach fragen.

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Manuelle Einreichung

1

Produktivumgebung öffnen

Öffnen Sie das EUDR-Produktiv-Portal, melden Sie sich mit EU Login an und stellen Sie sicher, dass Sie für den richtigen Operator handeln. Verwenden Sie nicht die Acceptance-Umgebung.
2

Neue DDS anlegen

Starten Sie im DDS-Bereich eine neue Sorgfaltspflichterklärung. Bezeichnungen und Anordnung können sich nach einem TRACES-Update ändern; orientieren Sie sich im Zweifel am offiziellen Benutzerhandbuch.
3

Grunddaten übertragen

Übertragen Sie die interne Bezeichnung, Tätigkeit und das Tätigkeitsland aus dem Support-Datenpaket.
4

Waren erfassen

Erfassen Sie jede Ware mit Beschreibung, HS-Code, Nettogewicht und einer gegebenenfalls angegebenen ergänzenden Maßeinheit. Übernehmen Sie bei Holz auch die Artennamen.
5

Produktionsorte hinzufügen

Erfassen Sie Erzeuger und Erzeugerland. Laden Sie die bereitgestellte GeoJSON-Datei hoch beziehungsweise übernehmen Sie die Geolokalisierungen und Produktionszeiträume aus dem Datenpaket.
6

Vorgelagerte DDS ergänzen

Fügen Sie alle im Datenpaket genannten vorgelagerten DDS-Referenznummern hinzu. Lassen Sie diesen Abschnitt leer, wenn das Paket keine Referenzen nennt.
7

Prüfen und einreichen

Vergleichen Sie die Zusammenfassung vollständig mit dem Datenpaket. Bestätigen Sie die Erklärung erst nach dieser Prüfung und reichen Sie sie in der Produktivumgebung ein.
8

Nummern an Support zurückmelden

Kopieren Sie nach erfolgreicher Einreichung die Referenznummer und Verifizierungsnummer und antworten Sie damit auf die Support-E-Mail. Nennen Sie dabei die Vorgangsnummer, damit Support die DDS in Polygon One nachführen kann.
Die Europäische Kommission beschreibt die manuelle Erstellung und die jeweils aktuelle Oberfläche im offiziellen TRACES-NT-Benutzerhandbuch. Die offizielle Übersicht zum EUDR-Informationssystem enthält außerdem Schulungsunterlagen und Hinweise zu Änderungen.

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Wenn TRACES selbst nicht verfügbar ist

Dieses Ausweichverfahren funktioniert nur, solange die TRACES-Produktivumgebung erreichbar ist und Einreichungen annimmt. Wenn Anmeldung, Speichern oder Einreichen auch direkt in TRACES scheitert:
  1. Erstellen Sie einen Screenshot der Fehlermeldung, ohne Zugangsdaten abzubilden.
  2. Antworten Sie auf die Support-E-Mail mit Zeitpunkt, Fehlermeldung und dem betroffenen Schritt.
  3. Warten Sie mit weiteren Einreichungsversuchen auf die Rückmeldung von Support. Support prüft den Status der EU-Systeme und informiert Sie über das weitere Vorgehen.

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Weiterführende Anleitungen

TRACES-Registrierung

EU Login, Operator-Zuordnung und Zugang zur Produktivumgebung einrichten.

DDS Eingehend

DDS im regulären Betrieb mit Polygon One erstellen und verwalten.

DDS Ausgehend

DDS für inländische Produktion und ausgehende Waren verwalten.